高職院黨政公文處理工作的思考

董林玨

摘? ?要： 新形勢下，學校黨政辦公室作為黨政公文處理工作的主要負責部門，承擔公文流轉、審核、督辦等相關任務。如何提高辦公室公文處理水平是重點和難點。本文基于提高高職院黨政公文處理工作水平的重要意義，從處理工作現狀、特點與不足出發，思考并提出相應的優化策略。

關鍵詞： 高職院校? ?公文處理? ?現狀分析

一、引言

《黨政機關公文處理工作條例》（下文簡稱《條例》）第三條對黨政公文作出了明確的定義，黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職責、處理公務的具體特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章、指導、布置和商洽工作，請示和答復問題、報告、通報和交流情況等的重要工具。黨政公文處理工作包括收文辦理、發文辦理、整理歸檔三大要素。本文從高校黨政公文處理的現狀和面臨的問題出發，進一步剖析，提出建議和策略，推進高校黨政公文處理工作的開展。

二、高校黨政公文處理工作的現狀與特點

（一）接收黨政公文范圍廣，數量多。

高校作為基層黨政機關單位，具有接收上級來文的職責。以南京科技職業學院為例，學校每年接收公文的機關單位包括中央部屬級的中共中央辦公廳和教育部，省級的江蘇省委、江蘇省教育廳，地市級的南京市委及江北新區管委會。表1是該校2010年—2019年接收的黨政機關公文（包含涉密件）統計表。

表1

（二）黨政公文接收渠道多，形式多樣。

隨著信息化時代的高速發展，公文管理的信息化建設與辦公自動化的大力推廣，在“互聯網+”的背影下，公文的接收從單一的通過郵局或者機要局寄送發展到除傳統的郵寄形式外，還包含傳真文件、通過電子政務平臺發送等。傳統的公文均以紙質為載體進行流轉，當今的黨政公文已經轉變為紙質公文與電子公文并存，并且在《“十三五”國家信息化規劃》明確提出“推進黨政機關電子公文系統安全可靠應用是重要任務之一”的背景下，黨政機關公文以電子公文形式呈現將成為主導，在多媒體技術日益成熟的條件下，“多媒體文檔”將很快應用到公文中。我校日常接收的公文除紙質文件外，還有江蘇省委電子公文交換系統、江蘇省委電子政務內網信息交換系統（涉密）和江蘇省教育系統公文交換平臺三種渠道。

（三）電子公文格式不統一，穩定性不強。

現行的電子公文文件據統計格式大概有20余種，比如DOC、XML、PDF、JPEG等。南京科技職業技術學院接受的上級黨政公文就包含AIP、DOC、PDF、JPGE等多種格式。電子公文信息必須依附于系統或者應用程序，一旦感染病毒或者其他技術問題時，可能公文就會被損壞。

（四）辦公自動化給校內黨政公文制發與流轉帶來變化。

高校同時具有向校內印發黨政公文的職責。隨著“無紙化辦公”的普遍化，高校非涉密發文已經完全在辦公系統里實現。電子公文系統將公文擬稿、辦理、審核、簽發、擬辦、流轉、歸檔等相關流程環節電子化，信息的載體發生了變化，信息的傳播從紙質等有接觸媒介轉化為網絡中傳播的無形電子碼流。校內黨政公文的制發突破了時間與地域的限制，可通過個人電腦、手機、移動電子設備進行操作，在一定程度上提高了工作效率，保證了工作實效，同時無紙化辦公節約了辦公耗材。

三、高校黨政公文處理工作面臨的問題

（一）收文辦理方面。

1.責任監督催辦力度薄弱。

《條例》第六章第二十四條指出收文辦理的主要程序包括接收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦及答復。高校黨政辦公室黨政公文處理工作的順利展開關系到學校管理工作的開展情況。收文辦理過程中每一個環節都要落實到位，不允許出現過失與差錯，否則會造成對上級單位制定的政策和部署的規范傳達不到位，甚至會給學校正常黨政工作帶來損失。部分高校缺乏對收文辦理工作的監督與管理制度，公文催辦制度不健全，存在“安排了就等于落實了”的現象，對相關承辦部門完成質量不進行監察，存在相關工作進度緩慢，或者已到完成期限，只能上報了事等現象，無法高質量完成上級交辦的事宜。

2.主動辦理意識缺乏。

高校各部門按照工作流程，將瀏覽工作事務流程作為第一任務，根據各自的職能職責，對涉及本部門的公文進行學習，提前做好工作思考，做好辦理準備。但是個別部門仍然存在“等”的思想，尤其當文件涉及多部門共同完成時，不主動落實、等著牽頭部門布置任務后才開始行動。

3.黨政公文批示意見不具體。

南京科技職業技術學院在上級下達的黨政公文流轉過程中，需相關領導批示時，時常出現“請某某部門閱處”“請某某人閱處”，在批示中不提出具體要求，不細化任務，任務完成目標不明確，造成工作反饋不及時，完成質量得不到保障。

