芻議高校檔案信息化建設策略

歐陽滿兮

摘 要：檔案管理作為高校管理工作中重要的組成部分，應當隨著我國高校改革不斷創新，通過將信息化技術應用于其中，從而提高檔案管理工作的效率，強化高校檔案管理工作的開展效果。隨著社會經濟的不斷發展，信息化逐漸成為時代的主流，而高校的檔案管理工作也應當緊跟時代發展的步伐，通過加大信息化建設，進一步提高高校的管理效率，在實際工作的過程中，應當引進更加先進的管理方式，提高工作人員的綜合素養，實現信息共享，以信息化的方式替代傳統的存儲方式，最終提高高校的信息存儲開發能力。在信息化水平不斷發展的背景之下，高校檔案管理工作也有了新的內容，通過加強檔案管理與數字化技術的結合程度，不僅僅能夠提高工作效率，與此同時，也能夠提高高校的整體管理水平。本文就高校檔案信息化建設的現狀以及管理對策進行探討。

關鍵詞：高校;檔案;信息化;建設

通過將信息技術應用于互聯網時代高校工作的管理之中，會使得傳統的管理方式產生一定的變化，信息化管理方式相比較傳統的存儲方法存儲空間更大且速度更快。在此背景之下，高校應當加強檔案信息化管理建設，并且建立與之相對應的信息管理平臺，為實現檔案信息化管理提供堅實的基礎。

一、互聯網時代高校檔案信息化管理概述

在檔案管理的過程中，通常都是以紙質文件作為基礎，由人工對檔案進行收集保管以及編寫，由于檔案的儲存量較大，且信息十分復雜，因此工作人員在對信息進行提煉的過程中，往往會出現很多問題，且最終的調研質量會受到較多人為因素的影響，在保存的過程中極易產生錯誤。除此之外，在對檔案進行調用時由于手續十分復雜，且效率低，因此也很難確保檔案管理工作的有效性。然而在將信息技術應用于檔案管理的過程中，不僅僅能夠提高檔案管理水平，同時也能夠創新服務方法，并為其提供強有力的技術保證。當前我們可以充分運用互聯網平臺，拓寬檔案信息的來源，確保信息收集的準確性，提高了信息收集效率，同時在對黨員進行歸檔的過程中，也能夠對不同的信息進行分類整理，并且建立與之相對應的數據庫，在保證工作人員效率的同時，也能夠提高信息處理質量，確保檔案工作的有效性以及完整性。

二、互聯網時代高校檔案信息化管理現狀

1.管理強度不夠

當下盡管信息技術已經被廣泛的應用于各行各業之中，然而并沒有發揮計算機技術的應有作用，在實際應用的過程中也存在很多問題。首先，高校在將信息技術應用于其中的過程中，僅僅是將管理技術局限于一個方面，通過采用單機操作的模式來滿足高校信息管理的需求，并沒有考慮到整體的檔案管理工作，使得各個消息在傳遞的過程中存在一定的滯后性，進而嚴重影響了信息化管理的時效性。在當下高校檔案管理工作的過程中，整體效率不高，雖然信息化技術已經在管理過程中得到了廣泛的應用。然而由于應用深度還有待提升，與之相對應的管理技術也有帶豐富，一些高校甚至仍然采用傳統的管理模式，這也導致高校檔案管理信息化水平不高，在檔案管理工作推進的過程中往往會出現由于人為因素造成的工作失誤，這直接影響了檔案工作的合理開展。其次，在將信息技術應用于檔案管理的過程中，由于信息技術的使用范圍較窄，僅僅適用于日常的信息發布以及信息管理，不會運用信息技術加強檔案的溝通和交流，這些都會直接影響高校檔案信息化管理工作的質量和效率。同時，在信息化管理的過程中工作人員的素質水平也會直接影響管理的有效性。由于一些工作人員并不能夠充分掌握信息技術，因此也不了解各種先進的信息化管理方法，嚴重影響了整體的管理效率。

2.網絡管理安全性

在互聯網時代，高校檔案信息化管理的過程中也會存在安全性這一方面的問題。首先由于計算機系統在發展的過程中本身就存在一定的安全隱患，因此，在高校對信息進行存儲的過程中，一定會應用到計算機硬件，而硬件有著人為破壞的可能性。在電腦聯通網絡之后，也容易受到一些病毒的攻擊，導致檔案數據被偷竊以及篡改，同時在推進高校檔案信息化管理的過程中，由于缺乏與相對應的法律文件，檔案管理體系仍然不完善，因此，在對信息進行存儲的過程中，僅僅是按照過去的存儲方式進行規定和限制的，導致當下還沒有專門針對互聯網時代檔案信息管理的法律存儲規定，因此，檔案信息化管理的過程中缺失法律認可，導致高校檔案信息化管理工作的真實性存在疑慮。

