普通高中會議效能的調研和問題應對策略

沈曉云

【摘要】高效能的學校會議，對于發現和解決工作中的問題，提高工作效率，完成工作目標有重要意義。然而普通高中會議效能的現狀存在頻率高、耗時多、效能低下的問題。文章針對這一情況進行了深入的摸底調查，從時間因素、組織者因素、參會者因素等方面分析了原因并提出了應對策略。

【關鍵詞】學校會議;效能低下;原因;應對策略

學校會議是學校管理中進行決策、交換信息、解決問題的手段。本文中，筆者為了使問卷調查開展得更順利、更明確，把學校會議界定為三人或三人以上參加的、時間超過十分鐘的、內容與學校工作有關的聚會討論。

普通高中學校會議的效能如何？怎樣才能開好會？帶著這些問題，筆者面向杭州地區的普高教師進行調研，回收有效答卷432份，經過分析和總結，得出如下結論。

一、普通高中會議效能現狀：會議頻率高，耗時多，效能低下

根據統計，按每個學期20周（100個工作日）計算，那么一位校級領導在一學期中花費在會議上的時間是83.6小時，相當于10.45個工作日（占工作日總量的10.45%），主觀感受中無效會議時間是34小時，相當于4.25個工作日（占工作日總量的4.25%）;一位中層領導在一學期中花費在會議上的時間是78小時，相當于9.75個工作日（占工作日總量的9.75%），主觀感受中無效會議時間是35.2小時，相當于4.4個工作日（占工作日總量的4.4%）;一位班主任在一學期中花費在會議上的時間是50.4小時，相當于6.3個工作日（占工作日總量的6.3%），主觀感受中無效會議時間是24.6小時，相當于3.07個工作日（占工作日總量的3.07%）;一位普通老師在一學期中花費在會議上的時間是43小時，相當于5.38個工作日（占工作日總量的5.38%），主觀感受中無效會議時間是21.6小時，相當于2.7個工作日（占工作日總量的2.7%）。

二、普通高中會議效能低下的影響因素

（一）組織者因素

1.會議準備不充分。當被問及“大部分時候，會議組織者是否為會議做了準備”的時候，10%的老師選擇了“很充分”，43.8%的老師選擇了“較充分”，46.2%的老師選擇了“較草率”。可見，會議組織者在會議的準備工作上還有進一步提高的空間。沒有采用書面會議資料也是準備不充分的主要表現之一，95.2%的老師表示學校會議多數沒有采用書面會議資料。

2.會議的流程不合理。主要體現在會議流程機械刻板。比如，年級組長已經比較明確地提出了會議的要求，教務主任要補充幾句，接著副校長繼續補充，最后校長還要總結發言……而層層發言大部分內容相互重復，各個發言者在準備時并沒有相互通氣。這種按職務發言的刻板會議流程浪費了老師們寶貴的時間，影響了會議效能。

3.會議形式單調。問卷調查顯示，學校會議的形式大部分是“全體會議、小團體會議、群組討論”等傳統形式，比較單一，往往需要一群人聚在一起，在同一時間同一地點共同完成，在普高這樣教職員工眾多、工作時間安排交叉性明顯的單位有很大的局限性。因此，這一因素也在一定程度上影響了會議的效能。

4.會議發言長篇大論。調查顯示，在可能影響會議效能的因素中，67.1%的老師選擇了“領導講話長篇大論”，而該項在“您最不能容忍的會議現象”調查中也有13.8%的老師選擇。可見，會議發言者隨心所欲的長篇大論也是學校會議中比較突出的問題。

（二）參會者因素

1.參會者與會議內容無關。訪談中，很多老師都表示曾有過這樣的經歷：開了半天會，結果發現開會的內容和自己毫無關系或者與自己有關的內容很少，開會過程中也只是發呆看手機打發時間，浪費了寶貴的工作時間。問卷調查中，有32.4%的受訪者認為影響會議效能的一個重要原因是“參會者與會議內容無關”。

2.參會者未能積極參與討論和決策。學校會議的功能在多數時候只是傳達決策者已經做出的決定，僅起到布置任務的作用。而在通信和社交平臺如此發達的今天，這項功能完全可以通過手機、電話、網絡來完成。開會時大家坐在一起討論，不斷優化決策的這一過程有沒有實現？65.2%的老師表示，開會時“大部分時候只是機械地接受指示”，并沒有積極參與討論和決策。

3.會議紀律糟糕。主要體現在會議過程中參加會議的成員參與度不高，自顧自看報紙、批作業、備課、聊天、看手機等，影響了會議精神的傳達。問卷調查中，有38.1%的受訪者認為，會議紀律糟糕是影響會議效能的因素之一。

4.參會者對會議的抵觸情緒。當被問及“您認為開會對您的工作有幫助嗎？”時，僅11.4%的老師選擇“很有幫助”，28.6%的老師選擇了“較有幫助”，52.9%的老師認為“偶爾有幫助”，還有7.1%的老師甚至認為“幾乎沒有幫助”。當被問及“開會對您的工作有影響嗎？”的時候，45.7%的老師認為“有，常常與其他工作沖突”，37.6%的老師認為“有，牽制時間精力”，16.7%的老師認為“有，突然開會影響心情”，沒有一位老師選擇“沒有影響”。