4.缺乏督辦機制。

當單位領導批示了落實意見后，承辦部門領導閱知簽字后，公文即可歸檔，文件的運轉告一段落。但是由于缺乏相應的規范和督辦機制，缺少嚴格的相應的規范，對于批示意見是否落實到位，往往無人跟蹤督辦，造成辦文和辦事脫節的情況。

（二）發文辦理方面。

1.公文起草不規范，部門審核不嚴謹。

《條例》第五章第十九條第三點提出公文起草應當做到內容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表達準確和文字精練。高校公文的擬稿一般均由各職能部門起草后提交，各部門沒有專職文書，經常存在公文提交質量不高，內容研究不深入，依照上級文件“依葫蘆畫瓢”，用詞不嚴謹等現象，部門審批不認真，認為只要將初稿提交，后續工作就是校辦公室的責任的想法。

2.公文種類使用不當。

《條例》及《江蘇省黨政公文黨政機關公文處理工作條例實施細則》將公文種類分為十五種，在日常發文辦理工作中，對公文種類概念模糊，將“請示”與“報告”混為一談，根據行文習慣，錯用“決定”。在《條例》第八章中規定：決定適用于政府機關對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。從《條例》中得知只有政府機關才有權限發布“決定”，高校作為基層機關單位，是不可以使用“決定”文種的。南京科技職業學院各類表彰均用“決定”文種，通報只用于批評錯誤，理解錯誤、混淆了“決定”與“通報”的定義。

3.黨政公文混用。

在一些較大的單位，黨委辦公室和行政辦公室公開辦公，鴿子制發本系統的公文，但規模相對較小的單位往往黨政合署辦公，行文過程中就會面臨黨政公文在用紙、格式及文件種類等方面的區別對待。公文中的格式、標識位置出現不系統、不全面、不規范的情況，有損公文的莊重性和嚴肅性。

（三）黨政公文辦理工作認識不全面，工作人員得不到重視。

黨政公文是指在組織管理工作中形成的規范性文件，具有一定的法律效力，是機關單位規范管理的有效手段和途徑。高校黨政公文主要起到傳達高校領導政策和上級工作部署的作用，用于學校辦公管理工作，服務于學校教學、科研等各個環節，保障高校各方面秩序順暢，提高辦公效率和執行力。高校往往更注重教學質量的提高和科研能力的提高，出現“重黨政、鉆科研、輕內勤、淡文書”的做法，認為黨政公文處理工作就是簡單的收發工作，沒有技術含量，工作人員只是文件的操作者。在這樣的情況下，文書人員在工作中缺乏“主人翁”意識，看不清自己，只會機械地完成日常工作，缺乏思考和創新精神，無法高效完成工作。

四、優化高校黨政公文處理工作的策略

（一）提高政治思想理論高度，積淀政治修養。

行政公文處理工作對政治、思想性要求很高，沒有較高的政治覺悟很難高質量完成該項工作。文秘人員要充分認識工作的重要性，意識到這是承辦工作重要的依據和憑證。公文處理工作經常被認為一項簡單的事務性工作。曾有人提出要發揮公文處理者的工匠精神。我認為這是一個片面的觀點，只是工作技術層面的一種表現，沒有體現出該項工作的戰略性。公文處理工作要求站在較高的角度，以全面的視域處理公文。公文處理工作人員需要有“大格局、大思想、大氣魄”，要與單位的規劃發展同頻共振。人們的固定思維是“以文輔政”，這是遠遠不夠的，高質量的公文處理工作更可以起到促政、輔政作用。公文處理工作者需要不斷自覺加強政治學習，提高政治站位，做好業務學習和培訓，提高相關人員的業務素質。

（二）加強制度體系建設，理清公文處理工作流程。

完善的制度體系是任何工作順利開展的基本保障，學校應該根據自身特點及發展情況，制定相應的黨政公文處理制度，使工作有章可循、按章辦事。我校于2019年重新制定了《南京科技職業學院公文處理辦法（試行）》（下文簡稱《辦法》），《辦法》中第五章十八條和第六章二十一條分別規定了學校發文辦理和收文辦理的流程，細化步驟，規范流程。公文處理批閱實行首批負責制，首批人是負責文件落實的第一責任人。行政文件一般由行政主管力道首批，黨內文件由黨委書記首批。根基具體情況和工作需要，對黨政聯合發文、重要來文及業務關聯單位重要文函應互批對方閱示或閱知。在公文處理過程中，辦公室根據黨政主要負責人的審批意見進行流轉，主要領導應根據黨政公文內容做出指導性批示，承辦部門負責人簽收后進行辦理，明確責任主體、具體任務和完成時限，及時辦理，相關部門要及時反饋落實情況。涉密文件由黨委書記首批，再根據批示傳閱辦理。

（三）明確公文處理職能。

黨政公文處理具有連貫性和緊湊性的特點，為了保證工作高質量開展，必須細化工作，將每個環節詳細說明，將公文處理工作落實到人。黨政公文在送至黨政主要負責人審批、簽發之前，要由辦公室審核，把好公文的入口關，堅持“一個公文入口”，

