BJXD有限公司采購業(yè)務內(nèi)部控制問題研究

摘要：目前，我國的經(jīng)濟正處于飛速發(fā)展階段，經(jīng)濟環(huán)境逐漸變得復雜。就現(xiàn)在而言，中國經(jīng)濟發(fā)展的主導之一就包括汽車產(chǎn)業(yè)。有些汽車企業(yè)的內(nèi)部控制薄弱、管理不規(guī)范引發(fā)的問題正在一點點地暴露。本文主要針對BJXD有限公司的采購業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題及原因提出了相關的五點建議。

關鍵詞：內(nèi)部控制;采購業(yè)務;汽車行業(yè)

一、BJXD有限公司簡介

BJXD有限公司（以下簡稱“BJXD”）成立于2002年10月18日，它以“科技化、自動化和智能化”為生產(chǎn)理念，集“柔性化生產(chǎn)、精細化運營、人性化管理”為一身，依靠先進的智能化設備，盡可能減少人為參與的制造工序，實現(xiàn)生產(chǎn)和運輸?shù)母咦詣踊省?/p>

二、BJXD采購業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題及問題原因分析

（一）內(nèi)控環(huán)境及員工道德意識薄弱

一個具有良好工作能力和道德素質(zhì)的員工，可以提高工作效率，降低企業(yè)成本損失。BJXD有限公司在一開始就沒有重視人才的招聘和培養(yǎng)，在員工入職培訓的時候沒有倡導他們誠實守信的企業(yè)文化，反而側面讓員工感覺到BJXD有限公司是一家看重員工社會關系、人情關系的企業(yè)。BJXD有限公司一個新上任的業(yè)務經(jīng)理，為了降低汽車制造的生產(chǎn)成本提升自身的業(yè)績，他迫使零部件供應商降價，結果導致供應商提供的零部件問題層出不窮。

（二）采購控制活動存在缺陷

采購預算可以保證企業(yè)戰(zhàn)略和運營計劃的實施，確保一致的組織目標，協(xié)調(diào)企業(yè)各部門之間的合作，并在企業(yè)的各個部門之間安排有限的資源。BJXD有限公司采購預算沒有做到位，才導致資金流斷裂或者生產(chǎn)經(jīng)營活動受到了阻礙。

（三）風險評估體系缺失

風險評估是企業(yè)實施內(nèi)部控制的一個重要環(huán)節(jié)。BJXD有限公司的管理人員對市場嗅覺失靈，沒有及時發(fā)現(xiàn)市場供求關系發(fā)生變化，并且也沒有完善本企業(yè)的風險評估體系，對未能預測的事情沒有應急預案準備。如果BJXD有限公司的管理人員基于市場風險防范意識制定決策，這種情況也是極有可能避免的。

（四）缺乏信息與溝通

信息溝通主要包括外部信息的收集機制和內(nèi)外部的交流溝通機制兩個方面。BJXD有限公司的采購部人員，由于沒有及時獲得供應商生產(chǎn)的產(chǎn)品的相應信息，例如價格和質(zhì)量，以及他們沒有及時掌握到零部件的市場行情，才導致了供應商選擇不當。另外，BJXD有限公司有一整套的供應商信息系統(tǒng)，采購人員十分依賴這一系統(tǒng)，錄入人員若未能及時更新，他們又沒有立刻與錄入人員保持溝通，或者僅憑系統(tǒng)上的內(nèi)容引起了理解上的偏差，最終導致了供應商管理機制不當。

（五）內(nèi)部控制監(jiān)督不到位

BJXD有限公司采購部門某一人員從頭到尾控制某一交易或者活動，主要原因是企業(yè)缺乏相互制約、相互制衡的體制。一個公司的內(nèi)部審計部門應根據(jù)相應的法律法規(guī)仔細核對采購部門的應付賬款明細表以及其他會計賬簿和相關資料，而其公司的內(nèi)部審計管理不規(guī)范，甚至把其他部門人員調(diào)過來臨時組合內(nèi)部審計小組，內(nèi)部審計部門形同虛設，沒有發(fā)揮出其實質(zhì)作用。此外，BJXD有限公司有些采購部門為了所謂的“省時省力”，將采購與驗收或者付款審批與付款執(zhí)行都由同一人來完成，這樣不能防止一個人從頭到尾整個控制某一交易或者活動。

