探索機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理

摘要：機關事業單位檔案管理涉及到人事檔案管理、工作資料管理以及各種重要文件管理，這項工作長期以來對機關各項業務開展至關重要。如今，我國已經全面進去大數據時代，依托于大數據技術也創新性的研究出各種應用，機關事業單位文書檔案采用信息化的管理方式是大勢所趨。隨著機關事業單位業務量逐漸增加，傳統檔案管理已經不再適用于當代的快節奏生活和高效率工作。鑒于此，急需對電子檔案管理技術進行深入研究，探索機關事業單位檔案管理的新模式和新方法。

關鍵詞：機關事業單位;電子檔案;管理

機關事業單位檔案管理的電子化變革能夠顯著提升辦公效率，提升電子檔案數據的存儲量，同時也能提高檔案管理的安全性。傳統的檔案管理主要是由詳細的登統計和大量檔案文件的實體保管形式開展，工作量非常大，并且容易出現登統計漏洞。電子檔案管理方式相比于傳統檔案管理方式相比有諸多優勢，電子檔案因其技術優勢可以簡單的實現保存、修改、查詢和傳輸功能，這不僅為檔案管理提供更多的選擇性和功能性，還能夠節省大量的管理成本，是未來檔案管理的主要發展方向。

一、傳統檔案管理的弊端

機關事業單位各類檔案是開展日常工作的基本依據，傳統檔案管理方式在長久以來暴露出較多問題，進行檔案管理的電子化改革迫在眉睫。以往進行檔案管理通常以紙質材料為文字記錄載體，這就需要機關事業單位分配部分人員開展檔案工作，不僅占用人力資源，又沒有有效的方法提高傳統檔案管理工作效率。

以機關事業單位檔案查閱流程為例，在進行檔案調取查閱時首先要填寫查閱單，需要各負責單位審批后方可進行查閱，經過上述流程檔案的查閱已經不具備時效性。傳統檔案管理以紙質文件為主要載體，長期保存紙質文件的難度較大，加之紙張在多次翻閱后會出現破損，不容易修復，部分重要的信息會因紙張破損而丟失。從傳統檔案的留存條件考慮，保密程度高、濕度小的檔案室條件不易滿足，這就導致基層單位在開展傳統檔案管理工作時暴露出較多矛盾問題。

二、電子檔案管理的優勢

1.提高檔案查閱效率

機關事業單位采用電子檔案方式進行檔案管理工作能夠顯著提升工作效率，與傳統檔案查詢形成了鮮明的反差。機關事業單位在進行傳統檔案查詢時首先要準確掌握檔案的年月日期，按照具體的時間段進行查找，如果提供的查閱信息有誤，不僅會浪費大量的查閱時間，而且會做大量的無用工作，查閱檔案的準確率無法保證。電子檔案可以提供精確查找和模糊查找功能，查找方式非常人性化，還可以搜索關鍵詞以便于快速定位電子文檔，這種技術上的更新換代使高效率的檔案管理工作開展成為可能。

2.提高信息存儲能力

機關事業單位傳統文書檔案的傳閱、轉發多數以復印為主，而無紙化辦公系統的成功應用徹底改變了檔案管理的局面。紙質版檔案上的文字內容占用硬盤空間非常小，普通的計算機硬盤就可以滿足成千上萬份檔案的存儲需求，并且電子檔案的存儲介質體積也非常小，這樣就節省了檔案的大部分存儲空間。傳統檔案由于篇幅限制，不能對大量信息進行錄入，而大容量的電子存儲可以滿足資料錄入電子資料庫。電子檔案還有一個優勢是便于復制，可以通過簡單的操作復制大量電子檔案資料，相比之下紙質文檔的復印、掃描復制流程復雜，工作量大。采用電子檔案管理還可以對電子檔案進行備份，防止計算機硬盤損壞丟失重要資料。

三、電子信息化檔案管理的主要問題及防范措施

1.主要問題

傳輸安全不易保證。機關事業單位的檔案資料都非常重要，但互聯網傳輸的開放性特點使電子檔案的保密工作不易開展，通過便攜式存儲設備也能快速竊取大量電子檔案信息，給電子檔案的傳輸安全埋下了巨大隱患。

檔案真實性不易鑒別。由于傳統的紙質檔案文件需要各級部門審批方可入檔，相比之下這種檔案的留存方式真實合法比較容易鑒別。但電子檔案可以通過簡單的操作進行修改與復制，這就導致電子檔案中的信息很容易被篡改，對其真實性鑒別難度也較大。

病毒危害檔案安全。網絡黑客和不法分子會不擇手段攻破電子文檔管理網絡，竊取重要的檔案資料。電子檔案優勢也有弊端，一旦檔案資料被竊取或篡改會造成無法挽回的后果，嚴重威脅機關事業單位檔案安全。

2.電子檔案管理建設措施

思想是行動的先導。要對電子檔案管理人員進行經常性的思想教育，使機關事業單位辦事人員提高保密意識，并定期組織業務學習和技能培訓，全面提升辦事人員的各種底線意識和業務水平，確保檔案管理安全可靠。

電子檔案管理工作一定要以規范化的標準開展，要建立健全的管理制度，設置兩層密碼以防止非管理員用戶輕易進入檔案管理系統隨意調用或更改檔案信息。定期檢查殺毒軟件的版本，確保殺毒軟件病毒庫處于最新版本狀態。

加強紙質檔案配套管理。如今，電子檔案管理與無紙化辦公實質上還處于起步階段，各種技術和管理制度仍然不完善，尚不能用電子檔案完全替代紙質檔案的功能。鑒于此，還要繼續加強紙質檔案的配套管理，其安全性受多種條件制約，目前還不能以電子檔案完全取代紙質檔案，因此要加強紙質檔案的配套管理，為電子檔案實現全面應用的過渡期建立最后的防線。

四、結語

電子檔案管理時我國信息化建設的一個重要組成部分，我國電子檔案管理事業也在蓬勃發展，這對于提高機關事業單位的辦公效率提升具有重要的意義。但實際上各事業單位電子檔案工作建設有快有慢，有些單位電子檔案管理建設已經達到比較高的水平，有些單位還沒有開始電子檔案管理建設，導致各單位之間電子檔案共享不暢通，檔案管理溝通水平無法得到實質性提升。在這種情況下，機關事業單位一定要針對本單位檔案管理特點有針對性的進行電子檔案建設，為檔案管理事業作出貢獻。

參考文獻

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作者簡介：

高軍（1969.11--）;性別：男，民族：漢，籍貫：山東省海陽人，學歷：本科;現有職稱：中小學一級教師;研究方向：檔案管理。

（山東省海陽市綜治中心?山東?海陽?265100）