國企電子檔案歸檔思考

賈麗麗

【摘? 要】隨著時代的快速發展和科學技術的不斷進步，信息化潮流席卷全球，各行各業逐步采用自動化辦公技術，電子化的辦公資料具有方便、快捷的特性，且利用電子化手段能夠儲存多種格式的辦公資料。基于此，使用者對文件的各項需求也有所改變，傳統的資料歸檔及管理存在不足之處，這在很大程度上影響了資料的完整性。所以如何體系化地管理和歸檔電子檔案成為亟待解決的問題。論文具體分析了電子檔案歸檔過程中存在的問題，并提出了相應的對策，以期為國企完善電子檔案歸檔工作提供參考。

【Abstract】With the rapid development of the times and the continuous progress of science and technology， the trend of informatization has swept the world， and all walks of life have gradually adopted automatic office technology. Electronic office materials have the characteristics of convenience and quickness， and can store office materials in various formats by electronic means. Based on this， users' requirements for documents have also changed. There are deficiencies existing in the traditional data archiving and management， which affects the integrity of data to a great extent. Therefore， how to systematically manage and archive electronic archives has become an urgent problem to be solved. This paper concretely analyzes the problems existing in the process of electronic archives archiving， and puts forward the corresponding countermeasures， so as to provide a reference for state-owned enterprises to improve electronic archives archiving work.

【關鍵詞】國企;電子檔案;歸檔

【Keywords】state-owned enterprises; electronic archives; archiving

【中圖分類號】F276.1;G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）11-0131-03

1 引言

在當前時代背景下，電子檔案是國有企業文件資料的重要組成部分，在國有企業的黨政部門、人事部門和科學研究工作中有著不容忽視的作用。然而受到規定、人員及技術等諸多方面的限制，此類企業的電子檔案在歸檔過程中存在諸多問題，進而導致歸檔工作低效且缺乏條理。文章基于對電子檔案歸檔工作的深入調查研究，總結出各方面存在的問題，并針對所指出的問題提出若干優化意見，希望能夠為優化國有企業的電子檔案歸檔工作提供一些幫助。

電子檔案具體而言是指有存儲的必要，并且應當按照一定的規范進行存儲的電子資料和支持該電子資料的軟硬件、電子資料的參數及其他有關數據。電子檔案可以利用電腦打開，通常是以某種編碼格式存儲在硬盤、U盤等載體上。電子檔案能夠通過電腦操作將其轉移到不同的載體上，也可以通過互聯網傳送或分發，因此，可做到經濟且高效地共享電子檔案。正因如此，電子檔案具有一定的安全性風險。電子檔案從編寫到共享的各個環節均可能被篡改信息或被刪除。基于此情況，國有企業應當充分了解電子檔案歸檔的工作流程，根據實際情況設立并不斷完善工作制度，也應當優化相關的管理流程，進而推動我國檔案電子化發展。

2 歸檔理論概述

電子檔案的歸檔是指需要進行歸檔的且已經由專人整理過的電子檔案在核對檔案屬性之后，將電子檔案從電腦的存儲硬件復制到可移動存儲設備上的過程。檔案歸檔后可長時間留存。

①歸檔方法。主要有3種歸檔方法：邏輯歸檔、物理歸檔、雙套制歸檔。電子檔案歸檔工作應當遵循一定的原則，實現電子檔案體系化保存。此過程中歸檔人員應當謹慎、細致。以下對3種歸檔方式進行詳細說明：

第一，邏輯歸檔。編寫資料的部門將電子檔案的邏輯地址發送至檔案處，檔案處通過互聯網管理或改變電子檔案的歸檔方式。一般而言在邏輯歸檔完成后，不會改動電子檔案的物理存儲位置，并且編寫資料的部門仍然可以使用資料，但沒有修改和刪除的權限[1]。

