關(guān)于總承包工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制存在的問(wèn)題及改善措施

羅鳴

摘要：總承包模式是目前境內(nèi)外大中型工程項(xiàng)目普遍采用的一種承包形式，從內(nèi)容方面來(lái)看，主要包括設(shè)計(jì)、采購(gòu)和施工，很多企業(yè)因?yàn)槿狈?xì)致的基礎(chǔ)工作和有效的內(nèi)控管理及監(jiān)督，致使一些顯而易見(jiàn)的“老問(wèn)題”長(zhǎng)期存在，影響公司運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)和工程項(xiàng)目各有不同，項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)營(yíng)情況千差萬(wàn)別，我們僅從內(nèi)控管理流程出發(fā)，結(jié)合一些項(xiàng)目審計(jì)的內(nèi)容，對(duì)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)控管理普遍會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行梳理，簡(jiǎn)要分析問(wèn)題的原因，給出一些管理建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：總承包工程項(xiàng)目;內(nèi)控管理;問(wèn)題;發(fā)展;運(yùn)營(yíng)

通常情況下，工程總承包項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、資金投入相對(duì)較大，部分企業(yè)由于缺乏良好的針對(duì)工程項(xiàng)目的內(nèi)部控制制度，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生很多問(wèn)題。為全面、高效地履行總承包合同，更好的實(shí)施和指導(dǎo)公司總承包項(xiàng)目，規(guī)范總承包項(xiàng)目管理，促進(jìn)項(xiàng)目管理的精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化，提高項(xiàng)目效益，制定適合各公司實(shí)際情況的總承包工程內(nèi)控管理制度，建立可有效實(shí)施的內(nèi)控管理體系非常必要。通過(guò)企業(yè)的內(nèi)控管理，動(dòng)態(tài)反饋工程總承包項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，可以及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的策略和實(shí)施辦法，促進(jìn)企業(yè)工程項(xiàng)目的健康發(fā)展，更快更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、總承包工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制存在的普遍性問(wèn)題

（一）預(yù)算管理

作為工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理起點(diǎn)，預(yù)算管理的規(guī)范化尤為重要，出現(xiàn)的問(wèn)題也很多，主要包括以下幾個(gè)方面：

第一，初始預(yù)算編制較為粗放。項(xiàng)目初始預(yù)算基于總承包合同和以往項(xiàng)目的數(shù)據(jù)核算單價(jià)和估計(jì)總量，未根據(jù)項(xiàng)目建模和施工圖及初始采購(gòu)計(jì)劃合理計(jì)算，造成項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中參照和對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)嚴(yán)重失實(shí)，無(wú)法正確評(píng)估項(xiàng)目情況。

第二，工程量預(yù)算（費(fèi)控）管理不完善。很多公司未對(duì)主要工程子項(xiàng)和工程量下達(dá)控制指標(biāo)，以至于部分子項(xiàng)超限額太多。超設(shè)計(jì)限額的主要原因是在制定目標(biāo)責(zé)任書(shū)時(shí)，出于有效控制成本的目的，限額設(shè)計(jì)目標(biāo)普遍壓緊，使得實(shí)際較目標(biāo)有所增加;部分限額指標(biāo)計(jì)算有誤，執(zhí)行中又未根據(jù)實(shí)際施工及時(shí)變更;且部分項(xiàng)目執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)比國(guó)標(biāo)保守，當(dāng)?shù)氐谌皆O(shè)計(jì)公司在審圖時(shí)提出一些額外要求，使得工程用量有所增加。從內(nèi)部管控來(lái)看，部分設(shè)計(jì)或施工方案變更引起的項(xiàng)目工程量及成本增加，費(fèi)控經(jīng)理未作書(shū)面分析與論證，也未履行項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)經(jīng)理及公司相應(yīng)層級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面審批程序。

第三，部分現(xiàn)場(chǎng)工程分包合同結(jié)算過(guò)程中，未履行預(yù)算目標(biāo)對(duì)比審核，以及預(yù)算偏差情況分析程序。根據(jù)預(yù)算管理相關(guān)要求，各執(zhí)行部門(mén)在采購(gòu)合同確定之前，都必須先進(jìn)行內(nèi)部預(yù)算目標(biāo)對(duì)比審核，各執(zhí)行部門(mén)要在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中加強(qiáng)過(guò)程管理，及時(shí)對(duì)比預(yù)算，做好項(xiàng)目預(yù)算成本執(zhí)行分析;部分現(xiàn)場(chǎng)工程分包合同付款結(jié)算額超出費(fèi)控指標(biāo)值，付款時(shí)未執(zhí)行預(yù)算（費(fèi)控）目標(biāo)對(duì)比審核，也未進(jìn)行預(yù)算（費(fèi)控）成本執(zhí)行偏差分析。

