關于國際學生檔案管理的初步思考

摘要：隨著我國國際影響力的不斷提高，來華國際學生規模不斷擴大。國際學生的檔案和中國學生的情況大不相同。國際學生的檔案對招生、日常管理、校友管理等工作都有重要的意義，本文著重分析目前國際學生檔案管理存在的問題并提出解決對策。

關鍵詞：國際學生、檔案管理、解決對策

一、國際學生檔案管理的意義

（一）為國際學生日常管理提供依據。

國際學生檔案反映了國際學生的教育方式、招生宣傳、生源地、風俗習慣等諸多信息，涵括了國際學生生活、學習與就業等各個方面。對國際學生檔案的系統性掌握與分析，可以歸納出我國當前國際學生發展的基本態勢，并為未來國際學生管理服務提供數據支撐。加強高校國際學生檔案管理，有助于高校國際學生精準化服務管理，提升國際學生管理科學化水平，避免信息不對稱造成的管理盲區誤區。

（二）有助于開展國際學生招生工作。

現有國際學生檔案中的優秀事跡，包括在校國際學生參加各種活動的獲獎證書、影像材料、已有國際學生畢業、就業情況，尤其是杰出校友的檔案更是學校榮譽的體現，在招生宣傳中直接發揮著強大的標桿作用，能增強高校對潛在生源的吸引力，也在一定程度上能提升高校的國際形象，進一步促進對外交流。

（三）輔助國際學生校友工作。

作為高校的一支特殊群體，國際學生本身也是高校發展中的一筆重要資源，是向他們的所在國宣傳學校的“民間大使”，保留國際學生的檔案的作用，在學校培養的學生成為優秀校友之后尤其凸顯出來，許多在中國大學畢業的國際學生，回國后職業發展良好，在外交、經濟等領域任職并取得一定的社會地位，可以充分利用此類校友的檔案資料，在招生宣傳方面發揮作用。

二、目前國際學生檔案管理存在的問題

（一）國際學生檔案管理的意識薄弱。

2008年頒布的教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》對國際學生的相關檔案僅在外事類中簡單提及。2017年頒布的教育部第42號令幾乎沒有提及國際學生檔案管理。省級教育行政管理部門對國際學生檔案管理沒有明確的文件。針對國際學生的教育管理，高校都會制定本校的國際學生手冊，但很少涉及國際學生檔案管理。

（二）檔案管理機構不統一，人員不固定。

檔案管理機構不清晰，其中，國際學生的教學資料多由教務部門管理，生活資料多由后勤物業部門管理，就業資料多由招生就業部門管理，這樣就會造成國際學生檔案由多頭部門進行管理，協同性不足，造成國際學生檔案資料采集和存放分散。另外，缺乏專人負責檔案，一般由國際學生主管部門的管理人員或國際學生輔導員兼任，而這些人員本身就肩負繁重的工作量，且缺乏檔案管理的專業素質，無法全身心投入國際學生檔案的整理、管理工作，加之無規范管理文件，缺乏相關專業培訓，故檔案移交工作往往流于表面，以錄取材料為主。

（三）檔案內容不完整。

國際學生檔案類別繁雜，按照時間整理，從招生階段學生提交的申請材料，畢業證書、成績單到入學后的簽證材料、獎學金申請材料、活動證明等都可以作為國際學生的檔案。由于國際學生檔案在入學前由國際學生主管部門管理，而在學習期間由所屬院系管理，待畢業前重新交給國際學生主管部門，這種多頭管理模式使檔案管理過于分散，難以保證內容的完整性與系統性。

三、加強國際學生檔案管理的幾點建議

（一）完善檔案管理制度建設。

自國家教委頒發有關高校學校檔案實體分類法后，外事類檔案被列為高校十大檔案之一。教育部也實施了相關的檔案管理辦法，這從法律層面對國際學生檔案管理范圍、方法做出了界定。但是在具體的管理過程中，相關規定使國際學生檔案管理過于籠統、簡單，不能滿足當前對國際學生檔案的管理要求。各高校需要根據高校國際學生各方面管理情況，立足于法律法規，制定合理的國際學生檔案管理制度。

（二）加強檔案管理人員的配置和培訓。

要完善國際學生檔案管理機構的職責，對相關人員進行培訓，提高國際學生檔案管理的質量。目前，國際學生檔案管理人員往往身兼多職，無法全身心投入檔案管理工作，故高校應設置專崗對國際學生檔案進行管理和利用。目前輔導員及管理人員培訓，內容一般圍繞國家政策、學生管理、招生、保險、教學等方面，學籍管理雖常被提及，但也僅限于學籍電子注冊和學歷報送，很少提及學籍檔案管理。鑒于國際學生檔案管理對高校乃至國家形象的重要性，建議相關部門針對國際學生檔案管理現狀和問題，在全國開展相關的培訓，同時給各高校國際學生檔案管理專員提供一個交流學習的平臺。

（三）明確檔案管理職責，指定檔案管理機構。

國際學生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，由于檔案語言、管理部門、文化背景等，國際學生檔案管理的協同性問題影響到檔案本身的開放與利用。為此，要理順國際學生檔案管理部門的各自責任，明確各自分工。

（四）完善國際學生檔案管理內容。

對于完善國際學生檔案管理，其內容涉及較多，主要包括簡化國際學生基本信息錄入程序、做好學生檔案數據庫信息資源共享及成績信息一體化管理。在學生進校后，學生利用系統，一方面可根據自身的學習情況，將檔案信息進行更新與補充，另一方面學生可自行查閱個人基本信息，而學?？筛鶕W生完善的檔案信息進行科學的篩選與使用。

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作者簡介：姓名：李婷婷，性別：女，籍貫：青海省海東市，民族：漢族，生日：1986年2月，學位：碩士研究生，職稱：助理，研究員研究方向：高等教育學生管理

作者簡介：李婷婷，西南政法大學國際教育學院，國際學生輔導員 研究方向：高等教育

（西南政法大學）