電子檔案管理與利用初探

劉水　王海波

摘 要：隨著我國科技的高速發展，計算機技術、掃描錄入技術也在不斷發展和升級。近幾年，電子檔案逐漸成為檔案檢索利用的主要載體，進入人們的生活，為人們的工作提供極大便利。電子檔案的普及，也給電子檔案管理工作帶來挑戰。為加強電子檔案的管理，完善電子檔案利用方法，本文分析目前電子檔案利用的主要途徑，提出增強電子檔案管理的具體措施。

關鍵詞：電子檔案;管理;利用;具體措施

電子檔案是時代的產物。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。從本質上講，電子檔案就是將傳統的紙質版檔案中的內容通過計算機等設備進行儲存。隨著我國科學技術的發展，檔案管理電子化趨勢越來越顯著，雖然電子檔案已經運用在我國的各行各業之中，但是由于管理方式、制度的滯后，導致電子檔案管理和利用方面依然存在一些問題，因此，如何提高電子檔案的利用率，加強電子檔案的管理是目前急需解決的一個問題。

1 實施電子檔案管理的重要意義

1.1 節省人力物力，保證資源利用最大化

傳統的紙質檔案管理，會出現檔案混雜、梳理不清、紙質檔案損壞等情況。因此，需要聘用大量的人力來整理和保管檔案，這在一定程度上浪費了人力、財力和時間。隨著計算機和互聯網的出現，電子檔案逐漸進入人們的視野。這種新型的檔案管理手段，為人們提供更加快捷的檔案儲存和查找方式，免除傳統的立卷歸檔、檢索查找的困難，大大減輕工作人員的難度，提高檔案檢索的效率，減少人力財力的投入。

1.2 提高服務質量，增強管理效率

檔案管理最終目標就是提高服務效率，實施電子檔案的管理能夠有效地提升服務質量，增強服務效率。電子檔案能夠將紙質版的信息電子化，將大量的信息資料儲存于電腦之中，經過互聯網廣泛傳播，這就在很大程度上幫助了人們對大量的信息進行快速篩選。因此，為了提升讀者的閱讀質量，檔案管理人員必須加強自身素質，廣泛應用新技術，讓檔案管理發揮出應有的社會效益。

1.3 滿足人們日益增長的多樣化需求

隨著我國社會的不斷發展，人們對于檔案的使用提出更加多樣化的要求。利用者不僅僅要閱讀原始的檔案材料，還要看原始圖像、視頻等，而傳統的檔案管理已經無法滿足人們日益增長的需求。電子檔案能夠對信息進行多樣化存儲，無論是圖片還是視頻，都能夠通過電子文檔的形式保存在電腦中，因此能夠很好地滿足人們的需求。檔案利用的多樣性和社會發展情況息息相關，隨著科技的進步，檔案管理人員對于檔案的要求時刻都發生著變化，加強電子檔案管理能夠很好地滿足人們的需求。

2 電子檔案的利用途徑

2.1 向利用者提供檔案信息拷貝

電子檔案使用的主要途徑就是提供拷貝，因為拷貝能夠將檔案最原始的狀態原封不動地提供給借閱者，以此來保證檔案的準確性和完整性。檔案部門在向借閱者拷貝檔案時，應該注意將電子文件轉換成標準的儲存格式，以方便借閱者的利用。如果借閱者沒有可以讀檔的設備，檔案管理部門還可以將電子檔案的復印件或縮微品提供給他們。

2.2 方便檔案信息的通信傳輸

電子檔案的一大優勢就是可以將檔案的內容遠程傳輸給需要者，解決了傳統紙質檔案傳輸難的問題，節省了大量的時間和財力，這是電子檔案使用的巨大優勢。顧名思義，通信傳輸就是以網絡為載體，將電子檔案中的信息在短時間內傳輸到不同的地方，以方便檔案資源的分享和利用，對于一些比較偏僻的企業和單位來說，電子檔案無疑為他們解決了檔案借閱時間長的問題。

2.3 檔案的直接利用更加便捷

人們在利用紙質檔案時，需要逐步查找自己需要的資源。電子檔案卻可以通過計算機進行關鍵字檢索，方便個人或單位的直接利用。不僅如此，電子檔案的直接利用還可以實現多人同時查閱同一份檔案的功能，改變了傳統紙質檔案檢索困難、資源單一的情況，提升了檔案檢索效率。