三、案例啟示

（一）完善BJXD采購業(yè)務內(nèi)部控制的建議

1、提升內(nèi)控環(huán)境加強員工道德教育

為了提高BJXD有限公司的內(nèi)部控制環(huán)境，在人力招聘的時候應選擇具有專業(yè)技能的高素質(zhì)人員，公司還應當建立內(nèi)部控制實施激勵約束機制，促進內(nèi)部控制的有效實施，充分調(diào)動員工積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進各部門各員工增強內(nèi)部控制意識、推動公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理各項工作。此外，BJXD有限公司還應定期展開員工道德素質(zhì)培訓，提醒員工要遵紀守法，并且大力宣傳企業(yè)文化，鼓勵員工用心加入大家庭。

2、完善采購控制活動

在完善采購控制活動的過程中，BJXD有限公司的采購部門管理人員應該在提升市場敏感力的同時，還要加強做采購預算的能力，以及設立監(jiān)督采購預算制度執(zhí)行的部門，做到職權分離。未來避免非自然現(xiàn)象的發(fā)生，BJXD有限公司還應設置安全庫存和規(guī)范供應商管理機制，將損失降到最小化。

3、建立有效的風險評估機制

BJXD有限公司要想建立有效的風險評估機制，首先要加強工作人員的風險評估意識，讓員工主動認識風險從而去降低風險。其次，BJXD有限公司需要建立風險責任制，每個部門的人員各司其職，努力將風險降到最低。最后，BJXD有限公司的管理人員應定期召開采購部門例會，采購部門的員工暢所欲言，將所遇到的各類風險積極分享，從而達到風險防范。

4、加強信息與溝通

這里的信息與溝通不僅僅是指采購部門需及時掌握外部情況例如市場變動情況，還應包括采購部門內(nèi)的信息溝通、采購部門與其他部門之間的信息溝通。掌握外部情況可以保證生產(chǎn)線能夠井然有序地生產(chǎn)制造，加強采購部門內(nèi)的信息溝通可以了解各環(huán)節(jié)的信息，例如物資需求，從而提高工作效率。加強采購部門與其他部門之間的信息溝通，不僅可以讓各部門員工更加團結，還可以了解到各部門的工作進度，提升整個企業(yè)的運轉效率。

5、加強內(nèi)部控制監(jiān)督

BJXD有限公司在加強內(nèi)部控制監(jiān)督之前，應先完善不相容職務分離控制，不相容職務如果由同一個人擔任，很可能會發(fā)生工作上的錯誤，更甚會發(fā)生舞弊行為，因此需要加強員工的職業(yè)道德培訓。內(nèi)部審計是風險方法的最后一道防線，在人員的選擇上，需要聘用對采購業(yè)務熟悉的專業(yè)人員。此外，BJXD有限公司的內(nèi)部審計部門還應建立并完善的采購進度制度，明確該制度的各項具體要求，要求采購部門立即嚴格執(zhí)行。

（二）總結

內(nèi)部控制是進行現(xiàn)代企業(yè)管理的一個重要手段，內(nèi)部控制所能達到的實際效果影響著一個企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。我國采購業(yè)務內(nèi)部控制要遵守七項原則，即合法性原則、整體性原則、針對性原則、一貫性原則、適應性原則、經(jīng)濟性原則和發(fā)展性原則。我國企業(yè)采購業(yè)務流程內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，然而，建設不是一蹴而就的工程，長期與定期不定期的評估與修繕是內(nèi)部控制探索建設過程中的必要過程。

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沈陽理工大學周旋