論新形勢下企業檔案管理的信息化建設

唐愛玲

摘要：隨著時代的進步，企業的發展也十分迅速。檔案管理是企業管理工作中的一個重要組成部分，對于企業的管理和發展有著至關重要的推動作用。隨著我國信息化的逐步普及，企業檔案管理工作也面臨著諸多機遇和挑戰，必須緊跟潮流，改變傳統的管理模式和方法，采用信息化設備和技術來不斷加強企業檔案管理工作。這樣才能更好地促進企業管理工作規范化，迅速不斷地積累企業經營和管理經驗，為企業的健康持續發展提供強大支持。

關鍵詞：新形勢;企業檔案管理;信息化建設

引言

在社會不斷進步、科技不斷發展的同時，對企業檔案管理全面性、便捷性、準確性等提出了更高的要求，為了使企業檔案管理工作擁有更高的質量和效率，保證企業平穩發展，企業必須轉變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設速度，保證企業健康發展。在新形勢下，提升企業檔案管理信息化程度是企業優化檔案管理工作的重要途徑，也是企業可持續發展的必然要求。

1企業檔案管理信息化建設現狀

1.1信息化管理意識薄弱

信息化管理已成為當今社會的發展趨勢，信息化管理的優勢也為大多數人所認同，但在現實中，將信息化管理應用于工作實際的觀念仍然十分薄弱。企業管理人員乃至具體工作人員，還只是停留在電腦錄入、傳輸等最簡單的信息化階段，系統性、全局性的信息化檔案管理觀念尚未樹立，檔案信息化工作也就未得到足夠重視。這大大影響了國有企業對檔案信息化建設的資金投入和推廣應用，檔案信息化建設應有功能沒有得到充分發揮。

1.2缺乏企業檔案管理信息化建設技術

從企業檔案管理信息化建設來講，因為缺少相關的技術導致無法有效提升檔案管理效率。企業應該將其作為一個重要的努力方向，在實現檔案管理信息化的過程中，需要充分利用當前先進的科學技術，很多企業因為相關的硬件以及人員缺乏，阻礙了企業檔案管理信息化進程。另外，企業實現檔案管理信息化還依賴于企業信息化建設。

1.3專業技術人才缺乏

檔案信息化建設歸根到底要“以人為本”，發揮人的主導作用。而由于檔案管理不能直接創造經濟效益，在一些國有企業中，人員配備老年化或邊緣化，有的企業檔案室成了“養老室”。檔案管理專業人員較為缺乏，一些管理人員水平較差，不具備應有的檔案專業知識、計算機知識和網絡知識，不了解信息化操作流程，有些管理人員甚至未經過專業培訓就上崗，對于檔案管理多靠自行摸索、前任傳授、積累經驗等，極易產生不規范的行為，對檔案信息化建設造成了巨大的障礙。

2企業檔案管理信息化建設優化措施

2.1提升檔案管理意識

檔案管理人員的自身素質很大程度上能夠決定企業檔案管理信息化建設工作的成效。所以，企業應該努力建設一批有職業道德、有技術能力、有創新能力的檔案管理人才隊伍。首先，要提升檔案管理人員的職業道德水平和責任意識。其次，需要根據實際工作對檔案管理人員開展信息化建設培訓，從而使他們的專業知識和實踐能力得到提升。最后，需要加強檔案管理人員的計算機能力，保證他們能夠熟練掌握相關的辦公軟件。想要實現檔案管理信息化，除了需要對人才隊伍建設進行加強外，還需要對相關人員的檔案管理意識進行加強，使他們對檔案管理工作進行充分重視的同時，努力提升自身的檔案管理能力，利用企業內部人員的協同合作使企業檔案管理信息化建設的速度和質量進一步提升。

2.2強化相關的技術指導工作

企業檔案管理信息化建設離不開信息技術指導的有力支持。想要保證信息指導工作得到有效落實，首先需要明確能夠提升企業檔案管理信息化程度的技術，只有樹立正確的目標才能為實際工作提供有效指導。其次技術指導應該由專業的人員進行，對檔案管理人員開展相關的硬件設備和軟件設備培訓，從而保證檔案管理信息化建設工作得到有效開展，提升企業檔案管理信息化建設速度。

2.3培養專業的檔案人才

在檔案信息化建設的過程中，需要大量的復合型人才，不僅要求其有扎實的檔案管理專業素養，還要熟練操作計算機技術，另外，還需要具備較強的英文閱讀水平和翻譯能力以及現代管理能力等。在培養專業的檔案人才的過程中，企業一方面要引進具有計算機、管理能力和較強英文水平的高校人才來充實檔案管理團隊，還要定期、不定期對其進行專門的培訓，并開展各種類型的檢驗活動，才能使得企業的用人制度越來越規范。另外，為了真正培養有才能的檔案信息化人才，還需要建立健全企業的人才評價機制和競爭機制。

2.4建立檔案信息化管理系統

企業在檔案管理信息化建設過程中，需要重點加強檔案信息化管理系統，具體主要包括兩方面內容：其一，提高檔案管理效率：在檔案管理過程中，檔案信息化管理成為提高其管理的重要保障。企業要根據檔案管理的需要，結合企業當前具體實際情況，深入分析具體業務流程，結合企業的行業特點，要有針對性地設計檔案信息管理系統，將相關檔案信息納入檔案信息管理系統當中，實現檔案的信息化管理目標。其二，完善文件信息管理系統：實現藏紙質檔案信息化，通過掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，建立電子檔案管理系統。針對當前這個系統而言，能夠兼容不同文件格式的存在，兼容企業使用的各類軟件。通過當前管理信息化建設，有助于提高企業檔案管理水平，使得檔案管理效率得到提升，促進企業的長足發展。

結語

企業檔案管理界的各派觀點值得每個檔案管理工作者認真思考，充分認識檔案管理信息化的價值與面對的問題。筆者經過思考認為檔案管理施行信息化有諸多優勢和意義。在工作實踐中，需要檔案管理從業者根據企業不同情況，趨利避害、因勢利導開展信息化工作，避免一些因信息化帶來的問題，同時積極放大信息化的優勢和能量，探索出適合自身企業需要的檔案管理信息化創新工作方法。

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