區塊鏈視域下高校國有資產檔案管理研究

王文君 冉棟剛 付慶玖 劉淑云 劉洪顏

摘要：教育信息化大背景下，探討基于區塊鏈提升和加強高校國有資產檔案管理的策略。在對區塊鏈技術應用于高校國有資產檔案管理的技術特征研究的基礎上，分析了高校國有資產檔案管理現存問題，從區塊鏈的視角提出建立區塊鏈“大資產”管理體系，提高管理意識；推進區塊鏈與業務系統融合，打通數據孤島；建立區塊鏈適應性保障機制，提升安全管理水平；構建基于區塊鏈的全周期管理平臺，提高管理效能；加強區塊鏈參與共享管理，提升檔案資源價值轉化率等管理策略，為提升高校國有資產檔案現代化管理能力和管理效能提供參考。

關鍵詞：區塊鏈 高校 國有資產 檔案管理

引言

高校國有資產檔案管理水平是高校國有資產現代化治理能力的重要體現。檔案信息資源是戰略性資源，不僅能為領導層決策提供重要的數據支撐，還是高校教學科研等各項工作高效開展的重要基礎和條件保障。信息技術的快速發展促使高校國有資產檔案管理工作朝著電子化、信息化的方向延伸，高校國有資產檔案管理借勢信息化雖然取得了長足的進步，但國有資產檔案資源管理效率以及開放共享效能仍然不高。在高?！半p一流”建設和“由大到強”歷史性轉變的新形勢下，現行檔案管理模式已無法很好地適應高校建設發展的需求。2019年10月24日，習近平總書記關于“要探索利用區塊鏈數據共享模式、發揮區塊鏈在促進數據共享方面的作用”的重要指示，為推進科學數據等各類科技資源的精細管理和開放共享指明了前進方向[1]。

區塊鏈技術是一種集成創新技術，它能通過新結構的整合和去中心化的方式實現每個節點共同維護整個系統[2]。區塊鏈的核心技術主要包括數據存儲、網絡協議、共識機制、加密算法和智能合約，此類技術在強化多部門協同效率，優化簡化業務程序，促進資源開放共享，提升資源價值和利用率等方面具有重要作用[3]。我國已將區塊鏈作為重大項目列入“十四五”規劃，將區塊鏈發展上升為國家戰略?，F階段，區塊鏈已被廣泛應用到金融、能源、物流、公共事務、資產交易和互聯網等多個領域，影響并改變著人們的思想認知和行為管理方式。在“雙一流”建設和深化“放管服”改革的大背景下，通過引入區塊鏈助力高校國有資產檔案管理能力的提升和檔案資源共享效益的最大化，是信息時代檔案治理能力提升的創新路徑和重要舉措。

一、區塊鏈參與高校國有資產檔案管理的技術特征

（一）去中心化，檔案管理更高效便捷區塊鏈的去中心化和分布式特征可有效解決元數據存儲瓶頸和單點故障問題，每個區塊都通過前一個區塊的哈希加密信息對交易信息進行校驗，使鏈上產生的數據被記錄保存在一個個的節點中，每一個節點都可以對區塊（數據塊）進行維護，任一節點出現故障，其余節點仍可正常工作，且每次進行數據更新時均須網絡中其他用戶的允許。國有資產檔案是不同形式國有資產歸口主管部門檔案的集成，去中心化的分布式記錄和存儲方式能更好地解決各部門之間以及部門內部信息不兼容的問題，讓檔案產生部門和檔案主管部門都能參與到檔案的更新和維護中，形成一個分布式、受監督的檔案網絡管理平臺，通過協同聯動、全員參與為管理人員松綁減負，使檔案管理更加便捷、高效。

（二）防篡改，檔案數據更安全可靠

將區塊鏈的數字加密、時間戳等技術與檔案管理相融合，系統上所產生的檔案數據以及檔案數據的流通使用情況將被加密記錄在各個節點中，且每個節點所產生的數據都很難被修改或抹除，確有需要變動修改和糾偏的內容，編輯過程將被系統以類似“日志”的形式存儲到區塊中且“日志”無法被修改，區塊鏈的這種防篡改機制，不但保證了每個節點所產生的檔案信息全流程鏈上可追溯[9]，還有效增強了檔案數據的安全性和可靠性。

