高校大型儀器設備驗收管理策略研究

王亞紅 趙衛峰

摘 要：隨著高校教育事業被重點關注，為充分滿足當前高校管理要求，高校大批量購置大型儀器，雖然便利了教學要求，但在大型儀器設備驗收管理方面存在諸多不足，驗收管理不到位為不法分子打開了“天窗”，也影響了大型儀器的使用壽命。該文立足于高校大型儀器設備驗收管理，以重慶市某大學為例，分析大型儀器設備驗收的重要性及現存問題，深入分析重慶市某大學大型儀器設備驗收實踐情況，從隊伍建設、信息化建設等角度提出未來高校大型儀器設備驗收策略。

關鍵詞：高校? 大型儀器設備? 驗收管理? 策略研究

大型儀器設備作為高校的重要資產，是服務于高校教育教學而存在，大型儀器設備的驗收工作作為其正式進入高校服務于教學的重要一環，驗收質量關系著大型儀器的使用效益。因此，在大型儀器設備投入使用之前，應把好驗收質量關。從當前高校大型儀器驗收管理現狀來看，采購合同不明確、儀器型號與需求不符等問題凸顯，加上國家對教育投入的不斷加大，大型儀器設備數量和種類越來越多，加大了驗收工作難度，高校亟需開拓新的驗收管理方式，提升驗收管理質量^[1]。

1 大型儀器設備驗收的重要性及現存問題

1.1大型儀器設備驗收的重要性

高校采購一臺大型儀器設備往往需要高額采購費，所以，大型儀器設備作為高校重要資產，使用前應做好設備驗收工作。大型儀器設備的型號、性能、出廠合格證明、技術參數等應與高校采購需求相符，這關系著學校資產安全及師生的生命安全，若驗收不到位，儀器質量不過關，師生在使用過程中一旦發生危險將造成不可逆的損害，所以，大型儀器設備驗收管理至關重要。驗收處于儀器采購與使用的中間環節，既是對采購合同內容的檢驗，又是保證設備能否安全有效投入使用的關鍵。高校在采購大型儀器設備時，若不按規定的驗收流程操作，很容易讓不法分子鉆了制度漏洞，讓以次充好、以假亂真的儀器流入市場^[2]，走進高校，給高校安全、順利運營帶來威脅。良好的驗收秩序、規范的驗收流程可以有效避免上述問題，且能依據高校對大型儀器設備的實際需求進一步完善合同規定，也能為大型儀器設備的資產賬務管理及合理使用提供有效保障。

1.2 大型儀器設備驗收管理現存問題

當前，社會浮躁之風彌漫，各項工作在開展過程中都會存在一定程度的不確定性，影響工作效率。隨著近年來高校對大型儀器設備的需求越來越多，對大型儀器設備采購驗收提出了更高的要求，就目前高校大型儀器設備驗收管理情況來看，仍然存在較多不足：

1.2.1.合同等文件材料內容不明晰

高校在采購大型儀器設備的過程中，需要根據需求院系提交的采購申請單等采購明細進行相應采購，但很多高校各院系只提出大型儀器設備的采購需求，對于儀器型號、性能、技術參數等不予以表明，也未指定對應的招標文件，采購人員無法獲取所采購儀器設備的全面信息，從而手忙腳亂，讓不法分子有機可乘，為以次充好現象提供了先機^[3]。

1.2.2.驗收制度形同虛設

驗收制度不規范、不完善等導致驗收制度形同虛設，即便嚴格按照驗收制度要求做了驗收工作，也會因為驗收制度的問題導致驗收工作無效，浪費人力、物力、財力。驗收制度不完善，驗收職責不明確，導致驗收工作人員工作分工不明確，工作人員在驗收工作中互相推諉，破壞儀器設備驗收程序，為不法供應商提供可乘之機。目前，許多高校雖然已經制定了大型儀器設備驗收管理辦法，但在執行階段卻差強人意，操作人員忽視制度的要求，對儀器設備使用不規范、維護不到位，導致部分儀器折損，影響儀器精度，以至于影響了教學實驗的準確性。加上大型儀器設備作為高校的固定資產，不能為高校帶來創收，為節省資金和科研經費，高校一般選擇在大型儀器設備的養護方面節省開支，造成大型儀器設備養護不到位，使用效率低下。

1.2.3.大型儀器設備檔案不完善

大型儀器設備作為高校的重要資產，購入后應將設備入廠合格證、使用說明書、采購合同等文件做好存檔，放入檔案庫。但在驗收環節，并未明確規定這部分“軟配件”的分類及歸檔標準，進而使得在大型儀器設備使用過程中出現問題想查閱使用說明書時，卻因沒有存檔導致無法正確使用儀器，所以，也應重視大型儀器設備檔案的建立與完善。

