淺析大數據時代檔案信息化管理

朱小麗

摘要：伴隨計算機技術的不斷發展，當前智能化管理手段已經涌入社會各行各業，對于推動經濟發展，提高工作效率具有重要意義。尤其是大數據理念的深度運用，給多個領域工作創新注入了嶄新活力。大數據時代檔案管理工作也要與時俱進，注重對創新性方法和應用，提升安全管理意識，以適應人們對檔案管理信息化的新需求。

關鍵詞：大數據;檔案;信息化;管理

一直以來，人們對檔案管理工作都非常重視，但是傳統思維下對檔案管理工作的落實多停留在了檔案的梳理與存儲層面，對于檔案提取、篩選和檔案價值挖掘方面取得的成果有限，也因此，人們對于檔案管理的綜合意義認知比較單薄。隨著大數據理念的深度推進，信息化時代檔案管理工作不僅要完成基本的信息存儲任務，更要對現有的檔案信息進行有效挖掘和運用，釋放出新時代檔案管理的嶄新活力。

一、大數據時代檔案信息化管理工作面臨的新挑戰

1.檔案信息數量爆炸式增長

隨著互聯技術的深度發展，信息化手段已經廣泛應用于人們工作、生活、學習的方方面面。與此同時，各類活動落實中產生的檔案量也在飛速增長。在檔案管理的過程中，需要檔案管理工作者運用有效的方式做好分類和整理，同時還需要以信息化手段做好備份、存儲和網絡上傳、共享等工作，以保證信息提取的便捷、準確與順暢。由于檔案管理數量爆炸式增長，這項工作開展的難度頗高，工作量巨大，對于檔案管理工作者的信息化設備掌握能力也提出了更高的要求。

2.檔案管理的安全隱患增多

大數據時代，檔案信息數量爆炸式增長的同時，在安全管理方面也出現了諸多安全隱患。由于信息化手段的廣泛運用，使得很多信息在多個終端都可以同步存儲、互通共聯，這就使得檔案信息在安全管理方面面臨諸多隱患。首先，信息化時代檔案管理的法規還不健全，很多信息存儲設置本身不夠安全，極易被黑客攻擊或篡改。其次，依托數字化手段來存儲檔案信息的過程中，會產生大量使用痕跡，檔案信息在傳輸和保存過程中極易產生信息泄漏問題。第三，很多檔案管理工作人員本身還沒有形成良好的安全防范意識，這些都使得檔案管理的信息安全隱患逐步增多。

3.檔案管理的容錯率較低

我國在檔案管理的過程中經過了很長時間的探索，從傳統的紙質檔案到電子檔案，再到現在的云存儲、云共享等多元化手段并用。檔案管理的手段在逐步升級，檔案信息的數量在不斷增加。與此同時，檔案管理過程中數據處理的容錯率越來越低。在檔案管理過程中，一個步驟出錯就會影響整個工作進程，后續核查、糾正和維護工作推進會非常困難。尤其是手機號、身份信息等私密性比較強的信息，糾正錯誤比較麻煩。一些用戶一旦提供虛假信息，后期核查糾正工作量非常大。

二、大數據時代下檔案管理工作的新機遇

大數據技術的廣泛應用為檔案管理工作帶來巨大挑戰的同時，也為檔案管理工作創新改革帶來了巨大的機遇。

1.大數據時代檔案管理可采取的管理方法多種多樣

大數據時代下檔案管理工作，除了借助傳統的文字、檔案、圖片、紙質文件來保管檔案之外，還可以通過圖片、聲音、視頻、文本，甚至是各類網絡資源都可以用于檔案信息的管理和保存。在檔案管理過程中，人們可用的信息化手段也越來越便捷。在檔案信息錄入的過程中，就可以快速的對各類信息進行分類、編號、子目錄拓展等多項操作，同時可以采用靈活的加密手段，賦予不同級別檔案相應的查看權限。這樣既方便了檔案信息的共享，又在一定程度上確定了檔案管理工作的準確和便捷。另外，大數據時代人民對檔案管理工作的重視程度愈加提升，檔案管理迎來了創新發展的新機遇。

2.大數據時代檔案信息維護成本可以逐步降低

在檔案管理推進的過程中，越來越多的信息化設備被投入使用，檔案管理工作維護的成本越來越低。傳統檔案管理占據空間巨大，而且極易受到自然條件影響，如光照、溫度、濕度、生物因素等，都會影響檔案信息的維護。大數據時代檔案信息化管理過程中，一些數據逐步形成了系統化檔案，方便人們后期進行深度的調研、分析，并匯總出有價值的結論，供人們參考和調閱。這使得檔案管理的價值得到了有效發揮。同時，越來越多掌握新型技術手段的高素質管理人才逐步走向檔案管理崗位，這都為檔案管理工作的創新發展創造了良好的外部條件。檔案管理工作呈現多元性、開放性、豐富性的特點，極大的滿足了不同階層、不同部門、不同單位對檔案管理工作的應用需求。

3.檔案管理工作呈現出協同高效管理優勢

隨著信息化手段的廣泛應用，檔案管理工作打破了時間空間的限制。很多重要檔案可以通過一線收集和后期整理協同工作的方式逐步完善，使得檔案的存儲越來越詳實，信息呈現的視角也變得縝密而準確。尤其是云技術支持下，很多跨區域檔案可以在云空間的基礎上更好地擴展和共享。這極大的扭轉了傳統檔案管理覆蓋面較低，檔案提取價值不高的弊端。隨著大數據、云計算、云共享、云存儲的投入，檔案管理的效率大大提升。加之，一些編程算法的優化，妥善解決了海量檔案信息定向提取的問題。檔案管理工作體現出全面性與系統化管理優勢，檔案管理的深度得以不斷拓展，呈現出協同高效管理的多元優勢。

總之，在大數據時代發展背景之下，檔案管理工作在管理速度、安全性和信息提取方面提出了更高的要求。但與此同時，信息化手段的應用為檔案管理帶來了諸多便利。在具體的檔案管理工作落實過程中，需要工作人員樹立良好的服務意識，在檔案管理工作過程中加強信息化手段的應用，并通過協同工作的方式高效管理、系統梳理，滿足人們對檔案信息查閱的多元化需求。

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