網絡時代科研檔案信息資源建設的思考

馬艷秋

摘 要：網絡時代，科研檔案信息資源建設有很多選擇，但是也存在著許多問題。如何挑選出合理的、科學的管理方式以及在問題面前想出什么樣的解決措施，使科研檔案信息資源發揮出更大的價值，需要我們去深入探討。

關鍵詞：科研檔案;信息資源;建設;思考

隨著互聯網時代的到來，網絡應用已經深入到各行各業。科研院所檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化，科研檔案管理逐步走向現代化，為科研檔案的開發利用提供了巨大的發展機遇。但是機遇總是與挑戰并存，我們要正確分析這些挑戰，在理論分析的基礎之上，制訂相關的解決措施，進而提高科研檔案管理水平。

1 網絡時代科研檔案信息資源建設的新變化

1.1 檔案信息資源建設形式的變化

網絡時代，檔案信息資源建設的主體由一個變為多個，檔案信息資源建設的客體不再局限于紙質檔案，而是包含數字檔案信息資源在內的多種形式。由封閉式的建設變為開放式的按需建設。

1.2 檔案信息資源建設對象的變化

檔案信息資源建設的對象是檔案資源，在過去以紙質檔案為主，呈現出封閉、資源積累緩慢等特點。互聯網時代，檔案信息資源建設的對象不僅包括紙質檔案，還包括各類新型檔案。數字檔案信息資源是檔案信息資源的一種，它主要來源于電子文件的接收、傳統載體檔案的數字化、數字檔案信息的采集、網上數字檔案信息的捕獲等。數字檔案信息資源的建設加速了現代信息技術在檔案工作中的應用，有利于推動社會信息化進程。

2 網絡時代科研檔案信息資源建設存在的挑戰

2.1 思想認識上要突破局限性

首先，網絡時代科研檔案信息資源建設是一個新的技術，幾乎沒有什么經驗可以借鑒，加上實踐總是超前于理論，這就使得各科研院所在檔案信息資源管理工作中，容易形成各自為政的局面。其次，科研檔案管理工作是一項機密性較高的工作，一些院所領導和工作人員在思想認識上就會顯得相對保守。科研院所檔案工作缺少網絡時代的規劃，實行各自管理，不涉及其他領域，使得科研檔案信息無法有效共享和利用，導致檔案工作效率低下，造成了科研檔案管理和應用滯后的局面。

2.2 材料歸檔方式方法須革新

隨著辦公現代化和檔案管理信息化的普及，工作人員可以通過網絡將相關歸檔材料送給相關部門審核，然后再通過網絡送給檔案部門進行歸檔，這大大縮減了時間上的消耗。然而，一些科研院所仍然采用傳統的歸檔方式和方法，按照規定時間，歸檔材料經過檢查合格后才能裝訂成案卷，電子文件才能上傳或者錄入檔案管理系統。

2.3 要克服網絡檔案信息存在的安全隱患

網絡時代以前，科研檔案主要是以實物載體的形式保存檔案信息，歸檔材料需要有關部門審核簽字，檔案的真實性得到了一定的保障。隨著網絡技術的發展，科研檔案信息開始與計算機網絡結合為一體，科研檔案管理信息化后，科研檔案信息存在被泄露的風險。科研檔案信息一旦被某些不法分子盜取，就會嚴重影響科研檔案本身應當具有的不可更改性和機密性，給科研檔案信息資源安全造成不可彌補的損失。

2.4 檔案人員面臨網絡技術的挑戰

網絡時代需要檔案管理人員在計算機技術、網絡通信技術方面有較高的專業素養。在傳統檔案管理方法的基礎上結合新的管理理念，對科研檔案信息資源進行管理、開發和利用。因此，網絡時代下的科研檔案信息資源建設勢必給檔案人員帶來不小的挑戰。