（三）透明可信，檔案資源共享價值更高

區塊鏈系統中每個節點上所產生的行為都可以被完整地記錄到各個節點上，每個節點都包含了校驗邏輯，節點之間不需要根據其他節點的身份進行交易的有效性判斷，能夠有效保護用戶隱私，增強鏈上信息的透明性和可信性。此外，區塊鏈的加密算法、共識機制和智能合約機制，可有效避免信息被濫用情況的發生，促進檔案資源的高效共享，提高檔案資源共享核心價值的高效轉化。

二、高校國有資產檔案管理現存問題

（一）重視度不夠，管理意識淡薄

多數高校較為重視人才培養、實驗教學和科學研究，對檔案管理等服務性工作重視度不足。因學校層面的國有資產檔案統籌管理規劃欠缺，往往造成檔案管理制度的空白，激勵約束機制的缺位，實際操作時無章可循、無據可依，無法有效調動檔案管理人員的積極性和主動性。經研究分析，大多數高校根據資產類型將國有資產檔案依托于資產歸口部門進行管理，檔案管理者大都不具備檔案專業背景也未經過專業的檔案知識培訓，對需要歸檔的國有資產的檔案范圍、檔案類型、歸檔原則、歸檔標準及檔案調閱程序并不明確，歸檔經常不規范，忽視日常工作中可能出現的歸檔問題或出現問題后無法有效的解決[4]。尤其是流動資產、無形資產和對外捐贈的固定資產，常游離于資產管理范圍以外，存在原始檔案記載收集不清、賬實不符和國有資產流失的風險。

（二）孤島式管理，信息互通困難

高校國有資產的表現形式包括流動資產、固定資產、在建工程、無形資產和對外投資等，高校國有資產實行歸口管理，不同類型的國有資產由不同主管部門負責，各主管部門根據其發展特征和需要各自建立了不同的信息管理系統，比如儀器設備管理系統、無形資產管理系統、圖書管理系統、檔案管理系統、公房管理系統、在建工程項目管理系統等，各系統建設規則、數據庫結構與流通接口不統一，標準化程度不高，造成系統間檔案信息交互和整合困難，無法進行有效的互聯互通和資源共享[5-6]。雖然部分高校檔案主管部門通過構建檔案信息管理系統對不同類型的國資數據進行統一收集和歸檔，但仍無法有效解決不同類型數據的融合問題，多采取人工錄入關鍵信息的方式進行管理，導致數據信息不全，調閱內容不完整，有效共享困難。

（三）集中式存儲，潛在安全隱患

大部分高?，F行檔案管理系統采取的是集中式的數據庫技術，無論是集中在檔案主管部門信息系統上人工錄入或自動采集的數據，還是分散存儲在不同類別國有資產主管部門信息系統中的數據，大都集中在資產管理中心統一管理[7]。在這種傳統的集中式統一管理模式中，數據查詢困難、調閱使用困難且使用情況不明確等問題頻繁，且如果出現操作失誤、數據庫故障、數據庫被非法篡改或被病毒侵染，則很容易造成數據錯誤或丟失，甚至造成數據庫被不可逆的破壞，安全風險較大。

（四）數據量龐大，管理效率低下

隨著高校的不斷建設發展，國有資產的種類和數量都呈現出不同程度的增多趨勢。以山東大學儀器設備家具類固定資產為例，2010至2020年，設備家具類固定資產數量增加了40.88萬臺件；大型儀器設備種類不斷豐富，設備單臺套價值不斷提高，伴隨的大型設備相關購置論證、使用管理、維修維護、資產盤點、變動處置等一系列檔案材料也隨之增加。面對海量的數據材料，傳統的檔案管理方式和方法無法很好地適應新時期高校國有資產檔案管理的需求，更無法滿足新時代科技創新和發展對檔案利用效率和服務效能的需求[8]。

（五）利用效率低，價值轉化率不高

檔案資源管理的最終目的是實現檔案信息的有效利用和檔案知識的有效轉化。現階段，由于檔案數據量大、類型復雜、格式多樣，現行檔案管理系統承載能力、查詢能力和處理能力遠不能滿足用戶多元化的需求。加之檔案管理過程細致化程度不夠，日常管理不到位，管理能力和技術服務水平不高等因素，導致檔案資源利用率低，檔案知識無法有效傳遞，價值轉化率不高。

