集團型企業(yè)合同管理體系研究

吳亞捷

摘 要：合同管理在集團型企業(yè)經(jīng)營管理中重點和難點工作之一，科學(xué)合理的合同管理體系可以有效提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力。本文簡要分析集團型企業(yè)合同管理現(xiàn)狀及問題，并對合同管理體系的完善提出了建議。

關(guān)鍵詞：合同管理;問題;建議

一、引言

隨著市場經(jīng)濟的合同是重要法律文書，是企業(yè)經(jīng)營成果的重要體現(xiàn)和載體。能否把好合同管理關(guān)，是制約企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要因素。因此，集團型企業(yè)在經(jīng)營管理必須要將合同管理提升到戰(zhàn)略高度，重視合同基礎(chǔ)管理工作，完善合同管理體系，落實管理牽頭部門，加強合同準備、簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除等各個階段的風(fēng)險管控，各業(yè)務(wù)部門和經(jīng)營單元應(yīng)形成合力，共同做好合同全生命周期管控。

二、集團型企業(yè)合同管理存在的問題

（一）共性問題

一是合同管理制度形式化，不能有效落地。在實際合同管理過程中，合同管理流于形式，具體表現(xiàn)在合同管理相關(guān)部門職責沒有制度支撐，權(quán)責不清晰，管理存在“真空域”;重“簽訂審核”輕“履行監(jiān)管”合同管理缺乏系統(tǒng)性。

二是不重視合同相對方的資信審查。在重“效益”輕“管理”的背景下，為了順利簽訂合同，往往忽視的對合同相對方的主體資格合法性、營業(yè)范圍的適格性、代理人是否有權(quán)性、是否具有相應(yīng)的支付、交貨、技術(shù)、生產(chǎn)等能力以及歷史履約信用等進行核查，導(dǎo)致相對方后期履約出現(xiàn)問題，合同無法繼續(xù)履行。

三是不重視對合同文本的全面性審查。合同審核不是一個部門獨立完成的，往往需要法律部門、財務(wù)部門、科技部門、業(yè)務(wù)部門等互相協(xié)作，從不同專業(yè)角度共同審查，才能判斷合同是否完善，是否沒有疏漏。但是大部分企業(yè)往往認為合同審查是法律部門的責任，但法律部門不是萬能的，合同法律審查的實質(zhì)僅僅是合同的合規(guī)性和合法性審查，對于合同的價格、工期/交貨期、技術(shù)指標等的合理性是無法準確把關(guān)的。

四是忽視合同簽署人的代理權(quán)限審查。合同簽署時，企業(yè)往往只重視公章或合同章，往往忽略了簽署人的權(quán)限，憑主觀判斷簽署人是否有權(quán)代理，而不要求簽署人提供授權(quán)委托書和身份證明。

五是合同履行缺乏監(jiān)管。主要表現(xiàn)在：合同變更隨意，往往采用口頭形式，缺乏書面協(xié)議作為支撐;合同履行情況只掌握在業(yè)務(wù)人員手中，管理部門缺乏有效跟蹤關(guān)鍵進度節(jié)點的手段。

六是不重視合同檔案管理。一方面在合同簽訂后不重視原件留存，另一方面在合同履行過程中忽視了履行過程文件、紀實文件的留存與保管，這些都可能導(dǎo)致合同發(fā)生爭議時，沒有足夠有效的證據(jù)資料作為支撐而敗訴。

（二）個性問題

一是集團總部對所屬合同企業(yè)管控越權(quán)，突破法人治理邊界。合同簽署一般屬于企業(yè)經(jīng)理層決策范疇，部分集團型企業(yè)“強管控”模式，要求所屬單位重大合同提級審核，這樣可能導(dǎo)致“刺破法人面紗”，也不利于劃分集團總部和所屬單位的管理責任。

二是集團總部對所屬單位重大合同管理信息化程度低。基于“戰(zhàn)略+財務(wù)”的管控模式背景下，集團總部對所屬單位重大合同管控還停留在紙質(zhì)信息報送，人工統(tǒng)計階段，很難快速、準確為管理層提供決策數(shù)據(jù)。主要體現(xiàn)在：缺乏重大合同動態(tài)履行數(shù)據(jù)，導(dǎo)致對重大合同關(guān)鍵節(jié)點的履行情況不能及時掌握;對于重大合同風(fēng)險無法第一時間采取有效的應(yīng)對措施。

