探究PDCA對提高醫(yī)院病案歸檔率的作用

孫水來

摘 要：改革開放以來，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和人民生活水平的提高，我國的社會秩序發(fā)生了改變，很多原有的管理秩序和管理制度等面臨新的挑戰(zhàn)。我國醫(yī)療衛(wèi)生水平取得了長足的進步，人們也越來越關注醫(yī)療健康問題，于此同時，國家大力推行醫(yī)療改革，出臺了很多醫(yī)療有關的優(yōu)惠政策，如大病醫(yī)療報銷等，使越來越多的人選擇到醫(yī)院就診。暴漲的就診患者數(shù)量促進了醫(yī)院和醫(yī)療技術的發(fā)展，同時也帶來了很多問題，給醫(yī)院的病案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院原有的病案管理模式已經(jīng)落后于醫(yī)院的發(fā)展速度，病案歸檔率達不到應有的水平，對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。為了解決這個問題，很多醫(yī)院引進了PDCA循環(huán)管理技術，對原有的病案管理模式進行改造和升級，極大地提高了醫(yī)院病案的管理效率和質(zhì)量，提高了病案歸檔率。本文主要探討了PDCA循序管理技術及其對提高醫(yī)院病案歸檔率的作用。

關鍵詞：PDCA;醫(yī)院病案歸檔率;作用

病案一般指病例，是醫(yī)務人員對患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、轉歸，是進行檢查、診斷和治療等所有醫(yī)療活動過程的真實記錄。它既是臨床實踐工作的總結，又是探索疾病規(guī)律、進行醫(yī)療科學研究以及處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)，是一個醫(yī)院最寶貴的資源和財富。病案對醫(yī)療、預防、教學、科研和醫(yī)院管理等有重要的作用。可以說，醫(yī)院病案的管理水平一定程度上體現(xiàn)了醫(yī)院的醫(yī)療水平，代表了醫(yī)院的部分形象。病案歸檔是將病案由病房歸至病案室，病案歸檔率是三級醫(yī)院評審的重要指標。病案歸檔率低、延遲歸檔等，不僅會影響醫(yī)院相關數(shù)據(jù)的采集和上報，還存在嚴重的安全隱患。傳統(tǒng)的病案歸檔是一個粗放的管理過程，容易在過程中出現(xiàn)錯漏，影響醫(yī)院管理工作，甚至存在安全隱患、造成醫(yī)療糾紛等問題。因此，加強病案歸檔的管理，提高病案歸檔率十分重要。PDCA循環(huán)管理技術在醫(yī)院病案管理中能夠發(fā)揮規(guī)范化、精細化的管理優(yōu)勢，提高病案歸檔率，促進醫(yī)院病案管理水平的進步。

一、PDCA循環(huán)管理概念

PDCA是一種先進的管理觀念和技術，首先由美國質(zhì)量管理專家休哈特提出，由戴明采納并宣傳普及，又被稱為戴明環(huán)。PDCA也是全面質(zhì)量管理的思想基礎和方法依據(jù)。PDCA循環(huán)是指將質(zhì)量管理分為四個階段，分別是Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（處理）。具體的實施過程是將工作分為作出計劃、實施計劃、檢查實施效果、將成功的納入標準，不成功的進入下一個循環(huán)。整個過程不是一次循環(huán)，而是周而復始進行，每個循環(huán)沒有解決的問題進入下一個循環(huán)來解決，直至最終得到解決。P計劃包括目標的確定以及活動方案的規(guī)劃;D執(zhí)行是根據(jù)所掌握的信息設計具體運行方案，然后實施;C檢查是對實施結果的總結，分析哪些問題得到解決，哪些問題沒有解決;A處理是對檢查總結的結果進行處理，對成功解決的加以肯定并納入標準，對沒有解決的進入下一個循環(huán)。

二、PDCA循環(huán)管理技術在醫(yī)院病案管理中的應用

（一）方法

1、P（plan）計劃

首先是對計劃目標的確立，即病案歸檔率達到三甲醫(yī)院評審C級標準要求，也就是全院病案歸檔率≧90%。其次是對現(xiàn)狀的分析，該院2015年2月份出院病案4520份，7日歸檔率僅有49%，沒有科室達到B級標準，達到C級標準的僅有兒科和牙科兩個科室，3日歸檔率只能夠達到16%。

2、D（do）執(zhí)行

針對病案歸檔率低的問題，該醫(yī)院在執(zhí)行階段采取了如下措施：首先是完善制度，該醫(yī)院對病案歸檔有關制度進行了一定的調(diào)整，規(guī)范了操作流程，對每一個環(huán)節(jié)進行嚴格的規(guī)定，實行精細化管理，并制定獎懲措施，將病案歸檔率與科室績效相掛鉤，充分發(fā)揮激勵和監(jiān)督的作用，調(diào)動科室所有人員的積極性。其次該醫(yī)院組織相關知識和操作培訓工作，進一步規(guī)范相關工作人員的操作，提高病案歸檔的效率和質(zhì)量。該醫(yī)院還加強對有關病案歸檔的宣傳，建立微信群、公眾號等，發(fā)表病案歸檔回收巨大作用、法律意義等有關文章，強調(diào)對病案歸檔的重視。第三，該醫(yī)院加強資源管理力度，對管理制度進行一定的調(diào)整，使醫(yī)療資源的配置更加合理，減少資源的浪費同時減輕住院醫(yī)師的工作壓力，提高各科室運行效率。第四，該醫(yī)院落實責任制，在科室內(nèi)部成立監(jiān)督小組，由科室主任、護士長以及其他負責人等負責監(jiān)督，當科室主任外出時由護士長等負責審核病案歸檔工作，若病案歸檔不及時、質(zhì)量差等，相關負責人負連帶責任。第五，該醫(yī)院要求醫(yī)保審核人員下臨床審核，每個審核人員劃分負責科室，并對該科室相關病案歸檔工作負責，在加強審核力度的同時，加強病案歸檔重要性的宣傳。第六，輔助科室的一般報告打印作嚴格的規(guī)定，當天必須打印結果，病檢報告不能夠超出7天時間。

