中小企業電子發票應用與風險防范研究

摘 要：隨著國家經濟迅速發展，信息技術和電子商務也得到了前所未有的發展突破，促進了電子發票在企業中的進一步普及。與傳統的紙質發票相比，電子發票有很多優點，例如開具便捷、管理以及查詢更方便，有利于提高財務管理效能。但電子發票在我國使用的時間相對短暫，目前仍存在一定的財務風險，例如重復報銷、信息被篡改等，特別在中小企業中，會計人員業務素質偏低、信息化應用尚未健全，對電子發票的查驗、保管難以實施有效的管控。本文圍繞在中小企業電子發票報銷的風險防范進行深入分析，提出相應的防控措施。

關鍵詞：電子發票;報銷風險;應對策略

在大數據時代，電子發票得到廣泛應用，相比傳統發票，電子發票優勢眾多，與企業信息化發展相匹配，推動企業實現無紙化辦公。同時電子發票能耗更低，且易于保存、查詢和綜合性管理，在眾多行業已經得到廣泛應用。電子發票在我國是2012年5月開始推行試點，第一張電子發票是2013年6月由京東商城開出，直到2015年11月開始，在全國各地開始推行增值稅電子發票系統。同年，國家頒布相應的政策，進一步明確了“電子發票”的法律效益，全面支持電子發票的推廣。經過多年發展，電子發票政策日趨完善，對市場教育的水平也得到了更進一步的深化，從而使得電子發票的普及率得到了進一步的提升，并呈現出發票電子化的整體發展趨勢。根據《2020年電子發票行業市場調研分析報告》顯示，目前國內的電子發票市場規模已經達到7000億元，并且保持“穩中向好”的整體發展趨勢。

一、電子發票的基本概述

1.發票的基本概述。發票是指在相關的經濟業務發生的這個過程中能夠記載業務收付實際金額的一種憑證，是企業在進行會計核算工作中的主要依據，也是稅收征管稽查過程中的重要憑證。發票的完整性，對于企業以及稅務局相關工作都極其重要。具體而言，發票的功能主要包括4個方面。第一個方面是“核稅”，也就是稅務部門對企業進行核稅時的重要依據。第二個方面是“報銷”，也就是企業相關人員賬目報銷的主要憑證。第三個方面是“記賬”，發票是對相關業務發生過程中的成本費用以及收入的記錄的原始憑證。第四個方面是“保修”和“維權”，主要用于表明相關業務的真實存在，能夠確定雙方之間的交易關系，是后期保修以及維權的重要依據和主要憑證。

2.電子發票的特征。相比傳統發票而言，電子發票有其具體的特征，第一屬于無紙化高效率，且呈現出低成本化的運作方式，電子發票的運行是依靠于網絡信息技術及操作方法，在其他程度上可以節省企業在發票的存儲和保管方面的運營成本，在一定程度上減輕開票負擔，與此同時還能夠進行更高效的零成本發票管理模式，管理過程由電腦自動匯總，財務人員不需要花費較多時間整理紙質報表，紙質發票可以在更大程度上提高工作效率，與此同時，電子發票還具有隨開隨用的基本特征，這就使得整個開票過程會比紙質的發票開具過程更加便利，消費者通過手機輸入相關的發票信息，提交之后即可自動獲取，使有效打破空間限制，不需要守在收銀機旁，進一步減少消費者的時間成本。在保存方面也具有優勢，可以在手機以及郵箱中實現永久性保存，能夠更大程度上保護其權益，同時也能夠進一步減少泄密的危險。另外，電子發票的系統全程采取電子化運營模式，企業開具發票只需要申請領取發票的具體號段就可以，不必再像傳統紙質發票一樣，需要經過復雜的申請流程，同時還能有效避免虛開發票以及報稅制的弊端，防偽模式也進一步便利，可以通過相關電子發票平臺進行查驗，一方面方便了企業，同時也為稅務機關的核查提供了更可控的環境。

二、電子發票風險成因分析

1.相關部門之間缺乏合作。《中華人民共和國發票管理辦法》第四條規定“國務院稅務主管部門統一負責全國的發票管理工作。省、自治區、直轄市國家稅務局和地方稅務局（以下統稱省、自治區、直轄市稅務機關）依據各自的職責，共同做好本行政區域內的發票管理工作。財政、審計、工商行政管理、公安等有關部門在各自的職責范圍內，配合稅務機關做好發票管理工作。”從條款中可以看出，我國的稅收征管工作不僅由一地稅務部門負責，還需要其他單位的配合。由于各單位職責分工所對應的領域不同，發票監管難以達成協議在所難免，各單位各自為政也在所難免。

