信息技術在檔案管理中的應用探究

王亞琴

摘 要：信息技術的有效應用可以使檔案管理工作獲得高水平支持。本文首先對當前檔案管理工作存在的主要問題進行了總結，并結合信息技術創新發展的背景條件，從技術性工作的角度出發，制定了檔案管理工作的改進策略。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;應用策略

引言

實現信息技術的高質量應用可以為檔案管理工作的改進提供幫助。目前，信息技術的創新推廣速度較快，實現信息技術在檔案管理中的有效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。因此，很多檔案管理人員都對信息技術的應用具備較高水平的關注。

1 信息技術在檔案管理中應用存在的不足

1.1 檔案信息化管理系統不夠成熟

檔案信息化管理系統的構建質量直接決定著信息技術在檔案管理工作中的應用水平。但是，部分企業的檔案管理人員缺乏對現有信息系統可操作性的詳細考察，沒有結合軟件開發的實際情況制定信息化技術的應用步驟，導致檔案信息化建設工作的實施無法在項目設計和需求分析方面取得進展，也使得信息化系統的安全性與穩定性難以得到有效維護。一些檔案信息化管理系統的建設雖然進行了需求分析，但缺乏對需求說明書的規范化設定，未能對檔案信息化管理工作的主要原則進行總結，導致檔案管理標準化體系的建設價值難以得到體現，也使得動態性管理方法難以在檔案管理工作中實現普及推廣。一些檔案信息化管理系統在具體建設的過程中，缺乏對系統擴展性特征的有效分析，沒有結合系統功能特點進行數據模型的創新設計，難以保證信息化技術在檔案管理工作中發揮作用。一些檔案管理信息系統的建設對于計算機軟件的開發經驗吸收應用存在不足，檔案管理技術的設計缺乏對系統建設過程的創新調整，導致檔案管理的基礎性工作和信息技術難以得到高質量的結合，無法在檔案管理業務模式創新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統所具備的應用價值無法實現高水平開發。

1.2 檔案數據檢索質量較差

數據檢索質量直接影響著檔案信息的應用水平。然而，部分企業雖然推進了檔案數字化管理，并對信息技術進行了推廣應用，卻缺乏對檔案檢索目錄的高質量設計，使得信息技術在檔案管理工作中的普及無法獲得更高質量的外部支持。部分檔案數據檢索工作的實施對于可視化分析技術缺乏足夠的關注，沒有使用圖表方式實現對檔案數據的有效展現，導致檔案信息的處理舉措無法得到相應的調整創新。

1.3 檔案服務能力缺乏有效拓展

部分檔案管理人員缺乏對檔案服務能力建設工作的重視，導致新型信息技術所具備的突出應用優勢無法得到顯現。一些檔案服務能力的建設工作對于檔案信息所具備的應用價值分析不夠完整，缺乏對數據挖掘技術的應用，沒有從信息全文檢索需求的角度出發，對信息集成技術進行合理使用，導致檔案的檢索效率及精準性無法得到提升，難以為檔案服務功能的充分拓展提供幫助。一些檔案管理人員在應用信息技術的過程中，對于數據資源的錄入和整編缺乏必要重視，沒有對檔案管理系統各類權限進行合理設置，導致檔案借閱管理及報表制作等基礎性工作無法得到改良，檔案數據的備份以及系統維護等業務難以得到信息技術的高水平支持。一些檔案服務功能體系的構建對于網上信息查閱渠道的重視程度較低，未能對網頁檢索功能進行充分開發，無法保證檔案信息所具有的重要價值得到全面利用。

1.4 檔案信息資源缺乏有效整合

檔案信息資源的整合是提升檔案應用水平的關鍵。但是，一些信息技術的應用對于檔案信息現有的服務效果缺乏必要總結，未能對不同類型信息化系統的運行情況實現系統性研究，導致財務系統和資源調度管理系統無法與檔案管理系統實現充分結合，也使得辦公自動化系統難以在檔案信息的幫助之下得到進一步優化。一些信息技術在應用過程中，雖然嘗試了檔案信息資源的整合，但對于檔案數字化過程中的基礎性信息源重視程度較低，沒有對檔案管理工作中的主體信息渠道進行充分總結，導致檔案信息化管理平臺的應用價值難以得到全面顯現，無法在構建信息化管理總體規劃過程中，更好地適應檔案信息開發利用需要。一些檔案信息整合工作對于實體檔案數字化所帶來的各方面影響缺乏完整的分析，沒有對檔案管理工作中的存量信息資源進行有效的整合，不利于信息技術的有效應用。

2 信息技術在檔案管理中的優化應用策略

2.1 提高檔案信息化管理系統的成熟度

檔案管理人員在探索信息技術的應用途徑過程中，要加強對檔案信息化管理系統構成情況的分析研究，并對工程項目建設的基本原理進行考察，使檔案信息化管理方案的構建可以具備更強的可操作性，并保證檔案管理所需的軟件可以在這一過程中實現高質量應用。要加強對檔案信息化管理需求需求的分析，并對系統當前的功能優勢及使用性能進行考察，保證系統具備足夠的穩定性與安全性。檔案信息化系統的建設工作需要加強對說明書制定工作的關注，尤其要對檔案管理標準化體系建設所需的基礎條件加以分析，保證檔案動態化管理方法得到有效構建，使信息技術所具備的突出應用優勢得到明確。要加強對檔案信息化管理系統功能和數據構成情況的考察，并對系統架構以及功能模塊進行有效的創新，保證系統安全管理體系可以在這一基礎上得到更加成熟的構建。檔案信息化管理系統的建設還需要加強對計算機軟件開發狀態的關注，尤其要保證檔案管理人員充分參與到系統建設工作中，確保軟件開發過程可以得到明確，為檔案管理系統價值的充分開發提供有利支持。

2.2 提高檔案數據檢索工作質量

檔案數據檢索工作在開展的過程中，必須加強對信息技術普及規律的重視，并將各類主題詞及相應的檢索內容加以總結，使檔案信息利用需求可以得到優化，有效提升檔案檢索工作效率。要加強對可視化分析技術的重視和應用，尤其要對圖表形式的信息進行重點研究，使數據檢索精準度得到提高。檔案數據檢索工作還需要對特殊信息進行集中處置，尤其要對數據分析模型進行靈活使用，為檔案信息利用效率的優化提供精準支持。