辦公室文秘工作素質提升策略研究

武曉燕

摘要：隨著現代企業的快速發展，辦公室文秘在企業的作用也是越來越顯著，需要負責的工作任務也越來越多，不僅要傳達和執行命令還要承擔起人事的管理，要具有良好的溝通和協調能力，對內要負責企業的大小事務，對外還要負責交接且樹立良好的企業形象，要求越來越多因此只有提升文秘的工作素質以及質量才可以更好的在市場競爭的環境中生存下去。

關鍵詞：辦公室;文秘;工作素質;提升

一、辦公室文秘概況

辦公室文秘人員作為企業領導的直接下屬，主要負責的就是傳達領導下達的任務以及員工的工作狀況再反饋給領導。文秘這項職務隨著企業的不斷發展要求也在不斷改變，要求既要做好本職工作又要適當的負責管理層的部分工作。辦公司文秘的工作具有多樣化的特點，工作量也比較大，要求文秘人員根據各部門的實際情況，及時的對工作中的不足進行總結，文秘工作水平與企業內部管理有非常重要的關系。因此，企業在選擇文秘人員時應適當的提升文秘的整體素質，確保更好促進企業健康發展。

二、辦公室文秘工作素質優化措施

（一）提升辦公室文秘人員辦事效率

辦公室是企業的綜合職能部門，在企業里的作用是比較大的，辦公室工作能力影響著企業的各項工作。因此，辦公室文秘應該適當的加大監督的力度和提高工作效率這兩項原則來工作。首先，要確保零錯誤的做好會議召集、打印資料、核對稿件并督辦領導查閱等工作。要盡可能的做到高效率和高質量的完成每項任務，在工作上要做到一絲不茍嚴格遵照指示，必要時建立制度來督促各部門完成。以高效率、高質量的工作狀態為企業的溝通以及團結互助做出貢獻，辦公室文秘也要對公用物品不能鋪張浪費，規范管理辦公用品制度以及做好各類通知如節假日以及會議時間地點通知等。

（二）提升文秘人員的思想政治素質

提升文秘工作人員的思想政治水平，就要從文秘人員在企業日常工作中，不斷的提升業務能力，加強對工作的理解認識，要多觀察具有靈敏的洞察的能力，以及培養嚴密準確的邏輯能力。加強學習培訓就要做到以下幾點：一是加強辦公室文秘人員素質就要做到實時了解企業的生產經營狀況，以及企業每年進行一次關于法律政治的學習和工作業務學習計劃，在領導的帶領下進行全面透徹的學習掌握國家開展的方向，建立精確的價值觀。二是要注意對工作紀律的嚴格把控，以團結勤懇的工作態度來對待辦公室文秘這一職務，要做到經常跟公司不同職務的人員交流的機會，深刻的了解公司內部情況，只有保持良好的溝通狀態以及長期進行系統化的協調，形成優秀的企業文化與工作作風依據公司的中心價值觀，重點發揚集中主義經受業內。三是辦公室文秘人員要始終堅持對自己的工作任務有深刻的理解，明確工作的輕重以及在工作中要堅持自我提升和調整，善于抓住各種機遇，要養成有計劃的完善自己。加強有關理論的訓練，掌握踏實的理論基礎知識才可以更好的引導現實工作，辦公室文秘一定要持續強化本身理論基礎知識的學習。

（三）完善辦公室的各項制度

要想完善辦公室的各項制度就要做到，完善辦公室的各項制度就要做到以下幾點：一要嚴格的按照企業的規定執行，領導開會時也做好會議記錄。二要正確的處理好員工之間的關系，做到團結友愛。三要對于企業的辦公室內的工作，為了確實的提高整體工作質量，管理者要制定一項賞罰分明的制度，來激勵員工更好的為企業做貢獻，在擬定獎罰制度時，還需要詳細依據每個工作者的辦公效率，技能等狀況，開展綜合性評價以保證制度的合理性、可行性，也是為了激勵文秘人員的更好追求，提升自身工作技能的動力，四也要盡可能的完善文秘人員的語言組織能力，讓文秘人員采用簡潔語言，避免合適的的詞語出現，加強對辦公系統實踐的監督，不斷提高辦公室文秘的綜合管理水平。要注意對工作的嚴格把控，以團結勤懇的工作態度來對待文秘這項職務，要形成優秀的企業文化和工作作風。

（四）加強辦公室文秘工作細節上的處理

因為文秘的工作都是比較繁瑣復雜的，因此身為文秘人員要經常面對各種各樣的問題，在面對問題時要做到沉著穩定的狀態，在問題到來時要時刻保持精益求精的態度，穩扎穩打的做好本職工作，面對多樣的文秘工作內容要正確對待和加強細節的關注，對文秘工作的細節、過程進行剖析，一方面是為了能夠更好的找出關鍵問題;另一方面是為了帶動其他人員養成注意細節的習慣，想做好文秘這項職務就要認真的對領導下達的任務進行細致化的完成，以及做到可以準確的將指示傳遞下去，文件傳閱時也要注意保障文件完整無缺的傳遞下去，不能出現遺漏的狀況。

結論

關于如何提升辦公室文秘的工作素質就要從多方面入手，但有一點是必須要遵守的就是要時刻牢記初心和使命，要始終處于學習的狀態以及關于創新的態度。緊跟時代的變化，而不是原地踏步。辦公室文秘的個人綜合素質的提升不管是對文秘個人還是對企業的發展都有很大的幫助，而且文秘的個人工作能力要做到開口能講、提筆能寫、遇事能辦，就會對企業以后的發展有很大幫助。企業也要通過有效的措施，提升文秘工作的綜合水平。

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