三、區塊鏈視域下高校國資檔案管理策略

（一）建立區塊鏈“大資產”管理體系，提高管理意識

國有資產檔案作為國有資產的重要組成部分，是資產管理部門開展高水平教學科研及社會服務的信息載體，必須引起高度的重視和關注。教育信息化大背景下，學校應借助區塊鏈技術積極構建“大資產”管理體系，重塑國有資產管理理念，將固定資產、流動資產、無形資產及其他國有資產統一納入大資產管理系統進行集約化協同管理，以提升每位教職工的國有資產檔案管理意識和責任意識[10]。同時，在構建區塊鏈大資產管理體系的基礎上，配套與之相適應的國有資產檔案管理制度、實施細則、培訓機制、激勵約束機制及監督檢查機制等，通過政策宣傳、技能培訓、業務考核等，提升檔檔案管理員對歸檔和“區塊鏈+檔案管理”的重要性認識，以更好地激發管理人員的內生動力和發展活力，提高管理者的目標一致性、行為規范性和技術應用能力，助力高校國有資產檔案資源的高效管理和綜合使用效益的有效提升。

（二）推進區塊鏈與業務系統融合，打通數據孤島

信息技術的發展促使高校各業務部門建立了基于網絡系統的業務平臺，伴隨業務的發生，其所產生的數字檔案便隨之存儲到了各部門業務系統數據庫，經多年運行各系統累積了大量的數字檔案信息。由于各系統建立之初數據格式不統一，數據標準不規范，導致各系統信息無法兼容，系統間數據無法流通、共享。將區塊鏈技術引入國有資產檔案管理體系，首先要加強對現有國有資產檔案數字信息的研究和分析，找到區塊鏈與國有資產電子檔案之間的融合點，根據工信部發布的《區塊鏈數據格式規范》標準統一數據結構和格式，推進區塊鏈與檔案管理工作的橫向融合、縱向覆蓋。

區塊鏈技術的去中心化可有效解決各部門信息不兼容問題，通過分布式管理模式，聯動全員參與，使每個教職工都是“資產人”，參與國有資產從“生”到“死”的全過程信息變動，且在參與管理的同時享有使用的權利，可有效打破信息孤島，提升國有資產檔案管理效能。通過借勢區塊鏈推進國有資產各管理系統數字檔案的深度融合，將區塊鏈技術應用到國有資產電子檔案系統的數據存儲管理模塊、系統操作日志模塊、檔案查詢利用模塊等核心模塊，有助于構建國有資產檔案網絡化動態管理體系，促進檔案資源互通共享，開創高校國有資產檔案管理新格局。

（三）建立區塊鏈適應性保障機制，提升安全管理水平

原始記錄是檔案的本質屬性，區塊鏈技術固有的技術特征如哈希算法可以確保數字檔案信息的真實性，可信時間戳技術可以確保數字檔案的有效性，非對稱加密技術可以確保數字檔案的安全性，“集體維護性”“可靠數據庫”“防篡改”等技術特點可以在打破時間和空間壁壘的基礎上防止數據被篡改，進一步保障數據的真實有效，為國有資產檔案管理搭建一個安全保護屏障，助力提升高校國有資產檔案治理能力和治理水平[11]。高校在積極探索和應用區塊鏈技術的同時也應意識到區塊鏈的發展正處于窗口期，其監管體系還不甚完善，需要緊跟國家政策，加強對學校國有資產檔案數據存儲、查詢和提取的安全性分析，不斷完善區塊鏈應用監督體系，建立高校隱私防護、數據安全、網絡傳輸和權限管理等一系列區塊鏈應用監管機制[12]。同時發揮高校作為科技創新主體的優勢，瞄準區塊鏈發展前沿，通過自主研發或聯合創新加強區塊鏈應用的安全性和風險性研究分析，構建數據監管機制，明確主體權責，探索建立適應區塊鏈技術機制的安全保障體系，從制度和操作層面推行監管和制衡。