（二）采購(gòu)管理方面存在的內(nèi)控問(wèn)題

第一，部分采購(gòu)合同招標(biāo)程序倒置，內(nèi)部審批不規(guī)范。合同文本應(yīng)經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理、設(shè)計(jì)或談判技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，并將合同審批表報(bào)請(qǐng)相關(guān)人員審批并簽字。實(shí)際工作中，部分合同招標(biāo)程序倒置，合同簽署日期早于合同審批日期，甚至早于商務(wù)評(píng)審日期，另有部分商務(wù)評(píng)審表中應(yīng)有的審批痕跡缺失。采購(gòu)合同管理松散，隨意性太大，關(guān)鍵崗位存在明顯監(jiān)察漏洞，易出現(xiàn)職業(yè)違規(guī)及未查合同風(fēng)險(xiǎn)。

第二，采購(gòu)招標(biāo)工作不規(guī)范。實(shí)際工作中，部分采購(gòu)招標(biāo)邀請(qǐng)單位未達(dá)三家，且未予以相關(guān)說(shuō)明;部分采購(gòu)付款存在審批程序倒置或?qū)徟圹E缺失等不規(guī)范現(xiàn)象。

第三，采購(gòu)合同不嚴(yán)謹(jǐn)。部分采購(gòu)合同的付款條款中未約定質(zhì)保條約，存在一定的風(fēng)險(xiǎn);缺乏對(duì)供應(yīng)商的年度后評(píng)價(jià)。例如合同付款條件中未約定質(zhì)保金額及時(shí)間，而是約定在臨時(shí)驗(yàn)收結(jié)束后，所有款項(xiàng)全部付完，不保留質(zhì)保金。通常情況下，對(duì)已列入《合格供應(yīng)商名單》中的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)供貨質(zhì)量下降、信譽(yù)差的供應(yīng)商，由采購(gòu)部調(diào)查落實(shí)后提出黑名單，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后取消其合格供應(yīng)商資格。對(duì)于進(jìn)入黑名單但合同仍在執(zhí)行的，在費(fèi)用支付等方面必須加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控。但實(shí)際執(zhí)行中，采購(gòu)部門(mén)通常是在項(xiàng)目完成后才對(duì)合作過(guò)的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，導(dǎo)致供應(yīng)商評(píng)價(jià)滯后，各項(xiàng)目部無(wú)法共享合作信息，每年的《合格供應(yīng)商名單》指導(dǎo)意義

不強(qiáng)。

（三）分包及結(jié)算管理

總承包工程項(xiàng)目在分包及結(jié)算管理方面也存在一些問(wèn)題。首先，存在未按分包合同約定執(zhí)行，在月度結(jié)算付款中向土建分包商多結(jié)算鋼筋、水泥等主材的增值稅與消費(fèi)稅的情形。例如：合同月結(jié)工程款時(shí)，給分包商調(diào)增的水泥、鋼筋價(jià)格未注明是否含稅，在與上述三家分包商的最終結(jié)算付款協(xié)議中，也未扣減相關(guān)稅費(fèi)，無(wú)法判斷是否涉及多結(jié)算稅費(fèi)問(wèn)題。其次，未采取限額領(lǐng)料等措施對(duì)安裝分包商鋼結(jié)構(gòu)、大小非標(biāo)及非標(biāo)設(shè)備損耗率進(jìn)行控制，導(dǎo)致結(jié)算時(shí)無(wú)扣款依據(jù)。比如：項(xiàng)目鋼結(jié)構(gòu)、大小非標(biāo)及非標(biāo)設(shè)備在到場(chǎng)后直接移交給分包商，未進(jìn)行限額領(lǐng)料控制，也未統(tǒng)計(jì)材料利用率;最終工程結(jié)算書(shū)中，“鋼結(jié)構(gòu)、大小非標(biāo)、非標(biāo)設(shè)備材料損耗超合同約定扣款”項(xiàng)目顯示扣款額

