淺談紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

張迪

摘要：檔案是歷史真實的記錄，傳統檔案的記錄載體主要是紙質，在科學技術不斷發展下，檔案保存的方式也從單一的紙質保存，轉變成自動化和電子化的保存方式，在形成紙質檔案和電子檔案的同時管理過程中，將其兩種管理模式進行長期的共存。因為紙質檔案和電子檔案的各自優勢，管理方式的不同，還需做好管理利用的工作。本文主要從作者實際工作經驗入手，簡要的分析紙質檔案管理和電子檔案管理工作的融合，希望對有關從業人員帶來幫助。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;管理

前言：電子檔案因為自身的便捷性，成為社會發展過程必然的趨勢，所以還需按照兩種檔案優勢進行合理使用，使得檔案管理的合理、兼容，實現共同的發展。下面就對其進行探討。

1 電子檔案和紙質檔案的優缺點分析

1.1 電子檔案的優缺點

1.1.1電子檔案的優點

電子檔案管理越來越受到歡迎，除了順應時代發展之外，其自身也存在許多優勢：第一，電子檔案能夠利用多媒體的形式，將檔案的圖片、聲音等形象地展現出來，也更方便搜索和查詢所需內容。第二，電子檔案所需要的空間較小，但卻能夠存儲大量的信息。第三，電子檔案可以隨時歸檔。隨時歸檔的好處是可以避免檔案的丟失和破壞。

1.1.2電子檔案的缺點

電子檔案雖然能夠存儲大量的信息，但是存儲信息的載體卻存在不穩定性，如果在存放過程中，受到外界環境影響而導致載體損壞，那么檔案信息將一并損毀。此外，電子檔案的安全性不如紙質檔案，如果計算機遭到病毒或者黑客入侵，可能會出現檔案信息被修改或者刪除，并且很容易消除修改痕跡，檔案信息的真實性受到考驗。

1.2 紙質檔案管理

首先，在紙質檔案管理的歸檔環節，歸檔規范性和工作人員工作素質也會影響歸檔工作質量，由于歸檔范圍不明確以及工作人員工作責任感不高，缺少歸檔意識，使部分單位的檔案管理工作不規范，紙質檔案不齊全。

其次，在紙質檔案保管環節中，工作單位對檔案保管工作沒有足夠的重視，“九防”措施不到位，而且檔案保存工作人員缺少必備的管理理念以及專業知識，導致檔案管理過程中，很容易出現酸化、蟲蛀以及鼠啃等問題，嚴重影響紙質檔案儲存質量。

第三，在紙質檔案利用環節中也存在一定的問題。檔案的目的就是為了進一步開發利用，檔案在借閱、復制時，很容易存在損壞的情況，甚至出現竊取、丟失等問題。而紙質檔案向數字化轉變時，如果檔案掃描參數設施不合理，在檔案管理中會出現模糊以及漏掃等現象，影響紙質檔案的使用，而受損嚴重的紙質檔案很難實現數字化。

2 電子檔案與紙質檔案的發展方向

電子檔案的不穩定性體現在修改以及載體選擇上，首先電子檔案管理能夠方便的實現數據分離，將不同設備上的數據共享到一起。

但是隨著惡意攻擊的頻繁出現，電子檔案中數據也很容易遭到攻擊，在折彎、擠壓等不同外力影響下，紙質檔案的儲存更加危險。紙質檔案如果存在一定的規模的數據，信息就不會被輕易改動，因此檔案工作仍然要以紙質文件為重要的工作方式。

從檔案利用效果來看，電子檔案具有傳輸方便、傳輸快捷等問題，可以提高檔案管理工作速度，而傳統紙質檔案管理利用了檔案文本，需要使用者前往檔案館尋找并利用，這種檢索效率較低，而且面對的工作量較大。與電子檔案管理方式相比，電子檔案管理的信息穩定性以及存儲設備依賴性較高，被入侵計算機后很容易泄露檔案秘密。紙質檔案的載體為紙，從墨跡上來看，能夠輕易分別出新筆跡以及舊筆跡，通過分辨墨跡能夠有效識別檔案是否被改動過，紙質檔案管理的穩定性較強，使檔案管理工作中，紙質檔案管理無法被替代。

紙質檔案管理與電子檔案管理各有優勢，電子檔案管理在利用、檢索以及傳輸等方面具有明顯的優勢，檔案管理工作人員可以更方便的進行操作，保存電子檔案并且滿足不同使用的需求。而紙質檔案最明顯的優勢就是紙質檔案的可靠性。因此電子檔案管理與紙質檔案管兩種檔案管理方式互相彌補缺點，形成良性循環系統，推動檔案工作開展。

3 加強結合電子檔案和紙質檔案管理的措施

3.1 轉變思想觀念

加強電子文件的歸檔工作，歸檔工作人員需要轉換自己的思想觀念，加強宣傳，提高電子檔案管理的工作質量，為檔案管理工作提供良好的工作環境以及基本保障。還需要建立完善的電子檔案管理制度。對電子檔案管理制度的薄弱環節，需要進一步完善制度，規范電子檔案管理各環節操作質量，明確工作人員在每個環節中應盡的職責。

3.2 加強隊伍建設

電子技術為檔案管理帶來新的發展方向的同時，也為檔案管理帶來新的困難，需要一批專業人才，需要對工作人員進行技能以及素質培訓，不斷提升檔案管理專業知識和相關信息技術，成為檔案管理工作的復合型人才。這就需要建立一套完善的方案，開展電子檔案的歸檔工作，保證各方面的工作質量達到標準，而且也要提高自己計算機技術水平，實現現代化計算機操作，還要學習有關傳輸、多媒體以及管理等多方面的基礎理論，能夠熟練掌握電子文件的形成以及保管環節的工作內容，促進工作的順利開展。

3.3 檔案數字化建設

檔案數字化建設的主要目的就是實現信息化管理，雖然目前紙質檔案仍然占據主導地位，但是未來發展的主要趨勢仍然是數字化管理，因此需要在傳統紙質檔案管理的基礎上，不斷加強現代化管理質量以及信息化水平，實現檔案數字化管理，實現紙質檔案管理與電子檔案管理的同步管理，對傳統的紙質文檔進行檢查，通過掃描等手段將紙質檔案管理變成電子文件，在實現數字化的基礎上，搭建管理平臺，滿足用戶對檔案管理的需求。

結束語：

總之， 檔案管理工作應當搭建完善的管理體系，從創新檔案管理工作到檔案的回收，以完善的制度，解決檔案管理過程中存在的問題，使導管管理的有效性得到提高，靈活解決檔案管理中的問題。

參考文獻：

[1]白云麗.基層檔案管理信息化管理途徑分析[J].科技風，2020（16）：248-249.

[2]郝越.探究基于電子信息技術的檔案備份與管理[J].蘭臺內外，2020（13）：9-10.

[3]黃膺竹.淺談大數據信息時代電子檔案的管理[J].知識經濟，2020（13）：13+15.

鎮江市長江測繪研究院，江蘇 鎮江 212000