1.2.4.大型儀器設備在資產管理與預約使用方面存在問題

資產管理與預約使用是驗收管理的最終環節，在這一環節，供應商往往會為了快速得到款項，學校相關管理人員也為了盡快完成設備的賬務管理，導致驗收管理流于形式，設備的廠家、型號、技術參數等任何一項記錄不全都會影響日后的資產管理。在實際驗收過程中，驗收人員為簡化驗收流程，經過簡單的驗收培訓后，只表面上對設備走了驗收流程，驗收過后便將設備閑置了，造成了資源浪費、資金浪費，將驗收流程變成了結款流程^[4]，沒有凸顯大型儀器設備的使用效益。

2 重慶市某大學大型儀器設備驗收實踐情況

為提高大型儀器設備驗收管理工作效率，解決設備驗收管理中存在的各項問題，保護高校資產，維護設備的正常運行，使設備價值最大化，重慶市某高校在大型儀器設備驗收管理方面進行了一系列探索和實踐，具體情況如下。

2.1 完善了大型儀器設備驗收管理制度，加大了設備驗收管理力度

2020年，該校針對新時期教育部規定的《大型儀器設備共享使用管理辦法（試行）》制定并印發了“高校大型儀器設備驗收管理辦法（試行）”^[5]，該辦法詳細說明了大型儀器設備使用規范、驗收標準、安裝方式等，也明確了驗收人員工作，制定了規范的驗收流程。

（1）做好驗收前的準備工作，制定好驗收方案，按照方案內容準備驗收所需材料，如檢測儀器、記錄表格等。

（2）現場采購大型儀器設備時，應現場試用設備，檢測設備是否可以正常運行，現場查看設備的出廠合格證等相關證明材料，檢查無誤即可購買。若線上購買儀器，收到貨后應先開箱拍照，檢查說明書及合格證等相關文件，查看以外表是否正常，若有劃痕或修飾現象需聯系賣家退換貨處理。

（3）設備安裝好后進入技術驗收環節，按照合同規定的技術標準，逐項檢查設備各項性能指標，在試運行階段注意觀察設備運行的穩定性，觀察設備運行工作過程中有無異常。

（4）驗收結束后，填寫“貴重儀器設備技術驗收報告”，填寫完成后，將檢驗原始記錄作為附件一并存檔，作為檔案資料。

重慶市某大學大型儀器設備驗收管理辦法的出臺進一步規范了重要儀器設備的驗收管理，有效維護了高校固定資產，該辦法明確了工作人員的具體工作內容，要求驗收人員需按照驗收流程做好大型儀器設備的驗收工作，避免因職責不明使員工之間存在互相推諉現象。各院系、供應商、財務、設備管理人員等應各司其職，做好自己職責范圍內的事，減少因溝通不暢導致驗收工作存在紕漏;此外，驗收之前應將場地清理干凈，安排好設備安裝及使用場地，保證水電暢通，以縮減驗收時間。

因不同院系所需大型儀器設備的型號、性能等不同，該校采購的儀器設備種類不同，在進行驗收管理時，采取分類驗收管理辦法，對于購置數量大、儀器精度高的測量儀器，會聘請校外的專家一同進行檢查驗收，驗收人員須在驗收報告上簽字，對驗收結果負責，以保證驗收工作公開、公正，提高驗收效果。

2.2 完善并規范了合同內容及招標文件內容

重慶市某大學大型儀器設備驗收管理工作處經過一系列探究，通過走訪學校招投標辦公室和設備管理處等各部門，了解各方面專業知識，制定設備采購合同和招標文件，并經由上述部門層層審核，形成終稿。該大學為公立大學，設備采購多由政府統一采購，通過公開競標的方式購置大型儀器設備，為保證采購公平、公正，投標文件由評標專家審核。

