醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化管理方法

摘要：醫院隨著自身發展以及接診病患的不斷增多，其要管理的檔案資料也越來越多。醫院檔案資料可包含科研、護理、管理、醫療等多個部門或科室的檔案，具體的分為病例檔案、人事檔案、基建檔案、科研檔案、文秘檔案、器械檔案等多個類型，它們成為醫院進行醫學研究的基礎依托，也是其進行教育宣傳的關鍵材料。因此，醫院的檔案管理尤其要保證有效性。文章結合當前醫院檔案管理現狀，探討了于其檔案管理中加入自動化管理的方法。

關鍵詞：醫院;信息技術;自動化;檔案

醫院檔案管理直接關系到其日常業務的開展以及常態化的管理，是促進其有序運行的關鍵管理環節。但就目前的醫院檔案管理而言，其工作中存在人員素質、認識水平、管理制度、管理方法上的諸多不足。文章立足于檔案信息自動化管理方法，展開了對實現醫院檔案信息自動化管理的相關準備工作探討，希望能對相關檔案管理實踐有借鑒意義。

一、醫院檔案管理現狀分析

（一）人員素質不適應現代醫院檔案管理需要

很多醫院檔案管理人員在專業水平上存在不足，又鮮少獲得好的進修成長機會，所以缺少對現代檔案管理工作的知識儲備，創新能力缺乏，不能適應現代醫院檔案管理需要。

（二）人員缺乏對檔案管理的準確認識且不夠重視

醫院整體的工作氛圍中，重臨床而輕環節管理，對檔案管理工作重視有限。于是，長此以往，檔案管理人員就會缺乏對檔案管理的準確認識且不夠重視，而臨床等其他醫護工作者也沒有在實踐中很好地配合檔案人員形成準確、全面的檔案記錄，使檔案歸檔工作質量不高。

（三）醫院檔案管理制度上有欠缺

我國當前還沒有較為完善的醫院檔案管理標準、評審制度標準。各醫院都是結合自身實際來摸索、建立相關管理制度。這導致醫療體系中，檔案管理制度建設水平參差不齊，有的甚至非常傳統落后。

（四）醫院檔案管理信息化程度不高

目前仍有很多醫院的檔案管理部門未能及時引進檔案信息管理系統。其紙化辦公方法效率低下，出錯率高，易導致資料損毀、丟失問題，影響了醫院對檔案資源的利用。

二、醫院檔案信息自動化管理方法

醫院檔案管理活動進行互聯網思維的轉變，將能對醫院檔案管理的方式進行完全顛覆，并大大提高檔案管理的效率和成效[1]。醫院需要引進自動化的檔案管理辦公手段，在辦公自動化形成后，讓各業務崗位都能順利形成相應的電子檔案文件，并督促所有醫護人員學習一定的文書處理、歸檔程序技能，讓他們明確電子文檔與紙化文檔的關系，并賦予他們相應的新的材料形成、積累、歸檔的職責，以集體配合檔案自動化管理工作。醫院檔案部門則充當了一個檔案的信息中心，負責對信息的整合、存儲、調取以及保密等工作，其具體的自動化管理方法為：

1.將檔案管理有關系統有機嵌入到醫院信息化管理系統中，形成信息交互上的無障礙銜接，實現信息管理一體化。醫院信息化系統中的每個單元相互具有耦合性和獨立性，同時又存在著數據的共享與交互[2]。

2.以《醫藥衛生檔案管理辦法》、《檔案法》為基礎依托，整合醫院整體的制度內容，進行科學的檔案自動化管理相關制度的制定，包含對檔案部門以外的其他科室的檔案資料形成與管理的考核制度制定。

3.結合檔案自動化管理需求，進行本醫院軟硬件設備的有針對性完善，以促進相關管理的規范化、標準化。

4.對新引進的自動化檔案管理系統進行數據庫建設，建成以各科室為基準的分化數據庫，以及以檔案部門為中心的綜合數據庫，從而對檔案信息進行分步式、開放式管理。

三、實現醫院檔案信息自動化管理應做的準備

（一）認識提升，理念創新

1.基于對檔案的熟悉提高認識。醫院要督促所有人員熟悉檔案知識，尤其是檔案人員，讓他們及時適應自動化管理需要。例如，醫院要讓醫護人員在主要工作職責落實的間隙，主動上手操作自動化檔案管理系統，鼓勵他們互相請教、傳播檔案記錄、歸檔經驗，從而切實地熟悉檔案自動化管理流程，提高認識。

2.樹立以檔案為無形資產理念。醫院所有的檔案資料都是全體醫護人員的勞動、智慧結晶，能幫助醫院獲得對現實管理的真切認知，并指導其未來發展。醫院要讓所有人員認識到，檔案資料乃是醫院的無形資產，它是以文字、圖紙、數據等形式記錄下的醫護人員的工作成果，是無法用經濟手段衡量的。讓所有人員樹立檔案是資產的理念，有助于讓他們要看到檔案能帶來的無形的效益，從而盡全力配合或完成檔案自動化管理工作，并有保護檔案的意識，確保其完整、不遺失。

（二）適應需求，制度創新

1.制定精簡的制度。在進行檔案的自動化管理后，醫院檔案管理部門可形成一個集檔案、資料、統計、信息等為一體的“醫院檔案信息控制中心”。然后，醫院可結合這個中心的建立來進行精簡化的制度制定，主要是建立好信息中心和上級管理部門的權責關系、信息中心和各科室部門間的權責關系，并配套監督制度。精簡化的制度應遵循高效、靈活的管理原則。

2.規范考核，細分職責。醫院可結合檔案管理的相關標準、需求來進行各類人員責任的細分，從而規范考核指標，提高檔案自動化管理的執行力度。相關考核可按照檔案管理實際，以月份或季度為單位周期，對比年度管理目標來綜合評比，其間做到職責明確，賞罰有度。

（三）能力培養，培訓升級

醫院要強化對檔案管理人員以及其他醫護工作人員的自動化管理知識技能培訓，為他們開辟更多的進修學習機會，使他們的知識結構常換常新，不斷成長進步。醫院可定期特邀專業的檔案管理方面人才來為所有醫護人員，尤其是檔案管理人員上課，以升級化的培訓內容來提高人員的能力。具體的，相關培訓應有理論，有實操，并注重實踐指導中對檔案自動化管理知識的深化挖掘。通過對人員的手把手、面對面指導，醫院人員能夠逐步掌握怎樣進行檔案材料裝訂、分類、排列等人工操作，并能夠自如地進行信息化系統操作。

四、結語

綜上所述，醫院的檔案管理應該追趕上自動化管理趨勢，并通過人員思想上、管理制度上，以及培訓管理上的創新舉措落實，來促進其檔案管理水平的升級。

參考文獻

[1] 劉銀茂. "互聯網+"背景下醫院檔案管理的方法創新[J]. 卷宗， 2020， 010（03）：126.

[2] 宋偉、劉景娜、劉佳. 醫院職工檔案管理系統設計與實現[J]. 微型電腦應用， 2020， 331（11）：106-109.

作者簡介：張子諒，男，漢族，江蘇省泰州市，泰州市第二人民醫院院辦，本科，助理館員，研究方向是衛計行業檔案分類和管理.