1.收文辦理方面。

由專人簽收、登記、建立臺賬，才能避免公文的“體外循環”。要做好這一點，各相關部門應配備兼職文書，負責將參加會議或者活動由校外帶回來的文件、講話、紙質資料交由校黨政辦公室登記，由辦公室根據相關規定負責進行流轉、傳達。

2.發文辦理方面。

嚴把行文關，把好政治關。校內發文在簽發前，首先應由擬稿部門負責人初步審閱，審閱的內容包括行文內容是否正確、格式是否正確。《辦法》第三章規范了發文格式，規范的發文格式可以很好地形成統一輸出管理，方便各相關職能部門進行閱讀，提高工作效率。再由黨政辦公室主任審核，審核的內容包括是否需要行文、行文文體是否正確。在制發前，黨政辦公室文書應該確保發文程序規范、完整，是否有簽發人，附件材料是否準確、規范等。

（四）實行公文督辦催辦工作，量化考核，提高公文處理效率。

黨政公文具有時效性，黨政公文處理工作具有及時性的特點。一直推行的“馬上就辦”是公文及時處理速度和效率一種體現，意味著責任和擔當。在實際工作中，公文處理人員應該根據公文具體內容的要求，對文件進行分類，規定辦理時間。校領導應每天登錄校辦公系統，及時簽收、辦理各類公文，明確公文責任，掌握落實情況，各職能部門負責人每天至少登錄一次系統，及時簽收主管院領導下達的各項公文辦理任務，按照公文要求及主管領導批示，高質量完成落實，及時反饋落實情況。對于涉及上級單位布置的重要任務、學校重點事項、領帶做重點批示的公文進行流程督辦跟蹤。及時與相關部門溝通、協調，及時向領導反饋，隨時跟進公文辦理流程跟蹤，加大督查力度，以督辦促進提高公文辦理效率。學校應將各職能部門發文質量、收文速度、任務落實情況等列入年底目標考核中，加大全校對公文工作的重視，以考核促提高。

催辦的公文要講究方式方法，閱文領導無法及時閱看時，比如非密級別的文件可以復印后下發閱辦，也可以電話請示確保不耽誤不延誤，催辦對象為領導時，利用公文傳閱的機會詢問上次的情況，及時跟進，及時反饋。

（五）利用數據庫，提高公文處理水平和工作效率。

利用數據庫進行來文登記，科學錄入相關信息，夯實公文處理基礎，利用公文處理系統或者組建公文管理數據庫對公文進行科學的處理和翔實的記錄，不管紀要、郵寄、會議還是其他收文，將時間、印制、錄入編號、緊急程度、發文單位等相關信息全部錄入系統，節省工作量，優化文件處理效率，大大提高檢索和處理速度，為文檔一體化奠定基礎。

（六）加大電子信息化建設，加快學校數字化進程，做好歸檔工作。

在信息化高速發展的背景下，繼續推行“無紙化”辦公，完善電子公文網絡傳輸體系，實現網絡傳輸內外、橫縱暢通，不受時間、地點限制對公文進行流轉、簽批、會簽。在全校范圍內繼續普及電子政務系統的應用，實現校內黨政公文電子化管理，優化網上辦理流程，合理簡化辦文環節。我校現在電子不涉密公文實行“雙套存檔”，首先電子公文管理部門與電子公文歸檔部門應當共同制定電子公文歸檔辦法，合作完成電子文件的管理及歸檔。其次，加大數字檔案室的創建投入。我校檔案工作并沒有真正做到“數字化”，自動化辦公系統沒有與我校電子檔案系統對接，在存檔過程中，需要將紙質文件掃面成電子文件后再歸檔，降低工作效率。在電子公文存檔過程中通過相應技術手段，保證安全性和真實性，同時對傳統紙質文件加快數字化轉化進程，為規范電子公文管理奠定基礎。

（七）注重相關人員專業學習，提高整體素質。

校黨政辦公室牽頭，組織各職能部門相關工作人員（行文擬稿人、收文辦理人）進行業務專業知識培訓，認真學習《黨政機關公文處理工作條例》《江蘇省黨政機關公文處理工作實施細則》《電子公文文件管理要求》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關條例文件，邀請校外專家來校開展講座，熟練掌握各種文種的使用，理清行文關系，明了行文格式，同時強化公文處理工作的服務與實效意識，提高工作質量。

五、結語

黨政公文處理是一項基礎性、長期性和系統性的工作，主要用于高職院辦公管理工作，服務于行政、教學、科研等各個環節，提高辦公效率和學校黨政執行力，節約辦公成本。學校必須不斷完善公文處理制度，完善處理流程，重視公文督辦、歸檔，加強信息化建設，運用好自動化辦公系統，加大工作人員培訓力度，提高認識，克服難題，加速發展我校黨政公文處理工作，助推我校高質量發展。

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