3 網絡時代科研檔案信息資源建設的策略

3.1 轉變傳統的科研檔案管理理念

以前科研院所科研檔案大多是以紙質、聲像的形式保存。這種形式檔案的利用很難適應信息化的工作節奏，也必然會影響到科研檔案信息資源建設的進程，遠遠不能滿足網絡時代科研工作的需求。所以科研院所的領導和有關人員必須更新思想，改變傳統管理理念，實施科研檔案信息資源的有效整合。加大科研檔案資源的收集歸檔、開發利用的力度，探索科研檔案管理現代化、信息化和規范化的工作路徑。注重網絡檔案信息共享平臺的建設，通過科研院所內部局域網平臺，開通檔案微博、微信等，在提供給具體研究項目檔案信息資源的同時，增強與科研人員的互動，共同做好檔案信息資源建設工作。

3.2 建立科研檔案信息資源建設管理機制

建立科研檔案收集、整理和歸檔制度等一系列制度。做到全面覆蓋、重點突出，加強銜接。建立科研檔案和網絡相關的管理制度，網絡系統保密論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸的規定，計算機和應用軟件的管理制度等。建立由主管領導牽頭，各科室負責人參加的管理網絡，對科研檔案的接收、使用、存放、歸檔等各個環節應實行嚴格的管理負責制。所有責任主體要按照權責一致的原則，共同建立健全以第一責任人為核心的科研檔案管控體系。強化檔案管理責任，明確檔案責任主體，做到責任明晰、具體，促進工作人員自覺履行相關檔案管理職責。

3.3 推進科研檔案信息化和數字化進程

3.3.1 開展室藏檔案數字化工作。越早對科研檔案進行數字化處理，越有利于在較短的時間里實現檔案管理工作與網絡系統搭接，進而加快檔案信息化的速度。

3.3.2 深入挖掘利用檔案信息。在掌握好各個科研項目需求的基礎之上，處理好需求、發掘、利用這三方面的關聯問題。對科研檔案信息進行開發利用，使其朝著高層次方向發展，最大程度地實現科研檔案信息的價值。在檔案信息資源的建設過程中，在廣度上，實現各個科研項目檔案信息資源的共建共享;在深度上，注重對檔案信息資源中隱性知識的挖掘，注重建設特色檔案信息資源。

3.3.3 注重新興信息技術和新媒體的應用。檔案信息資源建設要保持與時俱進，網絡存取技術、OCR技術等都在檔案信息資源建設中發揮著重要作用，知識挖掘、數據倉庫等新技術的采用，將科研檔案中的隱性知識顯化為容易被研究人員接受和利用的形式。

3.4 強化科研檔案信息服務環境的安全

3.4.1 做好網絡檔案信息的保密工作。網絡最大的特點是公開性，這與科研檔案管理工作的封閉性背道而馳。一些網絡信息盜竊案，往往是在檔案管理系統里找到一些漏洞，并從這些漏洞下手，一步一步地竊取檔案信息資料。因此，檔案管理設備要安裝殺毒軟件和防火墻等，防止病毒、黑客對科研電子檔案的惡意損壞;采用密鑰、數字簽名等技術手段進行管理，通過各種方式嚴防科研電子檔案丟失。

3.4.2 加強檔案網絡訪問的權限管理。一是做好檔案儲存服務器的使用記錄工作，二是建立檔案利用監管制度，建立起有效的科研檔案網絡安全防護體系。在一些檔案信息管理事故中，越權操作在眾多的原因中占多數，所以對于科研檔案管理信息系統來說，設置存取信息的權限是必不可少的，是檔案管理信息化安全的保障。加強網絡保護，是保證科研檔案安全的重要措施。通常需要驗證用戶登錄的信息、輸入調閱口令來限制訪問和閱讀權限;涉密的電子檔案禁止網絡開放。

3.5 提高檔案人員的綜合素質

網絡時代做好科研檔案信息資源建設工作，要求檔案人員不僅要具備檔案管理專業知識，需要掌握計算機管理檔案的使用技能，還需懂得互聯網相應知識。科研檔案管理人員必須提高專業素質，刻苦學習新業務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，特別是提高計算機網絡安全知識水平。構建以檔案基礎知識為根基、專業知識為主干、相關知識為補充的知識結構，由專業人才向復合型人才轉化。積極應對高新技術挑戰，研究和應用信息化技術手段，推進科研檔案安全技術防范能力建設。

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（作者單位：白城市農牧機械化研究院）