高校學院辦公室主任的綜合素質提升方法研究

袁泉

◆摘? 要：高校二級學院辦公室主要職責是幫助院級領導和師生的溝通、實現學院與社會的交流，由此可見二級學院辦公室對于學院和學院師生的發展起著重要的作用，因此作為二級學院辦公室的主任也肩負著艱巨的任務。為了學院與師生的穩定良性發展，提高二級學院辦公室主任的綜合素質成為了學院建設的首要任務。本文通過對二級學院辦公室主任工作過程中面臨的問題進行了剖析，并對如何提升高校二級學院辦公室主任的綜合素質進行了簡單的探討，希望對于高校二級學院提高辦公室主任的綜合素質提供借鑒。

◆關鍵詞：二級學院;辦公室主任;綜合素質;提升

二級學院辦公室的定位是二級學院組織機構的一部分，日常幫助院級領導制定和發布決策，協調學院與師生的關系，幫助學院來接待校外客人等多種工作。在高校發展規模的不斷擴大下，學校學院的建設數量也在增多，很多新興的部門也在不斷建設，這樣就加大了二級學院辦公室的任務量，且每項任務都很重要，這就對二級學院辦公室帶來了巨大的挑戰，對于學院辦公室主任也提出了更高的要求。想要二級學院辦公室協調好整個學校的關系，促進學院與師生的穩定良性發展，這就需要二級學院辦公室主任不斷提高自身的綜合素質。

一、二級學院辦公室主任工作過程中面臨的問題

（一）對于職能分工的不明確

很多二級學院辦公室主任認為當前的辦公室人員不能滿足當前學院的建設工作。出現這種情況的原因有下面幾種情況：

1.新課程改革的不斷深入，二級學院的建設數量在不斷增加，隨機帶來的工作量也在呈幾何方式的增長，但是二級學院辦公室的建設步伐沒有跟上學院的建設步伐，這就造成了學院辦公室工作內容的龐大和繁重;

2.二級學院辦公室本身的原因造成，因為學院辦公室職責分工不明確，沒有將每一件事細分細化到每一個人。

（二）工作理念的落后

在實際的工作中，由于二級學院辦公室主任的工作理念落后，就會嚴重影響學院辦公室的工作效率，進而影響學院與師生的發展。學院辦公室主任工作理念落后的表現主要體現在下面幾個方面：

1.辦公室主任依法依規、依據校紀校規辦事的理念不足。辦公室主任依法依規、依據校紀校規辦事的理念不足直接影響到學院的法治建設。在實際的工作中，有的是依據經驗和慣例來做事，有的是完全按照領導的意思辦事，有的是根據自己的心情來做事。

2.辦公室主任對于先進理念的認識不足。現在擔任辦公室主任的人年齡都偏大，也沒有什么輪崗工作的機會，就會讓辦公室主任形成一種固定的思維與處世方式，讓他們不愿意去了解和認識新的理念。這就導致了二級學院辦公室工作與新理念的沖突。

二、提升二級學院辦公室主任綜合素質的策略

（一）加強辦公室主任的素質、能力和意識的培養

1.培養辦公室主任的五種素質

提高辦公室主任的政治素質、道德素質、業務素質、文化素質和身體素質。辦公室主任的政治素質提高可以幫助主任凝聚辦公室的人心，有效領導下屬，保障辦公室工作的順利進行;辦公室主任的道德素質提高可以讓主任在做事時嚴格規范自己，保證自身在二級學院辦公室的威信;辦公室主任的業務素質提高可以幫助主任更加熟悉辦公室的工作范圍和對自己工作的了解，可以對各項工作進行最佳的指導;辦公室主任的文化素質提高可以幫助主任對于辦公室管理的得心應手;辦公室主任的身體素質提高可以幫助主任在面對繁忙的工作室更好地勝任。

2.培養辦公室主任的五種能力

提高辦公室主任的處世能力、寫作與表達能力、組織管理能力、溝通協調能力和開拓創新能力。辦公室主任的處世能力可以幫助主任讓他們處事更加豁達，更加謹慎，待人更加真誠，會讓他們在調節學校各種關系的時候更加容易。辦公室主任的寫作與表達能力可以幫助主任提高口頭表達和書面表達能力，讓他們在寫公文的時候減少不必要的錯誤。辦公室主任的組織管理能力可以幫助主任更好的對辦公室人、物、事進行管理，讓辦公室按照自己的指定的方向努力來提高辦公室的工作效率。辦公室主任的溝通協調能力可以幫助主任更好的與人交流，了解辦公室職員的實際情況，實現人員配置的最佳化。辦公室主任的開拓創新能力可以幫助主任更好的學習新的知識，因為現在知識的更新換代非常快，如果辦公室主任不主動去接受并創新的話就會被社會所淘汰。

3.培養辦公室主任的四種意識

提高辦公室主任的大局意識、責任意識、公仆意識和服務意識。辦公室主任的大局意識可以幫助主任能夠站在全局去思考問題，可以把主任的注意力放在那些重要的事件上。辦公室主任的責任意識可以幫助主任在日常工作中盡可能的多去做一點來幫助院級領導減壓。同時還有助于主任做事大事不誤，小事不漏的習慣養成。辦公室主任的公仆意識可以提高主任的事業心、責任感的敬業精神，可以讓主任在工作時全身心的投入工作。辦公室主任的服務意識可以讓主任更好的為院領導分憂解難，把辦公室工作領導好。

（二）加強辦公室主任的實踐

只有將工作投入到實踐中，做出成績才具有說服力。辦公室主任擔負著協助院領導進行決策的制定和發布，所以辦公室主任就要把日常的工作做到最佳。所以辦公室主任要深入到學院的師生中多交朋友，不放過每一個可以調查的對象。

三、總結

通過上文的講述，可以發現高校二級學院辦公室主任在高校是一個很重要的位置，主任直接負責的學院辦公室對于學院中領導與師生的聯系、學院與社會的聯系都很重要，也關乎著學院與學院師生的發展，所以想要實現學院的良好發展與建設就需要不斷提高高校二級學院辦公室主任的綜合素質。本文對于提升高校二級學院辦公室主任綜合素質策略的探討只是個人見解，但是在實際的辦公室主任綜合素質強化中還需要學校、學院、領導、師生的共同努力。

參考文獻

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