電子發票對高校財務報銷的影響及應對措施

張蓮銀

[摘? ? 要] 電子發票具有成本低、易存儲的優點，已在社會上廣泛使用，但對高校而言，由于高校財務信息化建設稍晚，電子發票在高校財務報銷中存在一定問題。本文就電子發票“重復報銷、發票樣式不一、報銷手續繁瑣”等問題結合財務工作實際進行闡述，進而提出“引進發票查驗系統、加強業務培訓和改變高校財務管理思路”三大舉措，以期給電子發票在高校得到順利使用提供建議。

[關鍵詞] 電子發票;高校財務報銷;信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2021. 01. 032

[中圖分類號] G475? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2021）01- 0074- 02

1? ? ? 電子發票的定義、優點

電子發票是順應時代發展的產物，同普通發票一樣具有法律效應，電子發票是單位會計核算的原始憑證，只是以電子形式在網絡生成、流轉、存儲。

使用電子發票進行財務報銷，降低了發票的流轉成本。經辦人可以隨時隨地在網絡上打印電子發票，如果發票信息有誤，僅需在網上修改生成新的發票，而不必將發票郵寄給銷售方，節省發票流轉成本的同時也節約雙方時間，提高辦事效率。

電子發票以電子形式存儲，更加容易保管、查詢和傳輸。根據筆者所在高校規定，紙質發票遺失需要銷售方在記賬聯復印件上加蓋發票專用章郵寄給購買方，經辦人協同遺失說明方可進行財務報銷。實行電子發票后，電子存儲的發票不易丟失，因而也省去了經辦人處理發票遺失情況的時間。另外，電子發票不會出現像紙質發票那樣時間長或者遇潮就開始模糊的現象。

基于電子發票的優點，2012年國家稅務總局選取5個城市試點，力求3年內將電子發票推廣至全國。截至2019年，電子發票已經試行8個年頭，電子發票開具張數從2016年的3.5億張到2019年的119.2億張，可以說電子發票被越來越多的商家信任并啟用。

2? ? ? 電子發票對高校財務報銷的影響

隨著電子發票的普及，越來越多的電子發票出現在高?？蒲薪涃M或日常行政經費的報銷中，電子發票的出現對高校財務報銷工作既是機遇也是挑戰。

2.1? ?電子發票對高校財務管理帶來的機遇

2.1.1? ?有利于推進高校財務信息化建設

高校對財務管理的要求不如企業，所以財務信息化建設的需求較弱，高校的財務信息化水平較落后。另外，受制于財務預算和經費限制，高校在安排經費時，通過將財務系統建設方面的需求擺在最后。換言之，高校財務信息化建設通常是高校發展過程中遇到亟待解決的問題，才催生相應信息化手段的引進。例如，在國家對科研人員“放管服”背景下，要求給科研人員解綁，提高財務報銷效率，各高校引進了網上預約報賬系統。電子發票在高校財務報銷中得到廣泛使用的同時，也對高校財務信息化建設提出了新要求。電子發票的應用要求發票能夠電子化儲存，實現無紙化辦公，這就要求財務處引進相應的信息化系統，來實現這一目標，這將有利于高校財務信息化建設的完成。

2.1.2? ?有利于提高高校財務人員素質

電子發票的啟用對高校財務信息化建設提出了更高的要求，而財務信息化的完成離不開高校財務人員。隨著電子發票在高校的普及，為了應對電子發票報銷過程中出現的問題，財務人員首先需要了解電子發票的由來、報銷需注意的事項，這就要求財務人員保持學習，能跟上財務規則的變化。此外，財務信息化涉及的不僅僅是財會領域，更多的是信息技術的研發和深入。雖然信息系統不必由財務人員開發，但信息系統的個性化設計理念的產生離不開財務人員的幫助。為此，財務人員在學習財務知識的同時，要涉獵信息技術相關方面，來優化信息系統的使用。一定程度，這能推進財務人員多元化發展，提高財務人員素質。

2.2? ?電子發票對高校財務報銷的挑戰

2.2.1? ?電子發票歸檔及重復報銷問題

《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）指出單位的會計核算系統要能夠準確、完整、有效地接收和讀取電子會計憑證及其元數據，按照國家檔案行政管理部門規定格式輸出電子會計憑證，有效防止電子會計憑證重復入賬。以筆者所在高校為例，財務信息化系統建設尚未達到國家電子檔案歸檔要求，在實際工作中，經辦人報銷需以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷依據，而電子發票的打印次數不受限制，且發票不會標注第幾次打印，不論出于故意還是無意，難免存在重復報銷的可能，一定程度給財會人員審核報銷增加了難度和風險。