3.檔案管理信息缺失

在信息技術進一步發展的背景之下，信息化的管理手段也被應用于各個行業，在給工作人員帶來實際便利性的同時，也能夠提高工作的科學性。在高校經營活動的過程中檔案管理涉及到很多原始的資料，一些數據是能夠反映高校經濟狀況的，因此是尤為重要且不可丟失的。在高校發展的過程中，財務核算的數量也在不斷的增多，因此為了給資料提供一定的空間，同時也能夠方便工作人員對黨員進行查閱，應當提高檔案管理的信息化程度，只有這樣才能夠避免由于工作人員變動給檔案管理帶來的不良影響，當前很多高校雖然對檔案管理進行信息化的建設，然而由于信息化程度欠缺且檔案數量累積過多，并不能夠對電子檔案進行及時的更新，最終導致信息發展滯后，不能夠充分運用互聯網的發展優勢，完善與之相對應的數據庫。

4.檔案執行力度不足

由于當下高校的檔案管理工作并沒有設置專業的工作人員對檔案進行管理，通常是由工作人員進行歸檔整理。然而通過調查，我們發現很多工作人員并沒有進行專門性的檔案培訓工作，這也使得工作人員在進行檔案整理時不能夠滿足檔案管理對于專業性的需求，造成檔案管理存在檔案歸檔不符合實際，要求不規范等問題。與此同時，工作人員在進行檔案管理的過程中，由于缺乏與之相對應的制度執行規范以及操作標準依據，這也使得工作人員在進行檔案管理的過程中存在執行力不足的情況，不能夠對檔案進行及時的整理以及收集，使得最終的工作十分混亂。除此之外，我國在發展的過程中并沒有針對檔案管理制定與之相對應的法律法規，這也使得檔案管理工作在具體實際執行的過程中缺乏法律法規指導，并不能夠將法律法規作為最終的執行規范，不能夠確保檔案管理工作最終的工作質量以及效率水平。高校檔案管理工作對于推動高校的可持續發展有著十分重要的作用，因此管理人員的個人能力以及綜合素養也應當跟隨檔案管理工作的發展而不斷豐富。在信息化時代背景之下，作為管理人員應當合理應用信息化技術，提高高校檔案管理工作的效率，通過推動檔案管理方式以及內容的改革，從而提高管理質量。然而，由于一些管理工作人員個人素質以及專業知識的欠缺，不能夠適應高校檔案管理發展的需求，因此這也會直接影響檔案管理工作的效果。

三、互聯網時代高校檔案信息化管理對策

1.完善管理制度

由于檔案行業具有一定的復雜性，因此對于檔案信息化管理工作的要求也在不斷的提高，通過將信息技術應用于互聯網時代檔案管理的過程中，不僅僅能夠幫助高校獲得良好的管理效果，同時也能夠推動高校的可持續發展，通過將信息化的管理模式應用于其中能夠幫助檔案信息工作的有效開展。除此之外，通過構建一個信息化的平臺也能夠方便高校的各個部門展開更好的溝通和交流，最終實現信息共享。為了能夠使得各個部門的工作人員能夠更快地獲取信息，提高檔案管理的效率，通過運用信息平臺能夠對信息進行歸納處理。其次，在互聯網時代高校發展的過程中一定要遵循規章制度，從而保障施工的有效性，只有構建完善的制度，才能夠確保互聯網時代檔案管理工作的有效開展，因此想要在互聯網時代背景之下更好地推進互聯網時代背景下檔案信息化管理，應當制定一個科學有效的管理制度，從而保證各項工作的順利推進。

