新形勢下文書檔案數字化管理的策略分析

高麗

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，計算機網絡技術有了質的飛躍和提升，隨之而來的文書檔案管理也廣泛應用了數字化管理模式。由于資金投入、網絡安全、從業人員職業素養等原因，文書檔案的數字化管理也存在著諸多問題，本文主要探討新時代下文書檔案的數字化管理策略。

關鍵詞：新形勢;文書檔案;數字化管理;管理策略

1 文書檔案數字化管理的優勢

新形勢下，文書檔案應用數字化管理后，可建立起遠程傳遞和共享模式，快速、精確地將檔案信息歸類整理，并依據具體使用范圍在一定的范疇內全面搜索數字化管理系統，采用智能檢索的模式實現篩查信息的高效性和準確性，同時最大化讓文書檔案信息的利用率得以提升[1 ]。在信息化技術的作用下，數字化管理不僅可以增強使用者對信息的篩選度和準確度，還可以最大程度地保護文書檔案信息的原貌，以起到降低信息流失度及損壞度的作用。

2 文書檔案數字化管理的重要意義

2.1 實現信息交流和共享

在現今的行政管理模式中，通過對文書檔案進行掃描、入庫等數字化存儲，大大提高了文書檔案的通用性、安全性和可視性，使用者可在任何時間、任何地點通過智能化檢索快速地查找到所需數據，不但節省了大量的人力、物力資源，更有效促進了各個部門之間的信息傳遞和交流。由于檔案的具體信息來源于組織內的各個部門，而文書檔案最重要的操作價值在于它的應用，因此在保證信息系統安全的前提下，此舉既保證了獲取信息的及時性，又強化了科學式的管理模式，實現了各個部門之間檔案信息方便快捷地共享和交流，促進了系統內各項工作的順利開展。

2.2 增強檔案信息的安全性

現如今，各企事業機構的文書檔案管理尚處于電子檔案與紙質檔案共存、互為補充的階段。紙質檔案有厚厚的時代感，而電子檔案則有時代的潮流感。在一定程度上說，由于紙質檔案需要進行人工保管和保存，檔案載體單一，在整理、借閱、復制等過程中很容易造成損毀，如果檔案庫房“八防”不到位，也容易產生霉變、受潮或毀壞。在此方面，電子檔案就有著獨特的優勢，檔案的利用通過電腦、光盤、U盤和圖像記錄等方式就能完成，無需翻閱紙質檔案，因此電子檔案的損壞程度較于紙質檔案少，而紙質檔案的改動辨識度相較于電子檔案高，此舉提高了檔案信息的安全性，并最大程度地減少了資源消耗。

3 文書檔案的數字化管理現狀及問題

3.1 文書檔案的整理和保存問題

傳統式的管理不論是在手段或是流程上都存在不足，而且還會占用大量的人力和物力資源，不僅會增大管理消耗的成本，而且還會影響檔案信息的篩選和整理，在空間和成本上都有很大的漏洞[2—3 ]。由于長期以來形成的不重視檔案管理的傳統觀念，導致企事業單位對檔案管理方面的投入普遍不足，很多單位甚至沒有獨立的檔案室。很多檔案庫房陰暗潮濕，不能按規定做到“防火、防盜、防高溫、防光、防潮濕、防蟲、防霉、防塵”，未能配備滅火器、空調、除濕機、溫濕度測試儀等設備，計算機、掃描儀、光盤刻錄機等基本工具缺失，檔案裝具不符合國家標準，檔案管理存在簡單粗暴、不規范的現象。

3.2 電子文檔信息的安全性

文書檔案的數學化管理仍然存在著一定風險性，一旦發生技術上的問題，出現信息混亂、流失的可能性便很大，而且容易造成不可彌補的困境[4 ]。電子檔案相較于紙質檔案，其中的信息內容更容易被篡改，并且經過細微改動后不會影響檔案的整體布局，因而很難從中看出破綻。但細小的改動仍然會破壞檔案信息，降低其真實性，因而對于電子檔案的保密性和安全性是非常值得重視和解決的問題。另一方面，由于電子檔案不存在特殊的筆跡和紙質的影響，容易更改，因而存在較大的改動性，且不具有辨識度;未能嚴格按照數字化管理和保密的流程行事，會導致檔案信息出現泄露的情況，進而威脅到檔案信息的安全性。

3.3 文書檔案管理人員的職業素養

現代化文書檔案管理對從業人員的職業技能和素養提出了更高的要求，專職檔案員應全面掌握檔案信息修正等相關技術。但是由于大部分機構缺乏專業的檔案管理人員，很多單位都是兼職檔案員從事檔案工作，因而造成了高素質、高技術的管理人員和復合型人才短缺。長期以來在客觀主觀因素的影響下，檔案工作者“重保管，輕服務”的現象較重，被動的工作方式也影響了文書檔案的日常利用。加之文書檔案的數字化管理對檔案管理人員的計算機水平要求較高，但現階段檔案從業者數字化管理的整體水平偏低，數字化管理理念缺乏的現狀也對文書檔案的數字化管理提出了挑戰。

3.4 信息化平臺建設滯后

文書檔案的數字化管理需要建立在完善的信息化平臺建設基礎上，各企事業單位必須有足夠的重視及資金投入才能實現。但在現實情況中，由于管理部門對該項工作的忽視，進而不能實現應有資金的投入，相應的掃描設備、軟硬件設備無法配套，人員培訓稍有欠缺，就會造成信息化平臺建設的擱淺。在這種情況下，信息化平臺建設無法到位，將導致文書檔案的數字化管理淪為一紙空談。

4 新形勢下文書檔案數字化管理的改進策略

4.1 領導重視，統一規劃

文書檔案的所在部門負責人和分管領導應對檔案數字化管理的必要性和重要性有高度認可，充分提高對此項工作的重視和關注，并制定相應的工作規劃。這需要檔案管理員充分學習檔案法及相關規定，并對現代化文書檔案管理的發展現狀及存在的問題學透吃透，以便于向分管領導作出充分的解釋說明。在確定文書檔案的管理模式后，核算應用數字化管理所涉及到的人力、物力和財力，以便于統籌管理過程中的財務預算，更快更準確地通過招投標購買計算機、掃描儀、軟硬件等實用性強且利于數字化管理的工具。

4.2 完善標準，優化管理

新形勢下，文書檔案數字化實行優化式的管理策略，通過數字化技術的配合，多角度整理、優化思路，盡可能多地創建并整合管理機制，并增加篩選和階段性封存機制，為更多的信息儲備提供充足的空間。文書檔案的優化策略需要長期的規劃和設計，并非一朝一夕就可完成，每個單位從事的行業領域各不相同，應從多個不同的信息管理策略中不斷優化而制定出可操作性強且極具標準性的管理規劃，并充分借鑒學習兄弟單位在該領域好的經驗和做法，對其他單位在數字化管理過程中出現的問題和瑕疵進行提前規避，以確保各項工作有序推進。