淺談城建檔案信息化的重要意義

郭秀英 王剛

摘 要：隨著城市建設的迅猛發展，城建檔案在城市建設和國民經濟發展中的作用越來越大，大力開發和利用城建的潛在信息最大限度地發揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，這是我們每個檔案工作者面臨的新課題。

關鍵詞：城建檔案;信息化;城市建設

一、開發城建檔案信息化的必要性

檔案作為國家重要資源的組成部分，它將成為國家的信息資源管理系統，檔案信息化是社會發展的必然趨勢。城市建設檔案來自城市建筑、用地、規劃、市政公用設施工程，人防軍事工程等各個方面。內容包括：地下各類管線、人防設施、地上的各種建筑物、構筑物和各種公共設施等。開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段。它是社會信息資源的組成部分，自身潛在的價值要通過開發才能顯示出來，通過信息交流，達到信息共享，才能實現其效益。

城建檔案館是保管和存貯城建檔案的基地。多少年來，檔案館服務于社會存在著被動、消極。這已遠遠不能適應城市現代化管理的需要。要想改變，只有被動變主動，消極變積極，將原始的，分散的，有保存價值的檔案進行系統的綜合、分析加工，通過各種渠道充分發揮城建檔案的巨大潛能，及時為社會各界提供高質量的信息服務。

城建檔案是城市建設的基礎信息資源，有較強的針對性和實效性。城建檔案信息為科學地進行城市規劃和城市建設提供技術參數，理論依據，從而把握決策的方向性，正確性，有效地維護國家的經濟利益。同時城建檔案是最有真實，最原始的歷史記錄。只有科學地開發其內在信息，才能在市場經濟社會中發揮巨大的潛力，為社會各界提供具有法律依據、可靠憑證和現實參考價值的信息資源，有較強的針對性和實效性。城建檔案信息為科學地進行城市規劃和城市建設提供技術參數，理論依據，從而把握決策的方向性，正確性，有效地維護國家經濟利益。同時城建檔案是最有真實、最原始的歷史記錄。只有科學地開發其內在信息，才能在市場經濟社會中發揮巨大的潛力，為社會各界提供具有法律依據可靠憑證和現實參考價值的信息資源

二、城建檔案信息化建設的內容

1、辦公自動化，利用計算機技術對城建檔案管理日常工作進行局域聯網，隨著計算機技術的深入普及城市建設檔案館已完成了館內的計算機網絡建設。日常工作中任務指令，階段工作總結、數字統計匯集等業務管理信息均被制作成電子文件通過特定服務器在館內業務崗位間迅速傳遞和交流，增強了部門之間的工作透明度，凈化了辦公室環境，工作效率也明顯提高。

2、文檔一體化，城建檔案信息管理的突出特征是按照統一標準對文件制定發布和檔案圖紙的收集鑒定、分類、組卷、編目等工作進行計算機管理。例如，按照計算機著錄項的要求規范移交檔案、圖紙的規格及案卷編目的內容利用計算機管理程序的文件過濾和批量處理功能來實現檔案鑒定以及案卷著錄和編制索引從而達到文檔處理的一體化，目前廣泛使用的windows操作系統的word、wps2000辦公室軟件完成了可以承擔起文檔處理一體的應用操作任務。文檔處理一體化還必須對城建電子文件的管理，它記錄的是城市規劃建設及其管理工作的歷史內容，在文件、圖形、聲像等處理方面具有較強的專業性，這就要求其應用軟件的信息處理技術乃至多媒體文件預覽功能，必須兼容各種載體形式的文檔，尤其要觀察對今后大量產生的城建電子文件的使用問題，城市建設電子文件目前涉及較多的是城市規化、地理勘測、工程制圖、建設信息發布等方面的內容。這些城市規劃和建設管理工作必不可少的信息媒介，已成為城建檔案管理者研究文檔處理一體化的重要內容。

3、服務現代化。檔案管理在開發信息資源的最終目的是為社會所利用、而城建檔案信息資源的生命力在于實現快捷準確和權威地查找案卷，在不觸動檔案原件就可以完整預覽案卷的內容、保持生命力就必須為社會服務過程中不斷注入新信息，為城市建設和運行管理提供有力的信息支持。

三、城建檔案信息化的基本條件

1、開發城建檔案信息化資源的物質條件—豐富館藏結構。建立種類齊全，結構合理，質量優化的館藏體系是開發城建檔案資源的重要條件，當前，眾多城建檔案館普遍存在著館藏的總體結構和館藏質量的優質化，難以真正發揮城建檔案的價值。俗話說“巧婦難為無米之炊”。只有擴大收集范圍，豐富收集內容，改善館藏結構，才能擁有完整、系統的城建檔案資源，為開發城建檔案信息化資源創造物質條件。

2、開發城建檔案信息化資源的前提條件—強化城建檔案管理工作。開發城建檔案信息的過程是對城建檔案承載的信息進行采集、加工，存貯和輸出的過程，是把城建檔案承載的信息由分散轉為系統，由無序轉有序，由靜態轉為動態的過程。因此在城建檔案的基礎管理工作方面應該做好以下幾點：

（1）、必須重視城建檔案的收集整理工作。

（2）、必須加強城建檔案標準化文件的制定工作。

（3）、必須建立、健全簡明實用的城建檔案檢索工具。

（4）、必須注重做好城建檔案的編研工作。要開通各種渠道切實做好城建檔案的再次加工，為開發城建檔案信息化資源創造前提條件。

（5）、開發城建檔案信息資源的技術條件—推進城建檔案現代化管理。隨著社會的發展和進步，人類已進入信息時代，社會各界對城建檔案信息的要求越來越高，傳統的手工操作已遠遠不能適應當今經濟社會迅速發展的趨勢。要達到信息儲量大，載體縮小，信息成果準確，可靠性強，方便利用，傳播速度快的功能，就必須運用以計算機為主要內容的現代化管理手段。所以開發城建檔案信息資源，將人們駕馭信息的能力提高到一個新的水平。

（6）、開發城建檔案信息化資源的關健條件—培養高素質，一專多能的復合性檔案管理人才，開發城建檔案信息，需要資源、基礎業務建設技術保障等諸多方面的條件，但最關鍵的條件就是人才條件。人才是能動的決定性的因素。在整個信息開發過程中無論是設計、組織，現代化手段的運用還是信息的收集，加工和傳輸都要依靠專業人才來完成。因此，加強開發人才的培訓，優化知識結構，為做好城建檔案信息開發工作，檔案管理人員必須具備：①良好的職業道德，高度的責任心敬業精神;②嫻熟的專業能力;③廣博的知識;④善于捕捉和吸收新知識，新理論，不斷完善自己的知識結構，特別是要具備掌握和運用現代化手段的能力;⑤開拓創新精神。要善于調查、咨詢、及時了解社會的動態，要具備勇于探索，積累和歸納的能力;⑥靈活的經濟頭腦。要樹立市場觀念，信息觀念和效率觀念。

總之，城建檔案信息化是一項龐大的系統工程，任重而道遠。科學合理地開發城建檔案信息化資源必將對社會的發展、人類的進步、經濟的騰飛起到極其重要的推動作用。

參考文獻：

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