國企檔案數字化建設探究

肖華

摘要：檔案無論對國有企業還是對國家來說都具有不容忽視的作用。隨著數據時代的全面到來，電子資源在企業發展中發揮出越來越重要的作用。數字化檔案系統是以信息化技術和數據技術為支持的新型檔案管理系統，文章對檔案數字化建設議題進行分析探討，旨在提高國有企業檔案管理數字化水平，為企業高質量發展提供更充分的效用。

關鍵詞：檔案;數字檔案;數字化建設;建設系統;建設途徑

1引言

國有企業是黨執政的重要依靠力量，在國民經濟發展中發揮出最根本的支撐作用。十四五時期，國有企業面臨新的機遇和挑戰，必須加快提升企業的經營治理能力，通過轉型升級，走上高質量發展道路。檔案管理是國有企業的重要資產，凝聚著企業歷史發展智慧的結晶，是企業寶貴的財富。如何管理好和利用好企業的檔案資源是企業和檔案部門關注和研究的重要內容。

2檔案數字化建設概述

檔案數字化建設是以建設數字化的檔案管理體系為基礎，同時配套相應的管理制度、管理標準、管理流程和管理內容，完成檔案管理的整體升級。檔案數字化建設不僅包括硬件設備設施，還包括軟件系統的配備完善。此外，檔案數字化建設還包括管理理念的革新、管理人員技能提升、管理組織的優化。總的來說，檔案數字化建設是系統性的工程，是推動國有企業檔案高質量發展的有力支持。

3檔案數字化建設的重要性

通過檔案數字化建設可以節約資源。檔案數字化管理模式下，傳統的管理模式逐漸被取代，紙質檔案庫逐漸縮減，節省了檔案存儲空間和存儲成本。無論是檔案紙質資源，還是人力資源、空間資源都大大減少，實現了節約資源的目標。

通過檔案數字化建設可以提高效率。國有企業業務規模和業務類型發生變化，檔案數量也越來越多。數字檔案管理模式精簡了管理流程，減少了重復工作量，計算機設備和軟件技術代替人工做了大量工作，使檔案管理效率提升。

通過檔案數字化建設可以提高使用率。檔案查詢在檔案管理和檔案利用中十分重要。數字化建設使檔案使用起來更加簡單方便快速。用戶可以通過移動端在手機和電子設備上進行檔案信息查詢，通過數字化系統提交檔案，提高了檔案利用率。

通過檔案數字化建設可以進行檔案修復。紙質檔案容易破損丟失，在數字化技術支持下可以對檔案進行修復，提高檔案完整性。同時紙質檔案因破損丟失而造成的檔案失誤率高的問題也可以得到解決。

通過檔案數字化建設可以進行自動識別。通過二維碼技術、OCR技術，對編碼或圖像進行識別，快速讀取檔案信息，提高檔案管理準確度。采用自動識別技術很好的提高了數據錄入的準確度，避免了傳統管理方式下人為出錯率高的情況發生。

4國企檔案數字化建設中存在的阻力

檔案數字化建設資源缺乏。在檔案數字化建設中，需要從硬件設施、硬件設備、軟件技術等方面進行全面考量，不僅要投入資金，同時還需要專業人員作支持。企業檔案管理在過去都是傳統的管理模式，檔案部門中的在職人員有很多是不具備數字化設備設施和軟件技術的專業知識背景的。企業檔案數字化建設雖然有大的框架，但是在細節上沒有成熟的經驗，給數字化建設增加難度。

檔案數字化建設存在各單位發展參差不齊的情況。各單位檔案管理自成系統，在大的范圍內存在檔案信息整合不暢的情況。檔案數字化建設的根本要求是打破過去檔案管理過程中的屏障，以更加順暢的信息傳輸方式提高檔案管理水平。集團下屬單位多，業務類型不同，檔案的建設需求不一樣，給檔案數字化建設增加難度。

檔案數字化建設安全隱患意識不強。檔案數字化建設中，電子檔案越來越多，意味著檔案管理從實物管理變成了信息化管理，這樣的管理模式下，很多風險隱患更加隱蔽，不容易發現，如果缺乏安全隱患意識，沒有采取妥善的風險防控措施，很容易造成電子檔案的失竊、篡改、丟失、損壞等事故，尤其是企業的機密性檔案，涉及到企業的發展利益，必須提高電子檔案的安全性。因企業檔案管理人員隊伍中懂得數字技術和網絡風險技術的人員較少，在日常檔案管理中，工作人員操作不規范，忽視了數字檔案管理的安全性，給數字檔案管理增加了風險隱患。

5強化國企檔案數字化建設的有效途徑

檔案數字化技術不是對傳統檔案管理的全盤否定，而是對傳統檔案的革新升級。對過去的檔案進行檢查，做好信息補錄，對過去檔案管理中的破損檔案進行重新修復和整理。同時對各單位的業務類型進行梳理分類，加強檔案系統的對接，構建規范的數字檔案系統。

引入專業的服務方，將專業的技術類工作交給專業的服務團隊完成。對傳統的紙質檔案、音像檔案等進行數字加工，重新梳理，修復和整理，完成檔案的電子化錄入。對全體檔案進行編碼，明確檔案的類型、條目，統一檔案格式，提高檔案管理規范性。與服務方簽訂保密協議，保證企業檔案原件完整和數字化建設中檔案信息安全。

制定建設流程。對數字化建設方案進行梳理，制定建設的具體流程，并對各個流程和環節做好記錄。全體人員根據建設流程的統一規定，從檔案提交到最終歸檔的全過程采取統一規范的制度標準。檔案交接環節制定明確的檔案交接格式，不同類型的檔案采取相應的格式和要求。對圖像的處理制定統一流程和標準，對影響圖像閱讀方式做好處理，保證圖像質量符合檔案數字化管理的要求。對于紙質檔案進行電子化錄入的情況，根據相應的標準認真做好二次處理，保證電子化錄入質量合格。

統一檔案數據對接標準。檔案數字化建設中，不同業務類型、不同單位的檔案信息采用的方式存在差異，檔案對接環節有很多的不便。由于檔案數據對接不順暢，不及時，影響了企業檔案信息的共享和檔案資源的利用。在檔案數字化建設中，結合不同單位的業務類型，對檔案類型進行重新歸類，然后對不同的檔案類型制定統一檔案數據對接標準。通過統一標準和相關要求，更好的完成檔案對接，提高檔案管理和檔案信息利用效率

加強電子檔案風險防范。對數字化系統中的風險節點和風險因素進行分析，從安全防范技術層面、人員操作層面、監督管理層面構建電子檔案安全防護網，減少檔案數字化系統運行中的事故發生率。對企業的涉密檔案做好重點管理，提高參與人員的安全保密意識，避免檔案管理事故發生，保護企業的利益。

探索建立集團化的數字檔案信息化管理系統。結合集團檔案管理狀況，梳理數字檔案信息化管理的需求，通過內部技術攻關或招投標方式進行檔案管理系統升級，通過建立集團化數字檔案信息化管理系統，打通各單位各業務之間的檔案信息傳輸屏障，提高集團檔案管理效率，提升檔案信息共享利用率。

6結語

在傳統的檔案管理中，因自然因素、管理因素導致檔案損壞、缺失、丟失的情況屢屢發生。在新的發展時期，國有企業檔案管理必須提高思想意識，緊跟國家檔案事業發展的步伐，積極推進檔案數字化建設工作，發揮出檔案的多重效能，推動企業和社會的進步。

參考文獻

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