2.2.2? ?電子發票樣式不一帶來的報銷問題

根據《國家稅務總局關于推行通過增值稅電子發票系統開具增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國稅[2015]84號）規定：消費者從企業購買商品或者服務，收到的電子發票上有稅控簽名和企業電子簽章，不再另蓋發票專用章。也就是說，購買方收到的電子發票上有銷售方的電子簽章，即電子的發票專用章。2020年1月，國稅總局發布《關于增值稅發票綜合服務平臺等事項的公告》（國稅總局[2020]1號）指出納稅人通過增值稅電子發票公共服務平臺開具的增值稅電子普通發票屬于稅務機關監制的發票，由電子簽名代替發票專用章，法律效力、基本用途、使用規定同增值稅普通發票。電子發票開具途徑不同帶來的增值稅電子普通發票樣式的不同給師生日常報銷及高校財務處處理電子發票報銷帶來了較大的挑戰。一方面，師生非財務專業人士，開票往往只關注發票抬頭和稅號，而忽略了發票上蓋章是否齊全;另一方面，一線財務人員財務審核查驗發票習慣于關注發票的“發票監制章”和“發票專用章“，缺任一章就以不合規票據退還給報銷人。而實際上2020年起通過增值稅電子發票公共服務平臺開具的發票不再有發票專用章，且之前的“發票監制章”也改為“經過稅務數字證書簽名的電子發票監制章”。這一改變增加了財務人員審核的難度，要求財務人員時刻學習，了解財務方面的最新規定，適應財務信息化背景下報銷實務的改變。

2.2.3? ?電子發票查驗引起的報銷手續復雜問題

根據國家稅務總局規定，電子發票同普通紙質發票，具有相同的法律效力。但據調研，高校在電子發票報銷過程中根據發票數額要求經辦人提供電子發票的查驗證明。根據筆者所在高校報銷情況，電子發票金額超過2 000元，經辦人需要登錄國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺對該發票進行驗證，電子發票協同發票查驗結果方可進行財務報銷。這違背了電子發票啟用的初衷，反而增加了報銷人和財務工作人員的工作量。

3? ? ? 優化高校電子發票報銷的舉措

3.1? ?引入發票查驗系統，避免重復入賬

以筆者所在高校為例，為避免電子發票的重復入賬，財務處采取了如下措施。第一，由報銷人簽署首次報銷承諾。報銷人在報銷電子發票時，需在電子發票上簽“首次報銷”字樣，以保證該發票系第一次報銷，且不會有二次報銷現象。但該行為通常不被老師理解，認為財務人員故意刁難，簽字也非自愿行為。此外，部分老師電子票據繁多，發票管理困難，難免無意進行二次報銷，無法從根源杜絕重復報銷現象。第二，一線報銷審核人員通過Excel建立電子發票報銷臺賬，每日下班后各審核人員匯總各自電子發票臺賬，等次日處理報銷業務時通過逐筆核對方式避免電子發票重復報銷。然而，隨著電子發票的普及，教師報銷發票中電子發票占五成以上，建立臺賬方式給財務人員增加較多的工作量，且財務人員一天僅就電子臺賬匯總一次，而師生一天報銷次數不限，財務審核人員又多，審核人員“差”導致的重復報銷不可避免，所以電子臺賬并不可取。隨著信息化建設的推進，高校財務處要趁著信息化建設的態勢，通過信息化手段避免電子發票的重復報銷。筆者所在高校財務核算采用的是復旦天翼財務系統，該系統下設電子發票模塊，啟用該模塊能夠實現電子發票的查驗和避免重復入賬的功能。通過引入該模塊，教師在網上預約報賬的同時，能夠實現電子發票的查驗功能，及時發現發票的真偽以及是否重復報銷問題，有效避免了電子發票重復報銷和報銷手續繁瑣的問題，提高了師生的報銷效率，也提高了財務人員工作效率。

3.2? ?加強業務培訓

電子發票的推行和使用是社會發展的必然，高校在接受電子發票使用的同時，也要加強對電子發票規范使用的培訓。電子發票作為新興事物，對于師生和財務人員來說是新鮮且陌生的，雙方在一定程度上還不能接受電子發票的使用。對于廣大師生，財務處可以通過官微，財務官網，工作群等渠道宣傳電子發票產生的背景、法律效力以及電子發票開具的注意點以及電子發票報銷注意事項，避免電子發票使用中遇到困難。對于財務工作人員，學校要加強財務人員業務能力和政策方面的培訓，及時了解電子發票開具和報銷的最新規定，避免工作中出現錯誤的判斷。

3.3? ?改變高校財務管理思路

高校作為教書育人的地方，各項政策和領導思想都傾向于教學和科研，而財務部門類似后勤保障部門，顯得微不足道。然而，高校財務處承擔著全?？蒲薪涃M、教育經費等的核算，通過數據的處理向各需求方提供高校的發展情況。再者，隨著互聯網的發展，對高校財務工作也提出了新的要求，所以高校財務處要改變自身定位，不能僅做數據的搬運工，而要構建信息化建設平臺，能夠既快又全面搜集數據，進行數據分析，將事后管理提前到事前預測分析，做一個順應新時代財務要求的信息提供者。

4? ? ? 結? ? 語

對大部分高校而言，電子發票的使用還處于摸索階段，順應電子發票的產生背景，高校要加強自身的財務信息化建設腳步，利用信息化方式杜絕電子發票造假和重復報賬問題。此外，作為高校財務人員，不能拘泥于完成日常的財務報銷工作，從思想上要深化學習，了解財經方面最新政策，做一名適應信息技術變革的新時代財務人。

主要參考文獻

[1]孫文.電子發票對高校財務報銷的影響探究[J].產業創新研究，2020（13）：188-190.

[2]陳立，劉纖云.“互聯網+”環境下電子發票對企業財務工作的影響[J].會計之友，2016（13）：92-93.

[3]郭蕾，暴楠.電子發票的發展分析[J].財務與會計，2012（6）：62-63.

[4]李強，董慶.淺談電子發票使用難題與解決對策[J].經濟研究導刊，2020（14）：164-165.