2.3 完善了檔案管理，降低驗收管理工作難度

大型儀器所攜資料是驗收工作的重要憑證，也是設備故障處理的關鍵文件，驗收工作中若不重視大型儀器自帶文件材料的存檔管理，將對后期維護使用帶來較大麻煩。在檔案管理方面，該校與重慶市一所985高校合作開發了一款檔案管理系統^[6]，借助信息化手段對大型儀器設備檔案進行管理，技術人員可通過后臺操作查看檔案信息，調取檔案資源，也可以實時跟蹤、歸檔、管理，實現檔案的全程監控，不僅保證了檔案資料的完整性，還為使用者提供多層次、多元化的檔案信息檢索辦法，將原來的“死”檔案變為實時查閱、實時更新的“活”檔案，極大提高了大型儀器設備的使用效益。對于該校大型儀器的資產管理，則是通過大型儀器管理平臺，借助信息化手段實現管理，2019年年底，為貫徹落實高校對大型儀器設備資產管理的要求，該校與軟件開發公司聯合開發了一款大型儀器資產管理平臺，將有形設備變為學校的固定資產，同時，平臺采用信息化手段，記錄大型儀器設備的詳細信息，包括采購時間、質量、參數等，同時，還向各院系開放借用功能，只需要登錄平臺說明借用原因、借用時間及歸還時間，即可使用相關儀器設備，平臺會自動將借用信息存檔管理。截至目前，平臺數據顯示，已用于學校教學科研20萬元以上的大型儀器設備60臺，50萬元以上的大型儀器設備15臺，該校所有大型儀器設備占學?？偣潭ㄙY產的20%。由此可見，信息化檔案管理系統不僅能準確保留大型儀器設備的基礎信息，還能實時記錄大型儀器設備的使用信息，降低了高校大型儀器設備驗收管理的工作難度。

3 強化高校大型儀器設備驗收策略

重慶市某高校在大型儀器設備驗收管理工作中已做出了具體實踐，取得了不錯效果。隨著科技進步及教育教學要求，大型儀器設備驗收管理技術也需不斷加強，如：成立一支綜合能力較強的驗收工作隊伍、搭建大型儀器設備驗收網絡平臺、評價采購和驗收工作效益等。

3.1 建立一支綜合素質、專業素質“雙高”的驗收工作隊伍

隨著國家對高校投入力度的不斷加大，包括大型儀器設備在內的輔助性學習工具日漸增多，儀器質量、參數、種類等都較以往變化較大，給驗收工作帶來較大挑戰，需要一批綜合素質、專業素質“雙高”的人員組成驗收工作隊伍。依據驗收隊伍變動性大、綜合素質要求高的特點，聘請設備檢驗專家作為兼職驗收人員，長期參與設備驗收工作，再根據不同設備對應的采購方，每個學院/系選擇2～5名驗收人員，長期從事驗收工作^[7]。此外，還需定期對驗收隊伍展開培訓，強化驗收人員的專業技能，強調其責任意識，將驗收效益作為工作考核的重要標準，激勵驗收人員敬業工作，提高驗收效率。

3.2 循信息化規律，搭建大型儀器設備驗收網絡平臺

在信息化時代，社會各行業紛紛采用大數據技術，乘信息化快車，走向創新發展。高校教育也積極響應國家數字化建設號召，建設數字化校園，實現學校的數字化管理，大型儀器設備驗收管理也將隨著數字校園建設逐步與學校信息化系統相匹配，大型儀器設備數字化驗收管理平臺建設勢在必行。傳統的大型儀器設備驗收管理在各階段流程銜接上存在矛盾，如：各部門分工溝通方面一旦溝通不暢便影響整體驗收管理效率;而依賴于大數據的大型儀器設備驗收管理網絡平臺則可以有效避免各階段流程銜接矛盾，實現驗收工作可視化，借助信息技術可以實時更新、跟進合同信息、驗收報告模板等文件資料，便于驗收人員操作，驗收誤差較小，節約了人力、物力，提高驗收管理水平。

此外，在大型儀器設備驗收網絡平臺上還應創立大型儀器功能情況監察系統，從各院/系選一名設備使用代表，組成監察小組，實時關注設備功能情況，定期維護設備，一旦發現設備運行異常，及時聯系售后做好設備使用維護，充分發揮大型儀器設備的使用功能，延長大型儀器設備的使用壽命。

3.3 增加采購與驗收工作效益評價環節

采購與驗收工作效益評價是對采購效果的檢驗，同時，也是對采購人員采購情況的總結，恰當的驗收工作可以有效避免以次充好的儀器設備進入實驗室，降低師生在使用過程中遇到風險的概率，保證師生利益最大化。增加采購與驗收工作效益評價環節，可以進一步規范驗收程序，是對大型儀器設備進入“服役”階段的真正運行情況的檢驗，驗收后設備能否真正“有所用”關系著社會研究和社會服務，是對整體驗收結果的最好證明^[8]，如果設備在短時間使用中出現問題，可以及時發現問題原因，找出應對方法，避免問題擴大化。

4 結語

綜上所述，在高校大型儀器設備被廣泛使用的今天，加強大型儀器設備驗收管理工作勢在必行，面這一項艱巨的任務，要求高校制定合理的驗收管理制度，總結科學驗收管理方法，明晰各部門管理職責，采用信息化技術實現大型儀器設備的驗收管理，確保采購合法、合理、合規，最大限度地發揮高校大型儀器設備的使用效益。

參考文獻

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