2.做好信息共享工作

為了確保互聯網時代高校檔案信息管理工作的有效性，應當對當下的資源進行構想，在內部平臺，加大各個部門之間的溝通和協調，從而實現信息共享。由于當下我國在信息化管理這一方面還不夠成熟，因此各個部門之間的只能十分分散，導致各個部門在進行溝通時不順暢，使得整體工作效率降低，因此我們可以建立一個統一的管理系統，最終實現辦公的統籌合理性。其次，為了進一步實現信息共享可以設立一個獨立于系統之外的平臺，通過對檔案進行信息化管理分類之后再進行共享，這樣也能夠便于工作人員對想要的檔案信息進行查詢以及上傳。作為檔案管理部門也應當建立與相對應的規章制度，通過鼓勵引導工作人員對檔案信息進行共享，提高資源的利用效率，從而創造更多的檔案價值，同時也應當加大對于資料的審核力度，對于資料的來源以及名稱等信息進行標注，方便工作人員進行查詢以及整理。

3.提高人才素養

為了提高互聯網時代高校檔案信息化管理工作的有效性，應當加強高素質人才建設，打造一支具有高效率的信息化管理團隊，應當提高工作人員的綜合素養，并且對各個行業的業務現狀進行了解，且具有一定的計算機知識，只有這樣才能夠做好互聯網時代檔案信息化的管理工作，滿足信息化建設的需求。因此，對于工作人員而言，應當具備豐富的檔案管理知識以及實踐經驗，同時應當加強對于信息化管理的定向學習以及社科知識了解，最重要的是應當了解檔案存儲接收的基礎知識，只有這樣才能夠勝任檔案信息化管理工作的需求，在高校信息化建設的過程中，也應當不斷學習，不斷進步，不斷提高自身的專業素養以及綜合能力。

4.樹立科學的管理觀念

在社會不斷發展的背景之下，作為管理人員應當始終緊跟時代發展的步伐，樹立科學的檔案管理觀念，只有這樣才能夠推動高校的可持續發展，使得檔案管理滿足社會實踐發展的需求。在對檔案進行管理的過程中，作為工作人員應當明確檔案管理的職責以及目標，通過落實各項工作制度，嚴格規范管理工作的執行，充分發揮自身的職責，最終保證檔案管理的實際效用，完成檔案管理目標。與此同時，作為管理人員應當充分注重檔案管理這一工作，并且嚴格將檔案管理的最終效果與工作人員的獎懲制度相掛鉤，這樣也能夠激發工作人員的積極性。在檔案管理的過程中提高信息化建設水平，對于推動管理工作的有序開展有著十分重要的意義，因此高校可以結合自身的實際情況，建立與之相對應的管理系統，例如局域網建設等等，各部門都可以通過局域網來實現信息資源共享，這也方便工作人員對信息數據進行更新，通過建立與之相對應的數據庫以及電子檔案在提高工作效率的同時也能夠推動高校管理的可持續發展。

5.加強日常維護

工作人員在進行檔案信息化系統日常維護和管理的同時，應當加強對于軟件以及硬件的查看，通過定期對交換器、路由器等硬件進行仔細地檢查，從而確保這些硬件的性能良好，排除一些安全事故的發生。在檢查過程中，一旦發現硬件出現故障，應當及時維修或者更換，從而確保檔案管理系統運行的過程中各個環節能夠正常地運轉。針對軟件這一部分應當及時進行更新，通過安裝最新的補丁，進一步提高公眾日常工作過程中軟件的安全性。除此之外，還需要進行不定期檢查和定期檢查這兩種，通過將兩者相結合，從而使得檔案信息的安全保護更加科學，更加有效。為了進一步加強檔案信息的安全，作為工作人員不僅僅應當保障終端設備的安全，同時也應當確保信息在運輸傳達過程中的安全。在此過程之中，工作人員應當進一步優化檔案管理系統加密技術。作為操作人員在進入終端之前應當進行嚴格的身份驗證，只有這樣才能夠提高終端訪問的門檻，防止一些無關人員隨意訪問。與此同時，應當選擇與之相對應的加密方法，并不斷優化加密技術，從而確保網絡安全。例如，技術人員可以運用數據加密標準算法來進行安全維護。這樣一來密碼很難被破譯，而數字檔案管理系統運行的過程中的安全也可以得到保障。

四、結束語

綜上所述，在高校發展的過程中，實現信息化管理已經是大勢所趨，是提高高校日常管理工作質量以及效率的重要手段，與此同時，在互聯網時代檔案信息化管理工作也是一個系統性的工程，作為管理人員，應當清醒的認知到當下檔案管理過程中存在的問題，并且結合科學信息技術找到解決辦法，使得檔案管理工作更加規范，更加高效，最終使得檔案信息化管理工作符合時代發展需求。

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（作者單位：湖南城建職業技術學院）