試論加強高中學生檔案管理的幾點思考

王敬

摘要：高中學生檔案是高中學校檔案必不可少的重要組成部分，無論是對學校的管理還是對學生個人來說都至關重要。高中學生檔案為高校招生考試錄取工作提供重要參考依據。高中學生檔案又是單位人事檔案的重要組成部分，是為適應國家和社會選拔優秀人才聘用考核的主要依據。因此，檔案對高中生具有不可替代的作用。在高中學生即將步入大學時，高中學生檔案為高校及時提供學生的普通高中學業發展能力水平。本文以我國高中學生檔案管理為主要研究對象，根據歷年來對高中學生檔案管理的相關工作實踐經驗，提出了相關的管理措施，僅供參考。

關鍵詞：高中生;檔案管理;思考

引言

高中學生檔案不僅是用來記錄在校學生整個學習過程及綜合素質的成長學習評價過程，同時也是學生今后參加綜合評價招生、教育部強基計劃、普高招生參考、高校入學的重要參考依據。是指導學校有效規范教育辦學管理行為及促進學科教學質量不斷提高的重要依據手段。高中學生檔案主要是學生在高中學習時期的個人成長的發展記錄及教師對學生的整體評價，其內容是學校教學人員了解和及時掌握高中學生基本學習情況的重要信息渠道，也是高中階段衡量學生畢業的重要依據。同時它本身也是高中學生申請大學入學的真實情況收集記錄。加強相關的檔案管理不僅能夠提高高校的招生質量，同時也能促進學校辦學水平技術的提升以及教學質量的提高。

一、全體重視，完善檔案

高中學生檔案主要包括基礎信息（如姓名、性別、出生日期、民族、身份證號碼、政治面貌、家庭成員、學籍等）、任職情況、獎懲情況、思想品德、學業水平、身心健康、藝術素養、研究性學習、職業體驗、社會實踐等。真實反映了學生整個高中階段學習生活及綜合發展情況，為高中、大學乃至將來的用人單位查詢學生歷史資料提供可靠的依據。在近些年來，高中生的檔案管理也出現了較多的問題，在學生檔案管理工作中，最為突出的問題就是學生檔案信息不全面，內容不準確，造成這種特殊情況的一個主要原因是學校、家長和學生對學生檔案信息的收集不重視，直接影響了學校對學生檔案的管理工作。收集的基礎信息不夠全面準確，少數學生仍使用以前收集錄入的基礎信息，家長的姓名、住址等基本信息發生了變化，學校教務部門未能定期更新學生基本信息，家長、學生未能按時收集保存上傳平時的成長檔案材料，導致了學生檔案信息管理采集不夠準確、全面。為有效改變這種尷尬情況，學校、教師和學生家長必須高度重視學生的個人檔案，加大對高中學生檔案管理知識的宣傳教育力度，學生檔案的組織整理具有極強的時效性，直接影響到學生能否順利高中畢業，因此每學期在規定的時間段內學校應安排專人負責指導學生對檔案信息進行收集和整理。確保學生檔案數據完整無誤。加強對高中學生檔案信息管理的認識重視度。[1]

二、紙質檔案與電子檔案相結合，提高效率

近年來，隨著我國科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟。當前社會高速發展帶來的相關的戶籍政策、高考政策改革，使得很多外來務工人員的子女和外籍學生大量涌入，很多學生的家庭地址及聯系方式發生了變化，時間一長，將產生大量的文件和數據沒有得到及時的更新，造成原有的檔案信息與現在的實際情況并不相符，那么靠原始人工管理學生檔案的方式就顯得效率很低，如果學校有事情按照原有信息通知學生，那么學生將無法獲取準確的信息內容，這對于學生的發展以及學校檔案管理工作的效率而言十分不利。對于查找、更新和維護檔案都帶來了不少的困難。為完善學生的檔案帶來較多的不便。這就不能滿足當今學校和學生的需求。信息技術的出現，為高中學生的檔案管理工作帶來了機遇和挑戰，對相關的管理工作要求逐漸升高。檔案管理工作者使用信息技術手段對學生檔案信息進行采集與管理， 對學生的檔案信息進行電子存檔，整理和完善學生的檔案。對學生的檔案信息內容進行不斷地完善，對于學生信息發生變化的，要進行及時地更新，做好相關的檔案存檔。這是人工管理紙質檔案所無法比擬的優點。例如： 查找方便、檢索迅速、存儲量大、可靠性高、保密性好、壽命長、成本低等。這就能夠極大地提高學生檔案管理效率，也是學校檔案管理科學化、正規化與世界接軌的重要條件。與此同時，檔案管理工作者也需做好相關的紙質檔案備份，對于紙質檔案中，要求學生填寫清楚自己的姓名、性別、身份證號、家長聯系電話、具體的家庭住址等，在學生登記完成后，與電子信息檔案進行核對，對于其中出現問題的地方，及時地聯系學生更改，在最大程度上確保學生檔案的準確性。此外，對于紙質檔案的保管也應做好相關的記錄，將其以班為單位建檔存放，方便日后進行查閱。

三、健全機制，責任到人

近年來，我國高中學生日益增多，也帶來了許多相應的管理問題。高中學生檔案是學生的第一份檔案材料，其重要性不言而喻，學生檔案的內容也越來越系統、規范。高中學生檔案的運行管理還存在著巨大的困難，這也加大了部分學校學生檔案管理人員的工作難度，一些學校往往缺乏專職的檔案管理員和完善的制度以及管理機制來管理全部學生檔案，所謂"無規矩不成方圓"，建立一套完善的學生檔案管理者的工作規范制度才能有效地促進學生檔案管理者在工作中的規范化，并利于實現高效的學生檔案管理。學生檔案的質量與品質直接影響著學生將來的發展。此外，學校在研究建立健全檔案規章制度時，首先就是要充分明確檔案管理員個人管理職責，讓學校各級各處都充分重視在日常檔案工作中各職能部門關于學校檔案的整理收集、編研、歸檔等工作的職能，充分保證學校檔案管理人員的工作質量，這是保證開展學校檔案管理工作順利正常運行的必要管理和有利條件。再者，學校應當通過建立一個領導工作小組來組織管理全校檔案管理工作，由現任校長作為組長，各相關部門主要負責人作為主要領導小組成員，將各項工作有效率地開展，同時還需配備專職學校總檔案管理員、各部門檔案管理員、專職學生檔案管理員和其他兼職檔案管理工作人員，責任落實到人，人員全部安排合理到位才能有效率地保障學生檔案管理各項工作的順利開展。

結語

綜上所述，深入開展有效的高中學生檔案管理對逐步提升學校教學質量及提高學校檔案管理水平等都有著至關重要的作用。本文主要根據學校檔案管理人員的工作，從高度重視學校檔案管理，收集開發歸納，健全檔案體制管理機制，這幾個主要方面對其進行梳理闡述，以期能夠提高高中學生檔案管理的質量。

參考文獻：

[1]杜泉貞. 試論加強高中學生檔案管理的幾點思考[J]. 蘭臺內外， 2019， No.251（14）：30-31.