2.發票管理缺乏有效的內部控制機制。除上述不足外，目前的發票管理還缺乏有效的內部控制制度，對發票使用者尤其是各部門、事業單位的發票進行監督，相關負責領導和財務人員不注意內部監督，而內部控制機制尚未完全建立。內部發票審計應采取審計流程，導致內部發票審計不嚴格、不規范的情況。財政撥款現象控制不嚴，使用虛假發票是騙人的。

3.對非法行為的打擊還不夠。一是各部門配合不夠，對發票犯罪分子打擊不夠深入，導致發票犯罪屢禁不止。目前，一般是由政府牽頭，對發票違法犯罪活動進行集中整治。從國家到各基層單位，一般在每年的幾個月內，稅務機關都會集中內部主要力量，對發票違法犯罪活動進行統一整治。但由于缺乏良好的長效機制，一方面犯罪分子會鉆空子，重操舊業，在集中整治期間消失，集中整治結束后復活;另一方面，該部內部沒有建立一個相對穩定和適當的合作機制，導致工作人員和執行機構都無法固定。此外，行動所需的各類資金有時得不到保障，最終難以在整治發票犯罪中發揮全面作用。

二是稅務部門自身的征管方式與發票犯罪處理存在矛盾。發票犯罪的特點之一是犯罪涉及面廣。有時一條完整的發票犯罪鏈條會涉及多個省、市、縣及其稅務部門。稅務部門對納稅人實行屬地管理。辦案稅務部門在追查源頭企業時，稅務部門在同步調查上下游企業時，會在人員、財力、物力和地方單位的協助上有所限制，有時甚至會有管轄權的爭議。為避免上述情況的發生，一些發票違規案件只能集中在同級稅務機關管轄范圍內的涉案企業，而對于稅務機關管轄范圍內的其他企業，則只能請示、上報。

三、中小企業電子發票報銷的風險分析

相比傳統發票而言，電子發票更便捷、更高效、運營成本也更低，憑借其諸多優勢在我國中小企業中得到了更廣泛的應用。在實際的使用過程中，由于具有集中批量的開具和跨地域開具以及可復印的特點，從而也引發了一些風險，尤其是在大數據的背景下，電子發票的具體應用過程中，風險主要包含了兩個方面：重復報銷和篡改發票信息。通過前瞻產業研究院公布的《中國互聯網金融行業市場前瞻與投資戰略規劃分析報告》來分析，在未來我國電子發票行業的產值大約為1000億元左右，發展前景非常廣闊。例如開具電子發票的稅控設備，每一臺設備的升級成本大約在200元-300元，根據工商總局的數據統計顯示，目前中國僅內地市場相關主體就已經超過1億戶，如果電子發票的滲透率進一步擴展達到50%左右，該部分的產值就能夠實現100億元到150億元的增長。由此可見，電子發票還將獲得更大發展，加強中小企業電子發票報銷風險的防控分析，對于推動行業發展至關重要。

1.打印不限制次數，可能造成重復報銷。在相關部門對于發票進行審核的過程中，需要核對發票上面的關鍵信息，例如代碼、號碼、日期、金額等是否與記錄的保持一致，該項工作非常重要，發票雖小，但其所有信息極其關鍵，稍有遺漏就可能給相關單位的管理及運行帶來極大的阻礙，甚至有可能給相關崗位的職責人員帶來一些從業的風險。電子發票的保存形式，一般是在稅務的云端，收票人通過自行登錄的方式在相關系統進行下載，而這些保存在云端上的發票信息可以實現無限制的查看以及打印，同時也不需要專門加蓋印章，這些便捷性的環節給發票的報銷、稅務管理都帶來了極大的便利，優化工作流程，提高工作效率，但是也造成了真偽難辨的問題。在一定程度上增加了監管的難度，有可能出現重復報銷的風險。如果重復報銷風險沒有被及時發現，這就可能隨著時間的推移而使相關問題逐漸增大，且范圍變得更廣。

