當前高校電子檔案收集存在問題及改進思路探析

龐程元

摘 要：新修訂的《檔案法》明確了電子檔案的法律地位，是全面依法治國新理念新思想新戰略的重要體現。如何在依法治國大環境下，順應信息時代發展的新要求，進行電子檔案收集管理創新，確保其蘊含的依據、憑證、參考等價值，成為高校檔案工作者面臨的一個重要課題。

關鍵詞：依法治國;高校;電子檔案;收集

新修訂的《檔案法》對電子檔案的合法要素、作用、安全性和信息化建設等內容做出了明確規定。該法及相關法律法規的實施，明確了電子檔案在檔案管理工作中的地位和作用，明確了電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可作為憑證使用。但與紙質檔案相比，電子檔案的獲取途徑與保存形式等要復雜得多，為確保其憑證作用還需要符合一系列的相關要求。因此，如何在新的法治框架下對電子檔案進行規范化收集，確保電子檔案的存證價值，是我們當前面臨的一項重要課題。針對這一情況，筆者結合自身工作經驗，對在全面推進依法治國背景下高校電子檔案收集中存在的問題及改進思路進行探析。

1 高校電子檔案收集中存在的問題分析

電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。高校電子檔案收集的對象常見的有文本文件、圖像、照片、視頻等形式。其收集途徑主要是：各部門歸檔的聲像類檔案，如照片、視頻等，主要來自宣傳部門;校史館歸檔的口述校史等，主要是光盤;數字化掃描的電子圖像及檔案管理系統與學校OA系統對接的辦公文檔在線歸檔。高校電子檔案收集雖有較大進展，但仍存在一些問題。

1.1 電子檔案收集與整理的有效性和質量有待規范提高

與傳統紙質檔案相比，電子檔案的收集整理相對更豐富、復雜一些，如舉辦“2020級新生開學典禮”活動過程中形成的傳統紙質檔案最終收集歸檔的可能僅有幾頁紙的文字內容。與之相比，這個活動形成的電子檔案不僅涉及照片、視頻等不同形式內容，還需要從不同拍攝來源中甄選所需照片、視頻并整理歸類，工作量的增加不僅導致工作難度的增大，還會導致如甄選的活動照片重復等檔案質量及有效性的降低;同時，收集到的相關電子檔案還會受拍攝者水平、時機選擇、拍攝器材差異等因素影響，出現影像素材內容不清晰、主題不統一、像素不達標等質量問題。此外，由于對活動整體安排、檔案最終歸檔整理的要求了解不夠等因素，檔案素材收集者收集的部分素材缺乏完整性與針對性，影響電子檔案的質量與有效性。

1.2 易導致所收集電子檔案類型的缺失

電子檔案類型多樣，檔案工作人員如基于認知局限性與慣例進行檔案收集，易導致電子檔案類型的缺失。《高等學校檔案管理辦法》第十五條明確規定“高校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，并列明11類歸檔范圍。此外，最高人民法院新修改的《決定》中也列明電子數據還包括：（1）網頁、博客、微博客等網絡平臺發布的信息;（2）手機短信、電子郵件、即時通信、通訊群組等網絡應用服務的通信信息;（3）用戶注冊信息、身份認證信息、電子交易記錄、通信記錄、登錄日志等信息;（4）文檔、圖片、音頻、視頻、數字證書、計算機程序等電子文件;（5）其他以數字化形式存儲、處理、傳輸的能夠證明案件事實的信息。但在實際工作中，檔案管理人員習慣性認為電子檔案僅指照片、視頻，忽視了其他數據信息的收集歸檔。

1.3 電子檔案收集歸檔過程的專業技術水平有待提高

一方面，檔案工作人員計算機信息技術水平參差不齊，缺乏系統化、規范化的培訓學習;另一方面，所配置的軟硬件系統及設備不齊或得不到有效利用。上述因素，都會影響電子檔案管理的質量和效率。此外，高校即使經過檔案數字化建設或新館建設后，包括數據庫、操作系統、存儲備份系統、殺毒軟件、安全檢測工具等軟硬件設施相對齊全后，由于缺乏專人使用維護，也會導致其難以被充分利用，電子檔案收集無法完全到位。

1.4 電子檔案收集歸檔方法缺乏有針對性的統一規范

2016年國家發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》從“電子檔案系統、范圍、收集整理、編目、存儲備份、處置”等方面從總體上對電子檔案管理方法進行了統一，然而缺乏對高校檔案管理工作自身特點有針對性的管理規范，高校實際的電子檔案收集歸檔只能參照文書檔案歸檔的方式進行，制約了電子檔案收集歸檔的規范性。

