淺析檔案管理中的電子檔案管理

王守琦

摘要：隨著我國科學技術水平不斷提升，企事業單位檔案管理水平也得到了飛速發展，由此帶來了檔案管理方式的改變。如今我國已經全面進入了科技化現代社會，因此對電子檔案管理水平的要求也越來越高。而針對目前存在的電子檔案管理問題，本文將進行全面的分析，以期可以找出具有針對性的解決方案，以此來推動電子檔案管理水平全面提升。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;問題;解決對策

電子檔案對傳統檔案管理模式進行了更新，將紙質化檔案轉化為依靠電子設備進行存儲的檔案管理方法，與傳統的檔案管理模式相比，電子檔案管理優勢巨大，不僅便于保存，可以在計算機設備或者移動設備中存儲，而且具有非常龐大的存儲空間，后續進行查找翻閱都非常簡便，而且由于移動設備比較便捷，所以可以讓人們能夠便于攜帶這類檔案，可以隨時隨地對所需要的資料進行查閱。除此之外，應用電子檔案后，可以更加高效地對檔案資料進行處理，主要原因是電子檔案的存儲和調用速度會更快，而且更便于對其進行分類和歸納，而紙質檔案則需要投入大量人力資源，才能真正解決其中存在的問題，因此需要重視電子檔案的作用，以免影響檔案管理效率。

一、電子檔案管理應用的重要性

電子檔案管理基于現代計算機技術，可以對文字、圖表、數字等信息資料進行記錄和存儲，通過計算機設備，可以對這些資料進行上傳、分類和整理。如今我國已經全面進入了現代信息社會，各行各業均在大力推廣無紙化辦公，因此，在文本資料的存儲方面也需要產生一定改進[1]，不能依賴于傳統的紙質檔案和人工歸檔模式，在辦公方式越來越現代化的今天，必須將檔案管理方式向著電子化方向改進，以此來提升管理效率，保障企事業單位檔案資料安全。

二、電子檔案管理中存在的問題

隨著我國信息技術不斷發展，電子檔案管理應運而生，也因此推動了我國檔案管理水平持續提升，從我國目前的企事業單位發展情況來看，各機關均對電子檔案管理模式的應用有所重視，這種管理方法也發揮了重要作用，然而在此期間，墊資檔案管理工作中涌現出了諸多缺陷和不足，甚至會對企事業單位發展造成負面影響，因此必須對這些問題進行深入分析并采取有效措施加以解決[2]。

（一）電子檔案管理安全性存在缺陷

傳統紙質檔案面臨著丟失、蟲蛀、火災事故等安全風險，在應用了電子檔案管理模式后，很多管理者認為其安全性得到了保障，但是其中仍然存在一定程度的信息安全問題，主要原因就是信息技術設備一旦出現問題必然會導致電子檔案受到損害。首先，如今我國很多企事業單位均存在未能建設完善電子檔案管理系統的問題，這就導致了計算機系統在對檔案信息進行處理時，容易出現電子設備死機、斷電等問題，一旦發生這種情況，就會導致未能及時存儲和整理的檔案資料丟失，除此之外，如今的網絡環境并不安全，存在很多數據入侵、病毒等，若電子設備不小心被病毒入侵，就容易導致檔案資料丟失和泄露[3]，還會有一些不法分子入侵企事業單位的電子計算機竊取機密檔案資料，信息的泄露容易給企事業單位帶來嚴重經濟損失。因此，電子檔案資料的安全問題也需要各方重視起來，加大力度進行管控，以免發生大規模病毒入侵和信息丟失事件。

（二）電子檔案管理不完善

如今部分企事業單位雖然廣泛使用了電子檔案管理措施，但是沒有對其進行完善的監督和管理，尤其是針對一些存儲在移動設備中的電子檔案資料沒有嚴格管理，也沒有對其存取調用進行登記，這就導致了企事業單位電子檔案資料去向不夠明晰，加大了且有檔案泄露的風險。