2.格式修改軟件多，有可能出現惡意篡改信息。電子發票最大的特性就是所有的環節均通過電子系統完成，同時又由于這一電子系統具備開放性的特性，只要注冊登錄就可以實現對相關信息的操作。現在相關的篡改信息的軟件較多，能夠對PDF格式文件進行修改的工具也較多，這一特性就有可能出現一些漏洞被人利用，他們可能通過專業工具進行信息篡改，例如發票的具體金額以及代碼等，從而給企業發票報銷帶來風險。

3.跨地域出具且可不限次數復印，影響電子發票的唯一性和真實性。電子發票能夠實現批量性的開具，同時有效突破地域限制，能夠實現跨地域的開具，這些方式在最大程度上提高了電子發票出具的便利性，也是電子發票最大的優勢之一，同時，這種方式也是發票真實性降低的主要原因之一。電子發票的真實性包括發票本身的真實性，以及發票所記載行為的真實性和有效性。電子發票可以多次復制，重復打印可以在一定程度上解決發票丟失的問題，但同時也失去了發票打印的唯一性的特點，讓電子發票有可能被同時打印成若干份。另外，難以保證電子發票的連續性，無紙化的流轉方式是電子發票的主要形式，就目前來講，大部分的企業電子發票，主要入賬方式還是以打印紙質版為主，在這種情況下就有可能出現信息不對稱和信息孤島的問題，脫離了電子發票的初衷，從而造成信息缺乏連續性，在決策過程中有可能難以發揮其重要價值。

四、中小企業電子發票風險防控的具體策略

在信息技術的推動下，尤其是大數據技術的發展更是為電子發票的發展注入了全新的動力，但是在電子發票具體的開具過程中，仍然存在一些風險問題，這些風險不能有效規避，將在較大程度上影響電子發票的發展進程。因此加強對于電子發票風險防控的研究極其重要。

1.進一步完善企業內部電子發票管理系統，優化辦公流程。企業辦公信息化發展的過程中，要充分應用電子發票無紙化辦公的主要特點，搭建更高效的電子檔案管理系統，將企業經營過程中產生的發票數據等電子文件存儲在管理系統中，并根據實際的需求進行歸檔，既方便查閱，同時又能保障存儲，優化辦公流程。

2.建立完善的電子發票管理制度，做好電子發票臺賬記錄。通過分析可知，電子發票在具體的使用過程當中有可能會出現重復報銷、惡意篡改等問題，因此要有效避免這些風險，相關單位就應該進一步規范電子發票的管理制度和報銷步驟。首先，企業內部要進一步完善發票管理制度，對電子發票進行詳細的臺賬登記，建立電子文檔比對系統，確認電子發票是否有重復錄入等情況。同時，要進行報銷發票的錄入，確保信息的準確性，通過人工方式，在稅務局相關網站上進行逐一驗證，有效防止發票的抬頭、單據、金額等方面出現相關的問題。另外，要進一步加強對于已經入賬的會計資料進行細致對比和查驗，一般情況下整項核實工作的落實步驟應該參照電子發票登記臺賬的相關規定，財務部門也會專門建立Excel表格對相關臺賬進行完整的登記，在具體報銷的過程中，就需要與之前錄制好的電子發票進行有效性對比，仔細檢查是否存在重復報銷具體問題。另外，要登錄國稅局的查驗平臺錄入報銷發票上的相關信息，包括代碼號碼、日期、金額等信息進行細致化錄入，多次核對，保證不出現錯誤，為后期的處理提供高效的保證。

3.使用專業工具，進一步保證提高發票管理的整體水平。在對電子發票進行有效性核對的過程中可以使用第三方軟件，提高發票審核的效率，如果該地區的經濟發展相對較落后，基礎設施水平沒有達到相應的標準，還可以使用“發票小助手”、“微信發票查重小程序”等第三方發票查驗軟件，進一步保證電子發票信息采集工作能夠更高效地落實。同時，通過這些系統進行細致比對，專門設置查重自助系統，針對發票重復報賬等問題實現自動化識別和預警機制，從而有效地提高工作效率，在更大程度上解放人力。