為零。

（四）現(xiàn)場(chǎng)物資管理存在的問(wèn)題

總承包工程項(xiàng)目在現(xiàn)場(chǎng)物資管理方面也存在一些問(wèn)題。比如現(xiàn)場(chǎng)物資需求與采購(gòu)計(jì)劃編制及審批程序缺失，易造成和分包商物資采購(gòu)牽扯不清，以及物資積壓，占用資金。另外，物資到場(chǎng)驗(yàn)收程序存在風(fēng)險(xiǎn);現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)物資出入庫(kù)臺(tái)賬管理程序缺失。物資被盜或被挪用，不能及時(shí)追查責(zé)任和追回?fù)p失。

（五）財(cái)務(wù)及資金管理

財(cái)務(wù)及資金管理方面主要包括以下幾個(gè)問(wèn)題：一是備用金和借款審批不合規(guī);未對(duì)備用金進(jìn)行系統(tǒng)管理;二是加班費(fèi)或其他零星費(fèi)用發(fā)放未見(jiàn)相關(guān)制度依據(jù)。總包項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)易以各種名目發(fā)放現(xiàn)金，未經(jīng)審批，不符合稅法要求，易滋生工程總承包項(xiàng)目腐敗事件的發(fā)生;三是項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)存在大量借款未掛賬在借款當(dāng)事人名下。在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的個(gè)人借款中，大量存在以代他人借款的形式借出的現(xiàn)金，但借款單上并無(wú)掛賬當(dāng)事人的簽字確認(rèn)，后期可能存在債務(wù)關(guān)系認(rèn)定不清的問(wèn)題。

二、總承包工程項(xiàng)目加強(qiáng)內(nèi)部控制的措施

（一）加強(qiáng)預(yù)算管理

對(duì)于預(yù)算管理方面，要結(jié)合項(xiàng)目情況和歷史數(shù)據(jù)，綜合考慮，確保各項(xiàng)分解合理，并符合公司預(yù)算目標(biāo);根據(jù)項(xiàng)目勘察和初始執(zhí)行計(jì)劃，及時(shí)調(diào)整預(yù)算子項(xiàng);建議按照總包費(fèi)用管控相關(guān)要求，對(duì)主要子項(xiàng)及時(shí)編制工程量預(yù)算，對(duì)于預(yù)算工程量超出常規(guī)的各專(zhuān)業(yè)子項(xiàng)，及時(shí)分析設(shè)計(jì)條件和原因，找出預(yù)算工程量超出常規(guī)的理由;不斷增強(qiáng)總承包項(xiàng)目的管控能力，強(qiáng)化項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、實(shí)施階段的把控力度，一旦出現(xiàn)進(jìn)度、費(fèi)用偏差要及時(shí)警示及調(diào)整;加強(qiáng)預(yù)算過(guò)程管控，嚴(yán)格按照項(xiàng)目預(yù)算管理制度要求進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行情況的對(duì)比分析。

（二）加強(qiáng)采購(gòu)管控

首先，要嚴(yán)格按照體系文件相關(guān)要求，加強(qiáng)招標(biāo)流程的管理，特別是已完成的審批事項(xiàng)要保留好書(shū)面痕跡;其次，嚴(yán)格按照體系文件相關(guān)要求，加強(qiáng)招標(biāo)流程的管理;加強(qiáng)付款審核并經(jīng)適當(dāng)審批后再予以付款;已經(jīng)開(kāi)始網(wǎng)絡(luò)信息化的公司，充分應(yīng)用“網(wǎng)采平臺(tái)”和辦公”O(jiān)A”，做好流程管控;另外從控制風(fēng)險(xiǎn)的角度考慮，建議在采購(gòu)合同中保留質(zhì)保金的相關(guān)條款和約定，更好地保護(hù)公司權(quán)益;按照制度要求每年年底對(duì)《合格供應(yīng)商名單》進(jìn)行多維度評(píng)價(jià)，可將評(píng)價(jià)表發(fā)放至項(xiàng)目部，結(jié)合各項(xiàng)目的打分情況，完成年度后評(píng)價(jià)，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題需剔除的供應(yīng)商名單。