（四）構建基于區塊鏈的全周期管理平臺，提高管理效能

高校國有資產檔案是在國有資產管理工作中形成的一切具有保存價值的文檔資料，主要包括管理文件和技術文件[13]。借勢區塊鏈，從全生命周期的角度統籌謀劃國有資產檔案管理工作，讓國有資產活動與檔案歸檔同時進行、同步開展，才能確保檔案的完整性和可靠性。通過構建基于區塊鏈的國資檔案全生命周期管理平臺，在頂層設計時，利用區塊鏈的智能合約、共識機制和非對稱式加密技術在解決數據互通共享衍生出來的信息安全和隱私泄露問題的基礎上，建立部門間和部門內互通聯動機制，強化信息合作、技術合作、人員合作，將不同類型的國有資產檔案產生部門和主管部門耦合聯動，讓各單位共同參與到國有資產檔案的收集、更新、維護和共享中；在建章立制時，重視檔案制度建設和責任分工，建立全流程檔案工作管理體系；在系統實施時，加強全程管理和流程管控，借助區塊鏈的去中心化和時間戳機制，將國有資產各項業務操作的數據信息以區塊形式進行記錄并加上時間標記，借助梅克爾樹（Merkle Trees）機制精準跟蹤檔案信息的產生時間、產生部門、變動歷史和共享信息，時刻保持檔案數據資源的完整性和準確性，以促使分布式檔案登記管理網絡的形成，促進國有資產全生命周期網絡管理新生態的出現，有效優化歸檔程序，提高管理效能。基于區塊鏈的國資檔案全生命周期管理平臺基礎架構見圖1。

（五）加強區塊鏈參與共享管理，提升檔案資源價值轉化率

檔案管理是過程而不是目的，檔案管理的最終目的是通過對檔案的科學化、規范化整理歸檔，促進檔案資源的有效利用和開發，實現檔案知識價值的高效轉化。信息化時代，立足檔案知識價值的系統性，將區塊鏈融合運用至國有資產檔案管理中，采用區塊鏈的分布式賬本、哈希、時間戳和非對稱加密技術，構建一個全員參與、數據同步、集體維護的數字檔案共享賬本；采用區塊鏈的密碼學技術對國有資產檔案全流程參與者的個人信息及業務產生的數據信息進行隱私保護，確保端到端的安全；采用區塊鏈的數學加密算法構建終端用戶授權機制，實現每一個終端用戶對自身數據的防護管控，安全高效地助力資源共享共用；基于區塊鏈的智能合約構建更優化的國資檔案共享激勵機制，建立共享數據后評價機制，激勵參與者優化國資檔案質量，提升國資檔案價值，以更規范的行為方式開發利用國資檔案等?；趨^塊鏈的國有資產檔案調用（基本流程見圖2）提高了檔案檢索匹配效率，提升了檔案資源利用與共享的完整性和安全性，不僅有助于加強檔案資源的深度獲取和利用，還有助于開拓檔案知識的應用領域和應用程度，充分釋放檔案資源的隱藏價值[14-15]。檔案資源共享是將檔案數字信息轉化為科技創新的驅動力，在采用區塊鏈技術推動檔案資源最大化利用的進程中實現檔案資源的可重用和被增值，可有效助力國有資產檔案資源的價值實現和提升。

四、結語

區域鏈技術的發展和應用給我國高校國有資產檔案管理工作帶來了新的發展契機，也提出了新的要求和挑戰?；趨^塊鏈技術的高校國有資產檔案管理，可提高系統數據安全性和用戶參與度，增強用戶隱私保護，優化數據流通流程，并可促進業務協同辦理，聯動上下游及各環節對數據進行實時地記錄、傳遞、存儲和利用，有效破除檔案管理效能低下和信息資源共享瓶頸。區塊鏈雖已廣泛應用，但還處于發展初期，相關法律法規和政策制度還未健全，安全體系和共享機制還不完善，無論在技術層面還是在應用層面都有待提升，需要在未來實際工作中持續探索和研究，并在實踐中不斷發展和完善，以促進區塊鏈技術在檔案收集、歸檔、使用、價值轉化等方面發揮更大的作用，更好地服務創新驅動發展大勢，更有力地支撐高?！半p一流”建設和發展。

*2020年教育部產學合作協同育人項目（202002110017）；山東大學實驗室建設與管理研究重大項目（sy20201302）

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作者單位：山東大學資產與實驗室管理部