4.統一管理發票打印，建立更完善的報銷制度。在現有報銷制度中，有一些企業是應用了電子發票，要有效規避電子發票的風險，應該進一步規范報銷制度，進一步保障報銷人員申請開發票的這個過程能夠得到有效保護。企業內部可以統一使用電子發票報銷，同時還借助ERP系統，統一發票打印制度，例如將電子發票的鏈接傳送到專門打印的部門，經辦人員需要按照相關規定履行打印職責，并在相應的發票臺賬上進行詳細記錄，包括發票的號碼以及打印和報銷的具體日期等進行細致化的登記和標記。報銷人員需要到打印部門領取發票，直接粘貼進行報銷。有效應用電子發票報銷臺賬，能夠進一步縮減財務部門的繁瑣工作量，同時還能夠減少報銷環節占用的不必要時間。同時這種方式也更有利于工作人員對電子發票的報銷進行時間方面的界定，要求經辦部門應該在規定的時間內完成相應的報銷工作，例如審核、簽字等。而會計人員則需要做好登記并有效維護電子發票的唯一性，具體報銷時間限制需要根據查重操作這項工作的具體落實情況來確定。

5.加強工作人員業務培訓，提高風險防控綜合能力。電子發票以電子形式存在，不依托于紙質媒介作為信息載體，因此，相關處理均在云端完成，這個過程存在一定的網絡風險，同時還可能受到系統存儲設備的影響，因此必須加強對于電子發票信息工作人員的綜合技術水平的提升，保證達到綜合素質可達到相應的標準，能夠熟練地使用相關軟件，遵守規章制度，將各項工作落到實處，如果出現相應的問題，應該及時反映并配合采取應急預案立即補救。首先，要保證工作人員的專業化水平，能夠通過網絡以及多渠道的學習，進一步了解電子發票等相關系統的應用方法和具體的操作技能。其次，要加大專業知識的培訓，保證工作人員能夠對電子發票的開具和報銷形成正確的準確的認知，有效降低錯誤的發生，進一步增強電子發票管理的規范性，進一步增強鑒別的能力。最后，要加強工作人員風險防控意識的提升，必須全面認識到風險可能產生的巨大危害，并具備一定的應變能力能夠采取相應措施來有效防止或者減少風險。

6.財政、稅務等主管部門利用信息技術推動電子發票的內控管理。近年來，“電子稅務局”和“稅務App”得到了廣泛應用，大大方便了納稅人，節省了企業財務人員的時間和交通成本。財稅部門具有大數據和信息化的天然優勢，更有資格開展電子發票開具后報銷流程的信息化建設，幫助企業建立電子發票內控的工具和手段，同時，要防止國家稅收流失。在本文中，以下三種方法可供借鑒。

首先，財務部門利用財務軟件ERP軟件上審計監督的便利條件，強制要求軟件企業開發電子發票功能模塊，作為企業免費升級的基本功能。電子發票可用于“假標識”、“重復檢查”，電子發票的原始單據可以存檔和存儲。稅務部門開發一個用于調用電子發票“大數據”的API（應用程序編程接口），財務軟件和ERP廠商免費調用API實現數據共享。這可以大大降低企業軟件系統的投資和財務人員審計壓力。

其次，國家稅務總局將建立類似增值稅專用發票查驗認證平臺。電子普通發票和電子專用發票的所有信息都可以通過稅務系統推送到企業。發票的所有細節都可以在企業看到。檢查時，可以進行“假鑒定”和“重復檢查”。杜絕虛假報銷和重復報銷，杜絕企業資產和國稅流失。

最后，針對信息基礎薄弱的中小企業，國家稅務總局開發“電子發票報銷系統”的全過程。企業業務人員經授權后，登錄“電子發票報銷系統”，從微信卡包、郵箱等導入電子發票原件，經“認證”和“查重”后，通過系統歸檔打印，然后進入企業報銷流程。這就解決了中小企業不具備自查、查重和電子存儲原件能力的問題。

五、總結

目前，電子發票已經在各行各業廣泛應用，在其持續發展的進程中，相關法律法規還將不斷完善，企業在應用電子發票的具體過程中，針對可能出現的一些風險問題要全面布局，從企業層面以及員工層面出發，不斷優化電子發票管理的模式。同時在“互聯網+”的時代背景下，要進一步將互聯網的優勢有效應用，進一步提高工作的速度和效率，最大程度地發揮電子發票的優勢，并打造業務素質強的財務工作審核人員，能夠對成本效益進行更全面的綜合考量，根據企業經營的具體情況制定更為詳細的風險防控方案，促進企業獲得更好發展。

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作者簡介：章君芬（1976.02- ），女，籍貫：上虞，學歷：本科，單位：浙江寶廈建設有限公司，副總經理、財務總監，職稱：高級會計師，研究方向：財務管理、稅收管理