（三）檔案管理人員水平不足

雖然很多企事業單位已經意識到了傳統檔案管理工作轉變為電子檔案管理模式的重要性，但是并沒有重視對相關管理人員的培養，很多管理人員身兼數職，不僅工作繁忙，而且不具備檔案管理的專業能力，因此，在進行電子檔案管理過程中無法進行高效整理歸檔，甚至會導致電子檔案資料歸檔過于隨意，對其后續調用產生了極大負面影響。除此之外，由于很多企事業單位中都存在檔案管理人員流動性強的問題，而人員流動必然會導致交接問題，此時就容易在電子檔案管理過程中產生疏忽，導致檔案資料丟失[4]。

三、檔案管理中的電子檔案管理措施

（一）建立完善的電子檔案管理系統

為了讓企事業單位的電子檔案管理工作更加高效的展開，要求必須建立完善的電子檔案管理制度，以此為依托，打造符合企事業單位發展需求的信息管理系統，以此來保障且有電子信息資料的安全。在電子信息檔案管理中，可以融入防火墻系統，以此來避免病毒入侵，保障檔案資料安全，避免發生檔案資料泄露等問題。

（二）制定合理的電子檔案管理制度

企事業單位想要妥善開展電子檔案管理工作，必然離不開科學合理的電子檔案管理制度，因此管理層必須要對此重視起來，建立符合本機關發展需求的電子檔案管理制度，讓企事業單位的電子檔案管理工作更加科學合理也更加規范化，因此，需要判斷電子檔案管理部門與其他各部門工作之間的關系，從而建立有效的協調制度，搭建內部統一的檔案管理系統，從而讓各個部門都可以通過這一系統來監督電子檔案管理工作，避免發生檔案管理危害性時間，其次，還要注意電子檔案管理的直接性，避免產生復雜的管理問題，以此來提高企事業單位電子檔案管理效率。

（三）提高電子檔案管理人員工作水平

為了促進企事業單位的長久發展，管理人員必須重視電子檔案的重要作用，也要對電子檔案管理工作重視起來，從意識形態上進行改變，采取有效措施進行檔案管理電子化改進，也正因如此，對檔案管理人員會有更高要求，企事業單位需要投入更多資源，吸引更多的電子檔案管理專業人才進入機關[5]。除此之外，企事業單位還要加大力度引進一些國內外的高科技電子設備，從而提高電子檔案管理水平。同時，企事業單位還要重視對內部員工的培養，可以通過定期培訓、開展講座等方式提高檔案管理人員對電子檔案管理工作的重視程度，從而做到及時發現其中存在的問題并積極解決。

（四）定期維護更新硬件設備

作為企事業單位電子檔案管理的基礎因素，計算機等硬件設備的質量是非常關鍵的影響因素，因此管理人員必須定期對計算機進行更新和維護，從而保障電子檔案資料在安全環境中進行管理。

（五）建立電子檔案共享平臺

為了充分發揮出企事業單位電子檔案的作用，可以建立一個電子檔案內部共享平臺，同時根據不同單位組織架構和部門建立不同的存檔單元，不同部門的電子檔案數據可以根據收錄時間進行存儲，方便員工進行查閱和使用，除此之外，還可以根據檔案資料的重要程度設置訪問權限[6]，避免不同崗位和級別的員工互相產生干擾，影響檔案資料的調用效率。

（六）制定完善的配套法規和技術標準

為了確保企事業單位的電子檔案得到安全、完整地保存和管理，提高電子檔案管理的效率，要求企事業單位管理人員必須制定完善的相關法律法規和技術標準，例如關于電子檔案、網絡系統機密以及電子信息傳輸的法律規定等。

結束語：

總而言之，本文對我國企事業單位開展電子檔案管理過程中產生的問題進行了細致分析，并提出了相對應的解決對策，以期可以從根本上保障電子檔案管理水平和安全性，從而推動企事業單位的長久發展。

參考文獻：

[1]龐立萍. 淺析檔案管理中的電子檔案管理[J]. 百科論壇電子雜志， 2019， 000（001）：763-764.

[2]鄭平. 淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應用[J]. 卷宗， 2020， 010（003）：113.

[3]劉龍. 淺談檔案管理中的電子檔案管理[J]. 商品與質量， 2019， 000（035）：25.

[4]張琳娜. 淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J]. 赤子， 2019， 000（020）：176.

[5]周游.檔案管理中的電子檔案管理探析[J].經濟學，2020，3（4）：155-156.

[6]李清華. 淺談企業管理中電子檔案管理方法和途徑[J]. 卷宗， 2020， 000（002）：121.