三、完善合同管理體系措施

（一）建立健全合同管理組織體系

合同管理組織體系為合同管理提供了隊伍保障。第一，經(jīng)理層要高度重視合同管理;其次，合同綜合歸口管理部門、業(yè)務(wù)歸口管理部門、合同承辦機構(gòu)要發(fā)揮好合同管理的協(xié)同配合作用，綜合歸口管理部門要強化頂層設(shè)計，擬訂合同管理工作體系方案，完善合同管理基本規(guī)章制度;業(yè)務(wù)歸口管理部門擬訂和明確業(yè)務(wù)涉及的合同管理實施細則或操作流程;合同承辦機構(gòu)（各業(yè)務(wù)部門或經(jīng)營單元）要做好合同風(fēng)險的“第一道防線”。最后，各級合同管理專員要嚴格按要求落實制度、規(guī)定等，把好合同管理第一道關(guān)口。

（二）建立系統(tǒng)完備的合同管理制度

系統(tǒng)完備的合同管理制度是實現(xiàn)合同全生命周期管理的基礎(chǔ)。系統(tǒng)完備的合同管理制度應(yīng)當實現(xiàn)管理職責和管理流程的統(tǒng)一，既為管理部門和人員開展工作提供責權(quán)保障，又為合同全生命周期管理提供了依據(jù)，以實現(xiàn)有效的全流程管控。因此，制度內(nèi)容應(yīng)當包含管理部門及相關(guān)職責、審批程序及權(quán)限、授權(quán)委托管理、履行監(jiān)督、糾紛處理、臺賬及統(tǒng)計報表、備案與存檔、考核及獎懲等內(nèi)容。

（三）強化合同履行風(fēng)險監(jiān)控力度

合同履行風(fēng)險監(jiān)控是合同管理中的難點工作。一是定期開展合同管理的監(jiān)督檢查工作。對合同管理制度落實、合同訂立、履行及履行終結(jié)分析、基礎(chǔ)管理工作、合同標準文本使用、合同管理信息系統(tǒng)運行等進行檢查，總結(jié)典型經(jīng)驗，查找主要問題，提出整改要求，促進合同管理整體水平提升。二是做好合同動態(tài)統(tǒng)計分析工作。定期對合同履行的總體情況和合同履行的具體情況進行分析評估，及時發(fā)現(xiàn)合同履行、合同管理和企業(yè)經(jīng)營管理中存在的隱患，提出改進意見和建議，為經(jīng)營決策提供支持。三是加強合同信息化管理，建立并應(yīng)用合同信息化管理系統(tǒng)平臺，逐步實現(xiàn)合同審核、簽訂、履行、結(jié)算等業(yè)務(wù)網(wǎng)上運行，逐步實現(xiàn)對合同履約等行為進行動態(tài)監(jiān)控、分析和管理。

（四）加強合同檔案管理

合同檔案管理是合同管理的重要環(huán)節(jié)之一。合同檔案不能僅僅簡單理解成合同原件，還應(yīng)當包括合同簽訂前準備材料，如招投標文件、前期洽談紀要等;合同履行過程文件，如會議紀要、往來函件、交貨憑證、驗收憑證等，這些文件是合同簽訂、履行過程的原始證明，也是糾紛案件最有力的原始證據(jù)。因此，應(yīng)當建立合同歸檔機制，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記并保存合同的調(diào)查、談判、訂立、審核、簽署、履行和變更、終結(jié)等相關(guān)的材料，包括但不限于會議紀要、電子郵件、信件、傳真以及口頭交流的書面記錄等。在加強合同檔案管理的同時，還應(yīng)當注重合同信息保密工作，未經(jīng)批準，任何人不得泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或企業(yè)的商業(yè)秘密。

四、結(jié)語

合同管理在當代企業(yè)經(jīng)營管理中占有極其重要的地位，因此強大有力的組織體系、系統(tǒng)完備的制度體系、運行有效的合同監(jiān)管機制、健全完善的檔案管理，才能構(gòu)建系統(tǒng)化、精細化、高效化的全生命周期合同管理體系。

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