關于檔案館檔案管理工作水平提高淺析

賀毅

摘要：隨著信息化技術的發展，檔案管理水平有所提升，但一直以來，人們對檔案部門的工作職能以及性質也缺乏足夠認知，人們習慣性地把機關檔案部門與檔案館相提并論，片面的認知導致檔案館的作用以及功能無法全部得到發揮，其與社會關系也不夠緊密，無法真實體現其本質屬性。因此，檔案館有關管理人員必須不斷轉變管理理念，創新管理方法，使檔案資料能夠真正發揮自身價值，促進社會進一步發展。

關鍵詞：檔案館;檔案;管理;提高

一、新時期背景下檔案管理工作的重要性

民族創造力以及凝聚力最主要的源泉之一就是文化，文化也是國力的綜合體現因素，可促進社會主義文化發展。對于社會歷史原貌來說，檔案能夠很好地對其進行還原，鞏固社會主義意識形態，提升人們對社會歷史的了解興趣。檔案不僅包括經濟、政治，還包括歷史、文化等各個層面，是我國軟實力的重要體現。提升檔案管理水平，能夠促進文化價值進一步體現，也可更好地為各個職能部門的工作提供服務。所謂檔案管理水平科學化，是指建立在科學理論為指導基礎上的檔案管理工作，能夠實現科學化推動，獲得科學化制度保障，使檔案管理工作能夠變得更加規范，信息化程度更高，保證檔案管理的質量以及效益。社會在不斷發展，檔案管理工作的重要性也越發顯著，不管是哪個行業，檔案管理已經與人們的生活、工作息息相關，也與人們的實際利益有著直接關系。因此，隨著信息服務功能的逐漸強大，檔案科學化管理水平也應引起人們高度關注。

二、新時期提升檔案館檔案管理工作水平的實施路徑

（一）推進檔案管理理念和思路的更新

新時代做好檔案信息化建設，要樹立正確的理念并建立科學的思路。作為檔案管理的主體，單位對新時代下檔案信息的新變化要有充分的認識。一方面，要意識到檔案數據的現代化、信息化的重要性，結合本單位的檔案管理情況，尋求和探索可行的檔案信息化的管理方案，構建和打造與時代相符的檔案信息化管理體系，依托大數據時代網絡化與智能化的特征，完成對檔案信息資源的全面預測，深度挖掘數據信息價值，制定明確的精細化檔案管理機制。另一方面，嘗試建立全員參與模式。檔案信息化管理是系統的工程，要結合業務信息化的相關部門，并利用相關軟件，實現業務的有效銜接，打造符合單位檔案管理應用實際的一體化的檔案信息化管理模式。

（二）合理劃分管理責任，提升歸檔模式的科學性

為使檔案管理工作效率與質量得到提升，必須對檔案管理的職能進行具體劃分。社會在不斷發展，互聯網技術也在不斷進步，各檔案館一定要充分結合多媒體技術以及計算機技術，做好檔案的分類以及管理工作，標注檔案具備的特點以及標準，促進歸類、整理工作更好開展。例如，為了徹底落實檔案管理工作，推進檔案管理工作的規范化管理，地方政府以及相關部門能夠積極印發了與檔案建設相關的意見，主要明確檔案管理工作的工作機制、責任主體、歸檔范圍以及整理方法、實體流向等，也重點提出了工程項目檔案工作的核心負責人是項目法人，其應該對項目的檔案工作負全部責任，在日常工作中，加強檔案資料的管理，負責協調、指導、施工以及監理單位編制項目的竣工文件，整理相關項目文件等。在管理時要嚴格按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的基本原則，使各項目人員都能明確自身職責，使文件材料的形成、整理、積累以及歸檔工作能夠與項目工程同步進行，使檔案管理工作能夠更加高效、科學。