第二，物理歸檔。物理歸檔可細分為網絡歸檔及介質歸檔2種方式。前者工作流程是通過網絡將電子檔案上交至檔案處;后者工作流程是有關部門將需歸檔的電子檔案復制到儲存介質，然后交付至檔案處。物理歸檔的優點體現在電子檔案集中于檔案處，實行統一化管理。

第三，雙套制歸檔。具體而言是指：一方面，將電子檔案紙質化，然后對其進行歸檔;另一方面，利用物理歸檔或邏輯歸檔的方法再次歸檔。其目的主要是防止電子檔案意外丟失或受損后無法獲得完整的資料。此方法的適用對象一般是具有法律效力的資料。此方法可以保證此類資料完整、真實、保密且安全。

②歸檔時間。一般分為定期歸檔和實時歸檔。定期歸檔是一定時間間隔后歸檔期間收集的各種資料;實時歸檔是電子檔案在編寫完成后立刻歸檔。一般而言，網絡歸檔的電子檔案應當實時歸檔，而介質歸檔應當定期歸檔。

3 歸檔過程中的問題

3.1 歸檔制度存在缺陷

雖然電子檔案已經被廣泛應用，但是國有企業本身開始使用電子檔案的時間較晚，同時，國有企業的歸檔工作制度也存在一定問題。因此，部分國有企業的歸檔工作并無規范可言，電子檔案的歸檔工作也處于無體系、無規則可遵循的狀態，導致部門及部門之間的電子檔案隨意存儲，大概率存在丟失資料的情況。部分國有企業的電子檔案歸檔工作雖然按照一定方法開展，但缺乏明確各部門權責范圍的制度，導致權責不清晰，出現問題時多主體互相推諉。缺乏歸檔制度的情況極易導致隨意歸檔、紙質資料與電子檔案有出入等情況出現，使得歸檔工作的質量降低，后期難以快速查找正確文件。

3.2 難以收集所有的電子檔案并歸檔

雖然信息技術的大范圍使用極大程度上加快了工作速度，然而隨之而來的問題是難以收集所有的電子檔案。經過深入調查研究后總結出的原因有以下幾點：①在辦公室通常會產出大量與業務相關的電子檔案，然后會通過內部辦公軟件分發至各部門，各部門可能對其加以修改，進而產生更多的電子檔案。所以即使工作人員按照一定的規則規范處理經手的電子檔案，但仍會有許多電子檔案保存在不同的地方。在此基礎上，如果檔案處工作人員缺乏歸檔意識，那么體系化、規范化、有效化的歸檔工作更是無從談起。②國有企業的科研部門工作范圍有時會出現重疊，重疊范圍內的電子檔案應由哪方進行歸檔成為有爭議的問題。歸檔工作權責不清晰導致多方互相推諉應承擔的責任，為整理電子檔案的工作帶來困難。③負責編寫電子檔案的員工或組織不重視資料歸檔工作，未意識到應當及時、有效地歸檔資料，不了解電子檔案歸檔的規范和流程，最終導致電子檔案的歸檔工作失去時效性和規范性[2]。

3.3 網絡安全造成電子檔案可信度不高

雖然紙質資料歸檔不及電子檔案方便，但其難以修改的特性可以極大程度上保證資料的真實性及原創性。電子檔案以數字編碼的形式保存在存儲硬件上，內容極易被惡意篡改或刪除，事后無蹤跡可循，無法追溯是何人做了何種更改。此外，電子檔案在讀取或網絡傳送過程中可能由于載體的穩定性問題而受到損壞，從而使電子檔案的可信程度、原創程度和真實性大大降低。加之當前高校開設的與電子檔案歸檔有關的專業或課程較少，因此，大部分負責電子檔案歸檔的員工在上崗前并未經受過專業的培養，普遍是在崗位上自行摸索，整體而言缺乏對資料管理重要程度和如何進行資料管理的認識，職業素養和專業水平相對較低[3]。

