新時期如何做好檔案業務指導工作

孫麗茹

摘 要：在新時期，檔案管理的業務指導是一項復雜的工作。想做好指導工作就應該多加關注檔案管理業務指導，并且還要構建完善的檔案管理設施，改進檔案業務指導的體系，進一步保障檔案業務指導工作的順利實施。強化檔案管理團隊的建設與監督，構建高素質的專業團隊。有關部門應根據新時代的特點加快對業務的指導創新。在新時期，我們需要順應時代要求，更加注重對檔案業務的指導，提高檔案業務水平。

關鍵詞： 新時期;檔案管理;業務指導工作

檔案業務指導是檔案管理的重要部分。隨著社會發展的不斷變化，檔案為社會各領域提供了強有力的信息支撐，檔案管理的重要性逐漸凸顯，這增加了檔案管理的要求。做好檔案管理才能顯示檔案的價值，所以有效管理檔案業務指導是必要的。用科學的管理制度、方法和手段來指導檔案管理。文中分析了新時期檔案業務指導的途徑和方法，以提高檔案管理水平。

一、檔案業務指導工作的特點

第一，專業性。首先，檔案業務會受其工作對象的影響。檔案管理具有很強專業性，所以其業務指導工作必須由專業人員進行實施;其次，業務指導工作的內容是專業的，檔案工作經驗的交流和傳播都具備專業化。第二，實用性。檔案業務的理論和方法建立在檔案管理實踐的基礎上，從而保障這項工作的效率。并在實踐中不斷進行完善。第三，研究性。業務指導員應該做好檔案理論研究，認真學習新知識，探索新的方法和技術，并對檔案業務管理負責。

二、新時期檔案指導工作中存在的問題

1.檔案管理人員素質不高

目前，我國檔案管理人員的專業建設相對落后，他們沒有專業技能的培訓，導致許多檔案管理員缺乏專業知識，在業務檔案管理方面存在著指導不到位的問題。盡管檔案干部隊伍建設雖然取得了很大進展，但隊伍整體素質不高，隊伍專業化水平不夠，很難適應現代檔案工作的要求。在新形勢下，管理員在工作中遇到了很多問題。除了傳統的檔案形式不同，最難的是檔案業務的指導。檔案工作者的專業素質和專業能力不足以滿足現代發展的要求。所以，新時期越來越多檔案業務工作對整個檔案人員的素質提出了更高的標準。他們不僅要有優秀的檔案專業素質，還要有較強的靈活運用能力。

2.檔案業務指導方法很難適應新機制

在新時期，檔案管理從單一的手工操作轉變為現代計算機管理。傳統的檔案管理很難滿足現代檔案工作的發展。檔案管理具有一定的技術性，但我們的業務指導方法還不完善相對落后。檔案指導員需要熟練使用現代辦公軟件，了解計算機軟件管理系統，充分掌握電子檔案的優勢，做到對各單位、各部門的良好指導。檔案管理員必須精通計算機和現代辦公工具，需要研究計算機的基本操作能力，了解計算機軟件管理系統，研究辦公室自動化原理。合理運用網絡信息系統，采取新的業務指導手段，進一步指導部門實現檔案的有效管理。

3.檔案業務指導領域需求無法得到滿足

隨著業務的不斷擴大，需要投入越來越多的業務人員和精力。但檔案部門業務指導員較少，業務指導工作面廣，工作量也很大。因此，之前的檔案指導方式已經很難適應檔案發展的現狀。隨著檔案管理的逐步信息化，檔案部門的指導范圍也在逐步擴大。比如，小規模的業務指導范圍已經擴展到社區、農村養老保險、就業培訓等領域。傳統檔案業務指導人員的比例不能滿足實際需要，相關人員的培訓和招聘不能在短時間內實現，極大影響了檔案業務指導的工作效率。因此，檔案工作者應該不斷思考和改進工作方法。

三、新時期做好檔案業務指導工作的建議

1.提高對檔案管理業務指導的重視，更新觀念增強服務意識

加強對檔案業務的管理和指導，在行政管理中檔案指導處于最主要的地位。強化監督力度確保檔案工作順利進行。現如今，要重視檔案業務指導工作，積極貫徹落實有關政策和標準，加強基礎業務和相應規章制度建設。同時，注重各系統檔案工作的網絡化實施，提高單位之間的交流合作，從而強化業務指導和管理水平。管理人員要多加重視檔案管理發展中的新問題，及時解決發展中的問題，做好調查研究，總結各方經驗，建議開展和創新監督指導工作。檔案部門的業務員都為人民進行服務的，進而推動社會的發展。所以，檔案事業的指導思想應該是準確定位、整體意識和服務意識、服務過程中的監督和指導。現在檔案業務指導員要改變傳統觀念，以服務人民為榮，為各類組織提供優質高效的服務，促進服務型業務指導順利開展。要促進檔案工作的全面發展就要有意識地轉變舊模式。全面分析過程中發現的問題，多方位地指導和深入探索檔案工作的法律導向，從而切實實現從平面思維向立體思維的轉變。我們應牢牢抓住信息化高科技的一角，充分利用大數據時代的信息幫助我們更好地完成指導工作，大力加強數字檔案資源建設，進一步加強檔案工作的發展。

2.明確指導工作的內容

目前，檔案業務指導過程中存在的一些問題是因為重視度不夠。針對這種情況，要聯系宣傳部門和培訓教育機構，宣傳本單位和社會檔案管理的歷史意義和現實需要，增強檔案管理人員的工作意識和責任感，幫助檔案單位了解國家有關法律、地方性法規對檔案管理軟硬件的要求。做好有關領導對檔案工作的重視和規劃，提高檔案管理質量，包括相關人員的崗位職責。在業務方面，要做好這方面的工作，引導和幫助檔案人員學習和掌握檔案管理的基本知識和不同類型檔案整理的標準，這也是業務指導的主要內容。首先，為了實現這一目標需要督促備案單位認真了解國家在這方面的要求和規定，以便建立有能力的機構和組織;其次，協助立檔單位制訂業務的規范標準，以便為共同檔案管理系統和相關標準提供法律可接受的條件;最后，定期培訓有關人員，全面提高相關檔案工作人員的專業能力和水平。

3.建設現代化檔案管理基礎設施

如今，檔案不僅涵蓋了各種各樣的內容，而且覆蓋的范圍越來越大。所以，需要加強對檔案管理工作的指導和監督，建立現代化的基礎設施。通過提高基礎設施和技術設備的效率，增加資金投入，對原有設施進行改造升級。使用計算機軟件等設備和技術，優化專門的檔案管理軟件，并在不同的存檔管理部門引入具體的應用程序。根據原始文件數據的編譯，所有數據都被輸入到計算機中進行有效管理。數據搜索不僅可以提升速度，而且還加強了準確性。同時，所有的存檔機構都需要使用無酸文件盒，防止文件檔案腐蝕變質。