3 實施電子檔案管理和利用具體措施

電子檔案管理是一個復雜的工作。電子檔案管理需要利用到很多科技手段，這就對電子檔案管理人員提出更高的要求。因此實施電子檔案管理是十分重要且急迫的，需要從多角度開展工作。

3.1 建立健全檔案利用制度，加強檔案整合體系

根據檔案管理的相關規定，采用流程化方式對電子檔案實施統一、規范管理，包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復等覆蓋案卷整個生命周期的各環節管理，建立健全相關的檔案利用制度。比如，相關人員在借閱檔案時，需要先向管理部門提交申請，隨后要通過嚴格的審批制度，才能獲得閱讀權限。還要建立電子檔案管理制度，檔案管理部門要根據自身情況，運用先進的網絡技術豐富檔案內容，保證檔案內容的及時更新，這樣才能更好地滿足人們日益增長的需求，提升服務效率。

3.2 規范利用檔案信息，做好備份與保存工作

在無紙化辦公的大背景下，電子檔案逐漸變成檔案管理的主流。但是電子檔案的利用一定要遵循一定的原則，對電子檔案的不同內容要根據密級進行有效管理。為防止電子檔案丟失，還要做好備份與保存工作。眾所周知，電子檔案存在很明顯的缺點就是如果機器和設備受到外力的沖擊，很容易出現故障，而且目前的網絡環境瞬息萬變，病毒活動猖獗，極容易對電子檔案的管理產生侵擾。因此在電子檔案的管理中，要重點做好以下工作：第一，做好電子檔案的備份工作，這樣能夠應對由于突發事件導致的檔案丟失，減少損失;第二，開發電子檔案的“云”系統儲存空間，在對檔案進行錄入時，將數據同步錄入到“云”空間中進行保存，這樣能有效保證電子檔案信息的安全性。

3.3 建立“雙套制”模式，保證檔案信息完整性

“雙套制”從本質上講就是將電子檔案和紙質檔案同時保存起來，不過這種新的管理模式也使得檔案管理人員的工作難度增加了。檔案管理人員要掌握新技術，廣泛運用互聯網資源，否則就無法對電子檔案進行有效管理。除此之外，“雙套制”管理體系也存在一些問題，比如有些檔案不適合運用“雙套制”，所以在檔案管理方面要有所選擇，不能一概而論，這樣才能避免人力財力的浪費，保證檔案信息的完整性。

3.4 提高檔案管理人員安全意識

電子檔案管理工作是一項復雜的工作，因此，必須加強檔案管理人員的專業素質，提升安全意識，保證電子檔案的完整性和準確性。提升電子檔案管理人員安全意識的有效方法有以下兩點：第一，加強對于檔案管理人員的專業培訓。通過開展培訓課程來提升檔案管理人員的專業素質和業務能力，通過實際操作讓他們了解殺毒軟件的使用，有效防止黑客、病毒等不利因素入侵計算機，造成檔案丟失。第二，加強檔案管理人員對隱藏危險的預警能力。可以通過邀請專家開展講座的方式，提升檔案管理人員的安全防范意識，防患于未然，有效做好電子檔案安全管理工作。

電子檔案由于利用方式的多樣化，導致利用的復雜化，正因如此，檔案管理人員必須加強管理，從思想上意識到檔案管理的重要性，提升自身專業素質，運用新技術保證電子檔案的安全性，使電子檔案在最大程度上被利用。總而言之，電子檔案管理人員需要肩負自己責任，忠于職守，端正工作態度，保證電子檔案的真實性和完整性。

結語

我國現代社會正在向信息時代轉變，網絡技術逐漸應用在電子檔案的管理中。電子檔案的管理與利用是一個復雜而重要的工作。為了緊跟時代步伐，提高為人民服務的效率，檔案管理人員要結合自身實際，加強電子檔案的科學管理，使電子檔案在社會的發展中發揮作用。

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作者單位：吉林省社會保障檔案管理中心（吉林省社會保險計算中心）公主嶺市范家屯鎮凱旋供熱有限公司