我們當然不能否認學校會議在上情下達和下情上傳及布置工作等方面不可替代的作用，但從問卷調查的結果來看，受訪的這些老師對學校會議的功用還是持保留態度的居多。

三、普通高中學校會議效能低下的問題應對策略

（一）時間因素

1.合理安排會議時間。盡管普高教學任務重，老師的時間很難協調，但組織者應盡可能避開中午、傍晚或晚上老師下班休息時間來開會，否則不僅不符合《中華人民共和國勞動法》的內在精神，也沒有考慮到普高老師工作時間長、壓力大的實際生存狀態。組織者應在學期初制訂教育教學總計劃，在時間安排時大致預留出公共的開會時間。

2.盡可能減少會議數量。調查顯示，老師們每周能承受的會議次數如下：選擇“1～2次”的占68.1%，選擇“3～4次”的占29%，選擇“5～6次”的占2.9%。大部分老師希望每周只開一兩次會，最多不要超過四次。就目前學校會議的情況來看，還要精減大約一半的會議數量才能達到這個期待值。各職能部門之間要多交換信息，辦公室做好統籌，盡可能合并議題，將每次開會的價值最大化。

3.盡可能壓縮會議時間。當被問及“您能接受的會議時間最長是”，23.3%的老師選擇了“0.5小時以內”，62.9%的老師選擇了“0.5小時～1小時”，13.3%的老師選擇了“1小時～1.5小時”，4.3%的老師選擇了“1.5小時～2小時”，另有1%的老師選擇了“2小時以上”。由此得出結論，學校會議的時間最好控制在1小時以內，會議準備階段應充分考慮各方面因素，壓縮流程，使會議能準時結束。

4.會議必須按時開始和結束。開會時間一旦確定，便是大家需要共同履行的契約，組織者應充分重視，參與者也要有守時的意識，確保學校會議的權威，能在規定時間準時召開。尤其值得注意的是，學校會議應進一步規范，組織者除了規定開始的時間，還應明確會議的基本時長，按時結束。

（二）組織者因素

1.認真做好會前準備。組織者應對會議充分負責，提前做好準備，有必要的話還應提前分發書面會議資料。必要時會議流程和內容應至少提早2～3天發送給與會者，這樣可以使與會者對主要議題有一個初步了解和事先準備，便于集思廣益。

2.合理安排會議流程。合理安排會議流程，就是明確會議進行的步驟，一般而言，應遵照先“緊急、重要、普遍性”，后“不緊急、次要、個別性”的先后順序。會前擬定規范的會議議程，詳細寫明具體要討論和解決的問題。

3.創新會議形式。除傳統的“全體會議、小團體會議、群組討論”形式，學校會議還可根據實際情況，利用現代信息技術，采取“電話會議、視頻會議、網絡會議”等新形式，達到節約時間、提高效能的目的。

4.對各議程進行時間量化。為了使會議更加規范高效，有必要對每個議程都進行時間量化，會前要告知相關組織和發言人員各環節的時間安排，避免長篇大論。

（三）參會者因素

1.嚴格選擇與會人員。開會不可興師動眾，敲鑼打鼓，搞形式主義。選擇與會人員時應嚴格控制人數，一般來說需要參會的是以下四類人：一是對會議主題負主要或直接責任的人員;二是對相關議題有決策權的人員;三是落實會議決策的人員;四是對相關議題有豐富經驗和知識的人員。其他人員能不參會的盡量不參會，與會議相關性不大但確需交流的情況盡量通過個別交流的方式來完成。

2.激發參會者的熱情。會議的功能不僅僅局限于布置工作，傳達決策，通過集思廣益使問題得到全面深入的分析也是重要功能之一，而這依賴于與會者的積極參與。因此，在會議實施過程中應盡可能做到民主，問題的提出應盡可能采取開放的形式，以激發與會者的想象力，使參會者真正以主人翁的姿態投入到會議中來。

3.做好會中控制。為確保會議順利高效地進行，控制好會議進程，做好會中控制，維持好會議紀律也是關鍵因素。會前應明確會議的流程和紀律，會議進行過程中對會中出現的紀律問題也應及時指出和溝通。

四、結語

普通高中的老師工作量大，每個班四五十名學生，每名學生都期待老師投入更多的時間和精力來關心其成長。同時，普高段高考升學壓力大，老師需要投入比其他學段的老師更多的時間鉆研業務，不斷提高教育教學水平。此外，培訓學習需要投入時間，教科研需要耗費精力。因此，在開會這件事上，普高的管理者和教育行政部門要充分重視，要給一線老師減負，減少不必要的時間和精力損耗，不斷提高會議效能，保證會議質量，由此提高學校的綜合管理能力，辦好人民滿意的教育。

【參考文獻】

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