4 優化方法

4.1 完善制度體系，建立長效穩定運行機制

電子檔案強有力地保障了國有企業的科研產出，同時，其也是對科研過程的完整記錄，部分情況下還可以作為調研任務的參考資料。因此，妥善保存電子檔案具有重要意義。著手優化電子檔案歸檔工作則應當事先設立制度，并對其逐步完善，使之體系化、科學化。總體而言，國有企業應當按照政府頒布的有關電子檔案歸檔的文件，結合已有的工作模式和信息技術基礎設立符合當前情況的長效資料歸檔制度。具體而言包括以下幾點：

①按照制度的有關規定，檔案處人員應當使用信息化方法實時采集并整理資料。盡最大努力確保已存檔電子檔案的實效性，滿足查閱資料的需要。

②設立明確的審批資料查閱申請的過程，根據實際情況和各方需求不斷地優化審批流程。任何需要查閱資料的員工均應當嚴格遵循此流程，不允許出現例外。嚴格執行查閱審批制度可以有效地避免資料外泄等事件發生，保證電子檔案歸檔后的安全性。

③部分重要資料應當做到紙質資料與電子檔案互為補充，同時做到統籌管理資料，從而推動國有企業資料管理工作的進步。

4.2 探索電子檔案歸檔新方法

如果想要克服完整收集電子檔案過程中的種種困難，國有企業應當探索科學的、有條理的信息化資料歸檔方法，確保電子檔案歸檔的規范性、科學性。

①明確電子檔案歸檔工作當中檔案處、寫作文檔部門各自的職責范圍。電子檔案歸檔工作較為繁雜且涉及面較為廣泛，以上2個部門除做好自己的職責之外還應當注重部門間的溝通協作，不定期查驗是否按照規定進行歸檔。此做法可以最大限度地確保真實且完整地將電子檔案傳送至檔案處并被妥善存儲。

②檔案處應當嚴格遵守歸檔工作規范。按照文件格式分門別類地進行保存，以此保證資料的時效性和便于查閱。

③國有企業應當著重考慮電子文檔存儲環境是否需要優化，年度預算中應當有專項預算用于電子文檔存儲環境的維護，以此確保電子檔案的長期安全。

4.3 保護電子檔案安全

首先，根據國有企業的自身情況將電子檔案歸檔和信息化辦公系統結合，做到對電子檔案歸口的管理，保證電子檔案存儲安全;其次，做好已歸檔電子檔案的備份工作，可以利用物理方法或網絡方法進行備份;再次，應當限制員工的訪問權限，僅授予職工必要的訪問權限，避免電子檔案被他人惡意修改或損毀;最后，應當對檔案處的物理環境加以控制，例如，將存儲環境的溫度和濕度控制在一定的范圍之內，其目的是保護用于存儲電子檔案的硬件，防止因高溫或者濕度過大而無法讀取電子檔案。

4.4 提高員工的職業素養

在國有企業的資料歸檔管理過程中應用了多種工作方式，尤其是科研電子檔案的管理，因此，作為專門負責科研電子檔案歸檔管理的員工必須具備較高的職業素養，只有如此才能有效地為科研工作提供基礎保障。首先，應當利用一切機會，鼓勵負責資料管理的員工積極參與公司組織的或社會組織的專項培訓、各類信息系統講解課程和電腦使用技巧培訓;其次，通過談話溝通等方式培養資料歸檔員工的資料管理意識，并使之感受到資料歸檔工作的重要性及意義所在;最后，適時引入專業人才，專業人才可以采用更為先進、專業的方法來進行資料歸檔工作及對相關工作的管理，能夠優化資料歸檔工作。

4.5 確保電子檔案內容的完整性與準確性

第一，在電子檔案正式歸檔前應當做好全方位檢查。檢查的重點是內容是否完整及是否準確;當前版本是否為終版;電子檔案與紙質資料或其他副本的內容是否完全相同等。就技術方面而言，應當查驗存儲電子檔案的硬件是否可正常讀出完整、正確的電子檔案。

