互聯網+時代企業檔案管理的難點及對策

唐愛玲

摘要：隨著社會經濟的不斷發展，各企業單位對檔案管理的工作重視度也愈來愈高，只有和互聯網時代的發展要求相適應，積極創新檔案管理的模式，才能有效提高檔案管理的質量水平。互聯網技術的應用已經滲透到各個行業領域，通過將互聯網技術和檔案管理工作相結合，改變傳統紙質管理的模式，發揮互聯網在檔案管理工作的優勢作用，為提升檔案管理的工作質量以及管理效率提供技術支持，有助于各項檔案管理活動的順利開展。

關鍵詞：互聯網;企業檔案管理;難點;對策

引言

在檔案管理和服務塑造中提升效率，在信息化應用方面，實現對“互聯網+”檔案管理的全面推動。檔案管理方面也由此形成變革，在現代化檔案管理和發展的趨勢下，有利于實現高效的檔案管理。

1互聯網+時代企業檔案管理的難點

1.1企業檔案管理缺乏現代元素

在“互聯網+”時代下，與互聯網技術等高新技術的融合程度直接決定了行業繁榮昌盛與否，融入了“互聯網+”進行發展已然成為“大勢所趨”。為了迎合此趨勢，企業的檔案管理雖然也相應地融入了部分現代信息化元素，但信息化建設的落實度并不算高，較之其余行業仍然較為滯后，無法在檔案管理工作中真正發揮出信息化技術的真正優勢。在實際對檔案進行管理時未能真正應用到現代化管理元素，同時一些先進的設備與技術皆未能得到真正應用，檔案管理手段更不盡科學，舉例而言，在我國目前的許多企業中，信息化技術的應用仍然僅僅限于檔案的借閱登記，這種情況足以說明目前我國企業檔案管理的現代化狀況，如此現狀已然無法滿足當代社會的需求。

1.2檔案管理創新不受重視

就目前而言，我國大多企業在檔案管理方面缺乏有效的重視，領導在此方面的監管力度不足，檔案管理中比較重要的信息錄入、整合等工作內容不盡及時等狀況時有發生，檔案管理方式相對落后，最終致使檔案信息于完整性方面難以得到有效保證，這也為企業的檔案管理帶來了嚴重阻礙。

1.3企業內檔案管理人員的整體素質不足

由于過去我國企業對檔案管理的認知性不足，單位缺乏檔案意識，因此在傳統檔案管理過程中檔案管理人員一般由其余辦公室的職工兼任，單位內并不存在專門的檔案管理人員，負責兼職檔案管理的職工一來可能在專業性方面有所匱乏，二來精力有限，在完成其本職工作之余難以真正投入至檔案管理工作中，一般只能夠做一些簡單的檔案收集、統計工作，這也是大部分企業目前的現狀。這些檔案管理人員在業務水平方面各有差異，但大多難以開展一些深層次的檔案信息管理、處理工作，且放眼我國的企業檔案管理人員多存在年紀較大狀況，幾乎無法適應“互聯網+”時代下的新設備或新技術，無法真正跟上時代的步伐，這也在一定程度上制約了企業檔案管理工作的發展與進步。

2互聯網+時代企業檔案管理的對策

2.1創新檔案管理的模式

為能保障檔案管理的整體質量，這就需要在檔案管理模式的創新方面加強重視，向著網絡管理的方向轉變。互聯網時代背景下，現代化管理技術設備的引進，計算機以及多媒體等技術的發展，這對檔案管理工作的創新提供了良好條件，為能有效提升網絡技術的應用價值，能和檔案信息化管理發展需要相適應，注重微縮型以及聲像型等保存的方式提高檔案信息保管的能力。也要注重檔案加工，注重開發利用和新型檔案載體適應的網絡管理技術，能最大程度上提高檔案服務的能力以及水平。

2.2加強信息化手段

在互聯網+時代，要想加強信息化手段，基礎建設是保證工作順利開展的大前提。首先，需要將檔案存放在安全、溫濕度事宜、防蟲、防霉等具備八防條件的庫房內，確保檔案的完好性。其次，需要將各項檔案進行數字化，選擇功能強大的檔案管理系統，數據安全有好的屏障，能有效地保管檔案信息資源的備份恢復和有效利用。隨著時代進步，許多設備的性能和質量不斷提高，管理的不斷精細化，人員的各項素質也在不斷增強，繼而打造出安全的檔案環境。最后，檔案利用評價是反映檔案價值的有效渠道，也是檢查、完善檔案服務工作質量的依據。信息服務水平的不斷提高，會讓企業不斷提升信息服務的質量，檔案管理工作也會不斷進步，讓檔案信息資源更好地為企業生產運營服務，讓檔案利用在一定保密要求的基礎上越來越方便。

2.3結合需求建立檔案信息數據庫

在對互聯網技術的應用方面加強重視。檔案基本形式是數字為主的，為能有效提高數據信息的質量安全，這就需要有相應的數據庫作為支持，保障數據的安全完整。構建高質量以及適應性強的數據庫，構建檔案數據庫要能和網絡傳輸標準相適應，能和人們檔案信息的閱讀習慣相適應，計算機對數據信息高效的讀取，所以構建數據庫的過程中，就要注重把檔案未來發展狀況能充分考慮，選擇相應軟件的時候能從前瞻性的角度考量，提高檔案管理的自動化程度。數據庫的構建為檔案信息的儲存管理提供了方便，以及也能夠方便檔案的信息查詢以及應用，提高了檔案信息利用價值。

2.4檔案信息數字化發展

檔案信息數字化是檔案發展的重要一步，是檔案資源從紙面到流動起來的數據的重要一步。建立檔案信息化資源利用制度，實現檔案資源收、管、用全過程的規范管理，讓信息化與工業化兩化融合在檔案工作中充分實現。建立數據定向開放，有序利用，安全保存等方面的制度，促進檔案信息資源的共享利用，真正讓企業收集有用的資源、充分利用需要的資源。

結束語

企業檔案資源對各項業務工作都有著可參考價值。通過增強企業員工的檔案意識，梳理檔案服務觀，建立檔案管理制度，加快信息化檔案平臺建設等措施，進一步提高企業檔案數字化利用率，促進檔案管理工作水平的不斷提升，從而更好地發揮檔案資源助力企業生產運營的作用。

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