2 高校電子檔案收集管理方法的改進思路

2.1 將電子檔案收集納入學校整體發展規劃中

將檔案信息化納入高校信息化發展規劃中，保證檔案工作的投入，完善資源配置，從上至下提高電子檔案歸檔意識，實現從被動到主動，從無效到有效，從量少單一到豐富的轉變。此外，可依托學校制定檔案管理目標績效考核實施方案，將每年檔案歸檔情況納入績效考核細則中并實現量化評分。加強和改進黨政職能部門、院系檔案管理機構的檔案收集工作，促使其工作規范化、標準化、制度化、科學化。

2.2 完善歸檔制度，擴大歸檔范圍并細化歸檔要求

在明確必須保證電子文檔憑證作用的前提下，歸檔范圍可參照紙質文件執行，同時要求電子文件的形成、積累、收集、鑒定、著錄、背景等信息的記錄也一并歸檔。參照國家有關檔案管理標準，結合高校自身情況，從電子文件的獲得途徑、類型、特點入手，以統一管理為原則，明確歸檔電子文件的管理機制，全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的著錄和組卷為主要內容進行歸檔電子文件的整理，以脫機載體為重點加強歸檔電子文件的保護，以確保真實、有效為目的把好歸檔電子文件的質量檢驗關，從而制定出包括電子文件的產生、整理、鑒定、歸檔、保護、利用等內容的科學的管理規章制度。

2.3 豐富收集來源，提高檔案質量

在條件允許的情況下，檔案管理部門應鼓勵各部門各單位積極移交歸檔，并且基于“應收盡收”的原則，豐富電子檔案的來源與范圍。檔案部門還可積極拓展思路，通過制作宣傳手冊或利用“6·9”國際檔案日等時機加強宣傳，普及電子檔案的有關知識與管理的法律法規，主動從各部門單位傳統來源之外的其他途徑收集征集電子檔案;檔案管理人員還可深入基層部門了解電子檔案形成保存情況，指導基層兼職檔案員有效歸檔;以豐富校史資料為契機，走訪校友、深入離退休教師中“淘寶式”搜集材料，可從幫助整理歸納私人保存的相關材料開始，鼓勵其捐贈或制作口述校史視頻等電子檔案;高校檔案部門還可考慮在配備相關攝影器材、人員的同時，與相關宣傳部門等協作，更多地參與到高校各項工作中，確保以更專業的檔案視角第一時間記錄下涉及學校各項活動的有效完整的電子文件。

2.4 依托數字化建設，完善檔案信息系統平臺建設

目前，電子檔案主要以離線歸檔即物理歸檔為主，隨著信息技術的發展，電子檔案應向在線歸檔即邏輯歸檔轉變。邏輯歸檔需要有網絡系統、存儲管理服務器、數據庫系統等支撐。高校在開展檔案數字化工作的同時，應將本校檔案管理系統建設一并納入計劃范疇，加強檔案信息系統平臺開發建設，在推進檔案數字化的同時，實現電子文件檔案在線歸檔。

2.5 利用相關技術構建安全屏障

針對電子檔案的易變、易改性，為保證其憑證作用，應利用合規合法的措施及技術，保障電子檔案的安全及其憑證效力。應利用區塊鏈技術的存證溯源、不可篡改性、分布式存儲等特點，將電子檔案安全保存，做到過程全備份，在線、離線備份，多套備份及異質備份進行存儲。應利用hash運算對檔案數據做完整性校驗計算，形成完整性校驗值，第一時間獲取電子檔案數字信息的特征值。應進行數字簽名或加蓋時間戳，時間戳能夠自動在檔案數據上形成唯一的精確時間戳，也使相關的檔案數據記入同一條時間鏈，還能對每一次檔案查詢、利用等行為按照時間順序自動記錄，及時留下利用痕跡。應開展電子文件的四性檢測，即真實性、完整性、可用性、安全性檢測，確保電子檔案的真實、完整、可用、安全。

2.6 注重人才隊伍建設

高校人事部門在增補檔案人員時，可有意識補充具有系統的檔案學專業知識，同時具有一定計算機專業背景且具有良好的信息素養和信息技能的工作人員，優化隊伍結構。高校檔案部門可考慮增設信息技術團隊，配備具有相關專業技術的人員，配合檔案管理人員完善電子檔案收集歸檔、檔案信息化建設、設備工具使用維護等工作。

高校檔案工作者應適應新時代的發展，改變觀念，創新工作方法，完善電子檔案的收集，提高檔案信息化建設水平，服務高校師生，助力高校發展。

參考文獻：

[1]向陽，吳廣平.檔案工作實務[M].2版.北京：北京大學出版社，2013.

[2]袁嘉欣，楊安榮.基于區塊鏈技術的電子檔案管理應用[J].中國檔案，2020（10）：28—30.

（作者單位：遵義醫科大學）