第二，收集電子檔案時應當將重要資料拷貝一份作為留底。如果需要改動資料，則應當先保存原文，然后進行改動。敲定最終版本后將之前的多個版本按照一定的規則編號，并將所有的版本一起歸檔。

第三，靈活運用電腦的仿真實驗技術、電子檔案檢測技術及輔助設計手段來保障電子檔案的價值性。僅當完整收集有關資料后才可能實現電子檔案的價值和作用。同時，對有價值的信息必須進行收集、歸檔。

第四，各種電子檔案的內容均有所不同，需要與機關共同擬定各種命令文件，其中包括一部分有較高難度的管控、計算程序。此類命令資料大多是有關機關單位根據本單位實際需求展開編制的。然而仍有少數具有較高難度的程序需要從市場上采購，此種情況下如果檔案處已經存儲了命令文件則無需進行第二次歸檔。

第五，除電子檔案需要歸檔外，各類設施的運行操作系統也應當歸檔至檔案處。

4.6 確保電子檔案內容可被識別

電子檔案是經過電腦編碼后儲存在存儲硬件上的。之后如果需要使用，則需要用電腦或者其他軟件打開，編碼成人類可讀的形式。所以，對于必須使用指定軟件打開的電子檔案，在歸檔時應當一并保存對應的打開軟件。必要時還應當保存可運行軟件的操作系統。三者應當保存在一處，便于查閱資料的時候使用。

4.7 要求電子檔案盡可能選用主流存儲方式

電子檔案的最終格式與內容排版、電腦的操作系統、支持的軟件及其版本等有關。內容、支持軟件的多樣性導致了后期在打開電子檔案時使用的技術或方法與前期不盡相同。為保證電子檔案的可讀性，在歸檔時應知悉其所用技術、支持的軟件等。為保證電子檔案的連續性，可以要求各部門采用一種主流的存儲方法進行歸檔。

4.8 注重電子檔案的日常積累

歸檔工作質量的高低很大程度上依賴于電子檔案的日常收集積累工作，收集工作是電子檔案歸檔工作的基礎。電子檔案收集工作的特性決定了其與紙質資料收集工作的不同，包括不限于：收集方法、收集范圍、收集要求等特性。此外，忽略中間版本的資料、輔助文件的無條理性、歸檔流程不完備、存儲硬件不安全等使得收集工作更為困難，因此，需要注重日常的積累，為后期的歸檔工作打下堅實的基礎。一方面，應當注重日常收集;另一方面，應當注重及時整理，并將電子檔案與紙質資料相聯系。電子文件在收集后應當制作對應的紙質版本或微縮版本。收集電子檔案時需要標注資料的儲存格式、支持的軟硬件和其他有關數據并歸檔至一處。當前，國有企業通常使用信息化辦公系統，海量的資料存儲在終端上，此現實情況為電子檔案收集工作帶來了一定的難度，因此，做好日常積累工作至關重要。

5 結語

伴隨著政府頒布電子檔案歸檔標準及規范文件，電子檔案的歸檔工作逐漸走向正軌。然而根據發展的經驗可知伴隨著科技發展的腳步還會浮現更多的難題和相應的解決方法。我們作為電子檔案歸檔工作的從業者和管理者應當保持不斷創新、積極推進發展的心態從事此項工作，使得電子檔案歸檔制度不斷科學化、體系化。推動我國電子檔案信息化的進程。在國有企業當中電子檔案歸檔工作仍是一項任重而道遠工作。所以，應當充分地意識到此項工作的重要意義，傾盡全力的優化歸檔工作各方面的制度。促進國有企業的科學發展。

【參考文獻】

【1】甘靜.新時期如何創新國企檔案管理工作的若干思考[J].辦公室業務，2017（23）：113.

【2】周洪艷.如何創新國企檔案管理工作的若干思考[J].蘭臺世界，2013（S1）：60-61.

【3】丁瑤.新時期如何創新國企檔案管理工作的若干思考[J].黑龍江科學，2016，7（6）：104-105.