通過網上報銷系統加強財務管控

林巧

【摘要】隨著企業財務支出和報賬業務工作量的增加，“報銷難”成為不少企業報賬人普遍面臨的問題。在信息時代背景下，網上報銷系統逐漸成為企業財務信息系統改革的趨勢。文章在分析傳統報銷模式問題的基礎上，結合深圳報業集團的網上報銷系統運行情況，從提高報銷效率、降低企業成本、財務工作降負減壓、實現財務信息共享與加強預算管控等角度，闡述網上報銷系統的應用優勢，并提出系統的未來優化方向，以期為更多企業引入網上報銷系統提供借鑒。

【關鍵詞】網上報銷；財務管控；預算；財務信息化

【中圖分類號】F274

一、引言

21世紀是互聯網的時代，信息技術的快速發展帶來了前所未有的變革，引入企業信息管理系統成為這個時代企事業單位辦公改革的重要方向。網上報銷系統作為企業信息系統的組成部分，是現代化財務管理工作的重要手段。與傳統報銷模式相比，網上報銷系統具有節約成本、提高效率、加強管控以及實現信息共享等諸多優勢。

為解決傳統報銷模式帶來的種種弊端，深圳報業集團（下文簡稱“深圳報業”）于2018年10月開始著手設計基于網絡平臺的財務報銷流程，開發網上報銷系統，該系統于2019年1月開始運行。筆者結合深圳報業網上報銷系統的實際應用案例，在總結傳統報銷流程存在缺陷的基礎上，分析網上報銷系統在財務管理方面的優勢，從目前的運行狀況來看，網上報銷系統初步呈現了良好的效果，得到了用戶的肯定和支持。

二、應用網上報銷系統的意義

建立網上報銷系統，采用智能手機、二維碼、掃描儀和光學字符識別（OCR）等現代信息技術和設備，通過報賬人網上隨時提交報銷單、實時查詢報銷進度、實時生成和查詢管理報表等方式，極大地加快了員工報銷的進程，降低了成本費用，提高了財務人員工作效率，保證了報銷單據的安全，固化和規范了報銷流程，實時控制預算執行進度、監控報銷憑證的資金支付情況，提升了企業財務管理水平，有助于財務人員由“核算會計”向“管理會計”的轉型。

三、傳統財務報銷模式弊端

在傳統的財務報銷模式下，主要面臨以下問題：

（一）財務審批的有效性太低，信息反饋不及時

在傳統的財務報銷模式中，一旦報銷單據被會計審核，就會將其提交給負責審批的財務負責人和企業負責人。當財務負責人或企業負責人出差、休假時，可能會造成財務報銷單據的積壓。其次，財務報銷單據經申請人提交后，申請人對報銷單據的后續審批以及資金支付缺乏跟蹤，只能人為跟進并通過電話進行查詢。最后，當產生付款延遲的爭議時，沒有客觀證據，很難進行有效的追蹤問責。

（二）報銷單據審批和資金支付控制是獨立的，報銷過程過長，錯誤支付資金的風險增加

在傳統的財務報銷模式中，報銷單據經最終審批后，會提交給公司出納以完成資金支付流程。根據付款金額權限，付款單經會計和財務負責人批準后，資金支付將予以完成。報銷單據的批準和資金支付的控制是獨立的，報銷過程太長，降低了報銷效率。其次，資金支付審核鏈中的財務人員不熟悉報銷單據中反映的經濟內容，容易增加資金的錯付風險。

（三）報銷不能與先前的報銷單據鏈接

在傳統的財務報銷模式中，報銷單據在進入財務部門后，報賬人與報銷單據被完全割裂，報賬人無法獨立質疑過往的報銷信息，也無法實時了解其個人借款和供應商的預付款情況。導致財務人員經常陷入“尋找合同，結算當前交易并催還借款”的日常工作模式，浪費了人力，降低了人力資源的使用效率。

（四）預算控制困難，內部控制流程需要優化

在實際工作中，業務部門經常認為預算控制是財務部門的事務，他們沒有保留預算支出賬目，在需要了解預算執行進度時，經常需要財務人員通過會計系統查詢相關信息。就財務部門而言，當完成當月憑證的會計處理后，才能仔細檢查預算控制進度，無法實時了解預算控制進度，不利于企業中的實時預算控制和決策制定。

