基于ERP系統環境的外貿企業內部控制研究

宋思思

[摘 要]信息化建設和管理已逐漸成為各大企業經營發展中的重中之重，這也促進了ERP系統的廣泛運用。ERP系統集數據集成、信息共享、分析控制于一體化，幫助企業以系統的數據和信息為基礎，做好企業的內部控制。然而，對于外貿企業來說，國內國外市場環境的變動、業務開展的不確定性、信息共享的不全面性和滯后性等，這些具有外貿企業典型特點的因素在ERP系統的內部控制中，容易引發很多風險和缺陷。文章針對外貿企業的ERP系統展開了內部控制方面的研究，指出了企業內部控制存在的問題，并提出相應的解決措施，致力于讓ERP系統更好地服務于外貿企業的內部控制體系。

[關鍵詞]外貿企業;ERP系統;內部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.29.179

信息化時代的到來，促進了信息化系統的普及和發展。外貿企業，作為一個蓬勃發展的企業群體，對ERP這樣一個綜合一體化系統的需求不斷升級。隨著企業發展過程中不斷出現新的變化和新的需求，ERP系統在內部控制上也逐漸暴露出很多問題和漏洞，這對外貿企業的健康發展是很不利的。因此，面對不斷變化的內外部因素，ERP系統更要加強內部控制的改進和優化，從而幫助企業更好地構建可控的、安全的、完善的管理體系，促進外貿企業的持續發展和穩固經營。

1 ERP系統與內部控制概述

ERP系統是企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。ERP針對的是物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）的集成一體化的管理。ERP幫助企業提高運行效率，增強企業競爭力，是現代大型企業管理中必不可少的有力工具。

內部控制是在一定的環境下，單位為了提高經營效率，充分有效地獲得和使用各種資源，達到既定管理目標，而在單位內部實施的各種制約和調節的組織、計劃、程序和方法的統稱。它是一個動態的管理過程，是一個全員參與的過程，內部控制的實質是對企業內部風險的控制。

在信息時代，內部控制離不開ERP系統的良好運轉，不能脫離ERP系統盲目制定制度。因此，ERP系統在外貿企業的內部控制體系中占據著十分重要的地位。

2 外貿企業ERP系統下內部控制存在的問題

2.1 外貿企業ERP系統數據量大，程序復雜，安全性和穩定性差

一方面，大規模重要數據一旦被非法入侵、盜取和破壞，會對企業造成巨大的損失，因此安全性有較大隱患;另一方面，運行大量數據的時候容易出錯，影響到系統的穩定性，從而影響操作效率和數據準確性，不利于風險的把控，干擾了內部控制的順利進行。

2.2 外貿企業ERP系統的維護和更新不到位

外貿企業開展的業務的變化，不僅引起業務模塊的變動，也引起財務、風控等企業各個模塊的變動。但是，很多企業對ERP系統的維護和更新不及時，并沒有有針對性地改進、更新和新增相應的模塊來適應企業業務和管理結構的變化。因此，在一個未實時優化的系統下，企業難以全面、精準、及時地掌握整個業務，從而不利于企業基于ERP系統來實現內部控制的有效執行。

2.3 外貿企業ERP系統的數據匯總、財務分析功能有待提升

ERP系統最終要能夠從多角度、多方位對數據進行匯總和分析，幫助企業做好全面的財務分析和財務管理。但是，很多外貿企業的各系統模塊信息分散，數據歸集以及各項業務、財務的分析不到位，不能直觀地體現公司的經營現狀，對于已經產生的風險和弊端在系統中無法直接觀察到，從而不利于內控的開展。

2.4 外貿企業ERP系統預警機制不健全

很多外貿企業在引進ERP系統后，只把重點放在數據一體化以及信息共享上，卻忽略了系統的預警機制，錯誤地認為只要系統能把業務端、財務端的數據一一對應起來就可以了。事實上，這是完全錯誤的。ERP系統作為一個一體化的信息化軟件，必須具備發現問題并觸發警示提醒的功能。尤其是外貿企業，存在很多不確定因素，國際國內市場變化極快，一旦錯失最佳機會，內部控制體系將會失控，將會給企業造成巨大的損失。

2.5 電子化程度較低，導致信息不完整，控制不到位

外貿企業單據電子化程度較低，還有很多企業處在傳統的紙質單據的保存模式中，沒有將單據、憑據上傳到系統備案的意識。這樣一來，很多數據沒有電子文檔單據備案，無法直接在系統中查詢，也不利于電子數據的歸集和審核，從而導致信息不完整、控制不到位。

3 外貿企業ERP系統下內部控制實施建議

3.1 提高ERP系統的安全性和穩定性

首先，要定期定時進行系統檢測和維護，實時跟蹤，引入先進的防入侵防護系統，并定期維護和更新該系統，以保持其處于最優的防護狀態。

其次，要引入優秀、有經驗、應變能力強的高水平IT人才，成立專項小組，定期收集各相關部門使用系統時遇到的問題和日常需求。專項小組要和各部門溝通，了解實際情況，針對出現的問題和需求進行系統維護和優化，保證系統隨時保持在最優最新狀態。

3.2 及時完善ERP系統各個子模塊

外貿企業要根據公司發展需要，及時完善ERP系統各個子模塊，必要時搭建關聯服務和相匹配的運營平臺，做好系統支持。

第一，業務模塊要依據真實的業務情況進行細化和優化。隨著外貿企業業務模式的豐富化、復雜化，單一模式下的系統控制已經不適應當今市場的業務需求，但是還有很多外貿企業的真實倉儲模塊在ERP系統是沒有設立的，大部分還是系統外數據。企業要優化系統，加入真實的倉儲信息模塊，保證庫存信息的真實、完整和準確，方便各相關部門在ERP系統實時跟蹤，從而強化內部控制的監督作用。還有一些外貿企業的ERP系統只存在to B（對商家）的模式，在系統里走大客戶大批量的合同，但是實際上，當前外貿環境下to C（對消費者）的模式占據了很大的市場，市場需求決定了在這種模式下，傳統的系統做單已經不適用了，需要一個簡潔明了的模塊來實現實時采購和銷售。例如，每成交一筆零售訂單，就能立刻將數據掃碼進系統，自動生成相關合同、單據、財務數據，整個操作流程快捷又精準。這樣一來，相關部門在動態跟蹤業務進展和評估風險時能夠做到及時、全面、準確，從而保證內控系統的良好運行。