3、C檢查

該醫(yī)院首先對出院未歸檔病案進行檢查，督促科室二級質(zhì)控員進行每周的出院未歸檔病案清理工作，督促住院醫(yī)師及時進行書寫、打印、簽字等流程，護士長督促護士及時整理送達病案歸檔。除此之外，醫(yī)院三級質(zhì)控小組應加強抽查工作，不定時抽查運行病案，保證病案的書寫及時高效，提高病案歸檔效率。病案室管理人員應將每月各科室病案歸檔數(shù)據(jù)進行整理排序，并反饋到醫(yī)院管理層，根據(jù)相應的獎懲措施進行激勵和約束，提高相關工作人員對病案歸檔的重視。

4、A處理

該醫(yī)院將各科室病案歸檔率排名結果發(fā)布在醫(yī)院布告欄和信息管理系統(tǒng)中，并通報各科室。該醫(yī)院對每月病案歸檔率沒有達到相關標準的科室主任等負責人進行約談，要求相關負責人認真調(diào)查并找出不達標原因，拿出相應的有效措施并簽訂承諾書，保證之后的病案歸檔工作做到位。該醫(yī)院將病案歸檔率真正與績效掛鉤，實行嚴格的獎懲制度，規(guī)定病案歸檔率低于C級標準每1%扣除一定量的績效獎金，反之達到相應標準的科室進行物質(zhì)獎勵和通報表揚，同時獎勵標準按照病案歸檔率越高獎勵越高來設置。同時對病案歸檔率不達標的科室進行下一階段PDCA循環(huán)的重點關注，監(jiān)督執(zhí)行和整改過程，促進相關工作的進步。

（二）相關指標和評價標準

7日歸檔率指的是患者經(jīng)醫(yī)囑確定并辦理出院手續(xù)后，住院病案在7個工作日內(nèi)回收歸檔到病案室的比率。3日歸檔率是3個工作日內(nèi)病案回收歸檔到病案室的比率。具體比率的計算是將每月醫(yī)生開出的出院醫(yī)囑總病案數(shù)為分母，7日或者三日內(nèi)醫(yī)生開立出院遺囑的病案回收歸檔到病案室的病案數(shù)為分子。相關評價標準以衛(wèi)生部2011年發(fā)布的《三級綜合醫(yī)院評審標準》要求為標準，具體要求是保持病案的可獲得性。C級要求是7日歸檔率≧90%;B級要求是3日歸檔率≧90%;A級要求是2日歸檔率≧95%，7日歸檔率為100%。該醫(yī)院PDCA循環(huán)以C級要求為一開始的計劃標準。

（三）數(shù)據(jù)驗證與統(tǒng)計

病案管理人員對每月病案抽取5%左右進行復查，對比病案管理系統(tǒng)的病案歸檔時間與實際病案室簽字時間，如果符合率大于90%則視為數(shù)據(jù)有效。具體的統(tǒng)計以表格的形式顯示，運用統(tǒng)計學軟件SPSS20.0等進行數(shù)據(jù)分析。

三、PDCA對提高醫(yī)院病案歸檔率的作用

（一）提高相關工作人員對病案歸檔工作重要性的認識

病案是醫(yī)療工作人員對患者病癥發(fā)生、發(fā)展、檢查、診斷和治療等各個環(huán)節(jié)的真實記錄，它既是臨床實踐工作的總結，又是探索疾病規(guī)律、進行醫(yī)療科學研究以及處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)，是一個醫(yī)院最寶貴的資源和財富。病案對醫(yī)療、預防、教學、科研和醫(yī)院管理等有重要的作用。PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院病案歸檔工作中的應用能夠使相關工作人員對這個工作重視起來，在宣傳和管理過程中潛移默化的提高對病案歸檔工作的重視程度，自覺做好相關工作，提高病案歸檔的效率。

（二）規(guī)范病案歸檔的流程

PDCA循環(huán)管理的應用能夠形成一個規(guī)范化的管理制度，從病案的形成到病案的歸檔有嚴格的要求，相關工作人員能夠自覺遵守有關規(guī)定，按照規(guī)定的流程操作，促進病案歸檔工作的精細化和規(guī)范化管理，提高病案歸檔工作水平。

（三）提高病案歸檔工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平

PDCA循環(huán)管理對病案歸檔的各個流程有詳細的要求，病案歸檔工作人員可以根據(jù)這些要求進行管理操作，一定程度上提高了相關工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，提高了工作人員的管理技術和理念以及數(shù)據(jù)處理能力。

四、結束語

在現(xiàn)代醫(yī)院中病案管理工作已經(jīng)成為一個重要的工作，對醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、管理等有著重要的作用。PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院病案歸檔工作中的應用能夠有效提高病案歸檔的效率和質(zhì)量，提高病案歸檔率，改善醫(yī)院的服務質(zhì)量，增加患者滿意度，從而促進醫(yī)院的發(fā)展。

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