（三）加強(qiáng)分包及結(jié)算管控

無(wú)論是境內(nèi)還是境外合同，都必須在項(xiàng)目之初做好稅務(wù)籌劃，避免項(xiàng)目不合理的稅負(fù)成本;研讀政策法規(guī)，合理享有稅收優(yōu)惠政策;分包合同關(guān)于交稅事項(xiàng)的約定鉤稽總包項(xiàng)目的相關(guān)約定，在確定合同金額時(shí)，要充分考慮有可能涉及的稅務(wù)費(fèi)用，在項(xiàng)目執(zhí)行之時(shí)，也要及時(shí)對(duì)分包商進(jìn)行約束和扣款;在分包商領(lǐng)用材料、機(jī)具時(shí)，應(yīng)按合同約定對(duì)主材進(jìn)行限額領(lǐng)料控制，分包商憑“限額領(lǐng)料、機(jī)具單”領(lǐng)取，項(xiàng)目部保管員需見(jiàn)單配發(fā)材料、

機(jī)具。

（四）加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)物資管控

第一，現(xiàn)場(chǎng)材料和設(shè)備采購(gòu)應(yīng)編制物資需求計(jì)劃：首先應(yīng)明確物資需求方，是項(xiàng)目部自身需求還是代業(yè)主或分包商購(gòu)買(mǎi)，如屬于代買(mǎi)的材料或設(shè)備應(yīng)要求業(yè)主或分包商簽字確認(rèn)，并保留作為結(jié)算或索賠的依據(jù);其次應(yīng)結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際需求和庫(kù)存物資情況確定采購(gòu)量，既要避免物資短缺影響施工，也要避免大量積壓、占用資金;最后要注明特殊要求，如型號(hào)、規(guī)格及質(zhì)量等方面的具體要求，經(jīng)審核后，由項(xiàng)目經(jīng)理簽批，現(xiàn)場(chǎng)物資采購(gòu)經(jīng)理按需求計(jì)劃擬定采購(gòu)計(jì)劃。

第二，設(shè)備運(yùn)輸?shù)綀?chǎng)后，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)及時(shí)開(kāi)箱清點(diǎn)和檢查貨物，如有丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)將設(shè)備詳細(xì)信息發(fā)采購(gòu)物流部門(mén)重新采購(gòu)，并由采購(gòu)物流部門(mén)組織索賠;如屬于供貨商漏發(fā)或者質(zhì)量問(wèn)題的，要提供支持性資料，由采購(gòu)物流部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商解決。物資驗(yàn)收合格后，由保管員辦理入庫(kù)手續(xù)并登錄臺(tái)賬，在物資領(lǐng)用后辦理出庫(kù)手續(xù)并登錄物資出庫(kù)臺(tái)賬記錄，臺(tái)賬上各類(lèi)物資的余額在物資盤(pán)點(diǎn)時(shí)將作為賬實(shí)核對(duì)的依據(jù)。

（五）加強(qiáng)財(cái)務(wù)及資金管控

首先，備用金僅用于小額資金的支付;工程款、設(shè)備租賃費(fèi)、零星采購(gòu)等大額資金使用，需提交付款申請(qǐng)，經(jīng)由公司本部審批通過(guò)后，經(jīng)由現(xiàn)場(chǎng)或公司本部付款;項(xiàng)目部按期做好資金使用計(jì)劃，請(qǐng)款申請(qǐng)需列明現(xiàn)場(chǎng)銀行賬戶(hù)當(dāng)期余額;項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，完善項(xiàng)目部備用金的領(lǐng)用、保管和報(bào)銷(xiāo)等手續(xù)制度;備用金借款人需及時(shí)報(bào)賬核銷(xiāo)，無(wú)特別情況，原借出款項(xiàng)未核銷(xiāo)的人員不得再次借款。其次，公司人力資源部會(huì)同財(cái)務(wù)部落實(shí)并規(guī)范項(xiàng)目加班費(fèi)或其他津貼發(fā)放制度，明確發(fā)放金額、發(fā)放方式以及審核審批流程。最后，明確借款經(jīng)手人及借款實(shí)際使用人，提供證明個(gè)人借款轉(zhuǎn)出單據(jù)，及時(shí)進(jìn)行實(shí)際借用人掛賬，并定期進(jìn)行賬務(wù)催繳

核銷(xiāo)。

三、結(jié)束語(yǔ)

工程總承包項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，制度是否完善、執(zhí)行是否有效、內(nèi)控管理是否滲透到具體環(huán)節(jié)，對(duì)項(xiàng)目的履行和公司效益的實(shí)現(xiàn)都會(huì)產(chǎn)生重要影響，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，補(bǔ)齊短板，規(guī)范操作，才會(huì)帶來(lái)公司長(zhǎng)期的運(yùn)營(yíng)流暢，按照整體規(guī)劃和目標(biāo)，穩(wěn)健發(fā)展。

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