（三）加強檔案技術利用，創新檔案管理方式

為了進一步提升檔案管理科學化水平，檔案館一定要不斷檔案管理方式，將傳統的檔案管理逐漸轉變成科學技術型的管理模式，使檔案管理手段能夠更加先進。一般來說，傳統的檔案大多是以實體形式或者是紙質檔案存在，但是隨著社會的不斷進步，紙質檔案已經逐漸被電子檔案代替，傳統的檔案查詢也從一對一服務逐漸也變成了網絡化服務。由此我們可以看出科學技術對檔案管理工作的重要性，檔案館應重視檔案數字資源建設工作，使檔案管理系統能夠更加完善，更加高效。為方便群眾查閱檔案，更好更快地發揮檔案利用價值，蘆溪縣按照“高起點謀劃、高標準定位、高質量建設”的工作思路，全面推進檔案數字化建設步伐。第一，建立檔案數據庫。通過計算機或者掃描儀等現代設備技術將檔案材料進行重新整理，并將所有資料輸入到微機系統，建立檔案數據庫。第二，計算機信息檢索。檔案室需配備配套檢索工具，做好檔案查閱服務。檔案檢索工具應完整適用，便于資料調閱查找，以為查閱者提供優質服務體驗。在上述基礎上，檔案館對館藏民生檔案、永久文書、部分長期檔案進行了數字化，建立了數字化檔案庫，館內配備多臺計算機，方便查閱檢索，實現了檔案管理工作再上新臺階。

（四）加強檔案安全防護體系建設

紙質檔案管理是部分單位（特別是行政事業單位）檔案保管的主要形式，因此紙質檔案與信息、電子數據檔案并存的狀態短時間不可能被消除。一是確保傳統紙質檔案管理安全。基層事業單位應當優化檔案管理庫房，不斷更新檔案管理設備設施，對紙質檔案保管設施設備進行防霉防潮處置。在加強收集、保護紙質檔案的同時，還需收集視頻、音頻資料等，并進一步規范檔案的管理標準，不斷改進管理方法，努力促進檔案管理效率的有效提升。二是加強電子檔案安全防護。在進行檔案信息化的建設中，要將安全防護體系的建設作為精細化管理的一項重要任務。一方面，要做好檔案信息的安全防護工作，采用加密技術、安全防護技術等，確保電子檔案信息不受影響。另一方面，設置訪問權限，即賦予檔案管理工作人員以相應的訪問權限，保證信息安全。總的來說，保證檔案技術安全的同時，最重要的還是加強對人員的管理，應在檔案管理制度下明確管理員、使用人的責任，加強監督與考核，確保管理工作安全保密，從制度上確保安全性。

（五）加強檔案管理培訓，提高管理人員業務素質

檔案管理業務素質水平對檔案管理工作質量有直接影響，尤其在數字檔案廣泛建立下，為讓工作人員更好適應管理工作需定期對其進行管理培訓，強化管理人員綜合素質。第一，強化繼續教育，提高管理人員管理水平。當前檔案設備更加現代化，檔案的種類還有載體更加多樣化，管理人員的管理方法也需不斷改革，也就需對管理人員定期培訓，做好繼續教育，讓檔案管理人員掌握現代設備的操作能力，掌握檔案信息收集方法。同時，也還需掌握檔案信息安全維護知識，讓檔案管理人員在通過檔案平臺為使用者提供更高質量檔案服務同時最大限度確保檔案安全。第二，健全培訓良性運行機制。培訓良性運行制度為檔案管理人員教育培訓開展的保證。蘆溪縣檔案館建立了包括登記、統計、評估為一體的完善的繼續教育管理制度，每年定期督查檔案管理人員進行繼續教育。且針對繼續教育建立了相應的激勵約束機制，管理人員上崗之前及輪崗之后都需進行相應崗位培訓，讓檔案管理人員能主動參加管理培訓，不斷提高自身的專業技術及業務水平。

三、結語

綜上所述，檔案管理科學化水平的提升，是一項長期且十分具有系統性的工作，檔案管理人員須對檔案管理工作進行全方位的改進以及加強。鑒于此，檔案管理工作應在現有組織的基礎上進行強化，提升檔案管理工作的科學化水平。此外，有關人員必須不斷改進檔案管理思想以及管理制度，提升檔案管理的各方面水平，使檔案管理工作能夠做到與時俱進，創建與之對應的保障體系。

參考文獻

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