四、網上報銷系統的應用優勢——以深圳報業為例

2017年7月，深圳報業啟動了財務軟件系統的迭代，財務系統從nc5.0升級到nc6.5，規范了集團財務會計核算和財務報表的編制，建立集團級供應商和客戶信息交流數據庫；2017年12月啟動財務系統資金結算模塊，實現集團資金的自動上劃和下撥，提高了內部資金使用效率。同時，資金結算模塊在軟件中集成了多種在線銀行接口，有效解決了不同銀行需要安裝使用不同U盾的問題，提高了整個資金支付工作的效率。同樣，應用在線報銷系統具有以下優勢：

（一）提高報銷效率，節約成本

傳統手工報銷模式下，由于時間和空間的局限性，企業難免需要耗費更多的資金成本和時間成本。深圳報業運行網上報銷系統后，通過電腦和手機端口，報賬人可隨時隨地提交報銷單，審批人員也可靈活安排時間，實時審核報銷單據。通過網絡介質傳遞報銷單據，可以快速高效地完成審批流程，極大地提高了企業的整體工作效率，降低了企業的運營成本。在線報銷系統與財務系統資金結算模塊產生協同效應，改變了原有的報銷單據填制、審批與付款單據填制、審核相互獨立割裂開來的狀況，實現了報銷單據填制、審批與付款單據填制、審核的同步進行，大大縮短了整個財務報賬流程，提高了財務報銷效率，同時又降低了資金的錯付風險。

（二）降低財務部門的工作負荷和壓力

通過財務網上報銷系統，企業可以預先設定報銷的項目分類和必填內容，在這種模式下，相對格式化的報銷單據在系統中完成逐級傳遞，其出錯率將大大降低。原始憑證填寫的完整性與合規性得到較高程度的保證，方便了后續諸如付款、制單等一系列的財務處理手續，提高了財務人員的工作效率。財務人員在收到報銷單后，通過掃描報銷單后面的二維碼，報銷系統可以檢索到所掃描的報銷單電子附件，然后由財務人員審核原始報銷憑證與報銷系統中附件是否一致，財務報銷效率得到了有效保證。

（三）實現財務信息共享，提高報銷流程透明度

報銷的相關信息內容被存放于財務報銷系統中，在報銷過程中報賬人與審核人員均可以實時跟進查看審批狀態。報銷完成后，相關人員若對某筆單據存疑，均可隨時隨地利用檢索功能實現快速定位，查閱相應單據并提出質疑。

（四）強化預算管控，完善內控制度和優化內控流程

網上報銷系統構建了預算管理模塊，財務人員可以根據企業年度全面預算計劃，后臺設定各類項目的預算金額，系統將自動執行預算監控。當報賬人提交報銷單時，系統將其與之對應項目的預算計劃進行匹配判定，如果該筆報銷申請無預算或超出預算，必須通過相關負責人員解決預算指標上限問題或者通過預算外報銷流程，才能成功提交系統，這種工作模式解決了手工報銷模式不利于預算控制的問題，及時避免超額審批。此外，預算使用進度將由系統進行實時披露，企業管理層可以及時了解企業全面預算的執行進度，據此制定相關重要決策。在企業一個年度的全面預算完成后，其預算整體執行情況可以作為制定下一年度預算計劃的參考和依據，推動企業預算規劃的良性循環。

五、網上報銷系統的優化方向

進一步實現網上報銷系統與企業業務系統之間的聯接。在系統設計初期，深圳報業的網上報銷系統實施團隊提出了與業務系統預留對接港的想法，并計劃實現與集團OA系統，及人力資源管理系統的網上對接，進一步建立與資產管理系統、合同管理等系統的對接，有效避免財務信息管理系統成為一座信息孤島，從而充分改善在線報銷的配件管理。不斷加強對網上報銷系統的優化，達到強化深圳報業內部控制的目的，逐步實現深圳報業的業財一體化，避免整個集團的重復審核和審批工作。

六、結語

隨著信息技術的快速發展，越來越多的企事業單位引入網上報銷系統，以代替傳統的手工報銷模式，實現報銷流程與預算管控的革新。雖然報銷系統只是企業信息管理系統中的一個子系統，但其對企業財務管控工作的助益是立竿見影的。筆者結合深圳報業集團財務報銷系統的應用案例，分析了其在控制企業成本、提高會計信息質量、實現信息共享以及加強預算管控四個方面的優勢。時代的進步將進一步推動財務報銷系統的完善，以科學高效的報銷流程與企業的財務管理制度相匹配，提高企業的管理水平。

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