數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用探析

崔娜 薛娜 張慧峰 朱少華 王峰

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于時(shí)代發(fā)展的步伐，伴隨著社會(huì)需求模式的深度轉(zhuǎn)變和技術(shù)推動(dòng)，檔案管理在社會(huì)管理當(dāng)中的作用也體現(xiàn)得更加顯著。強(qiáng)化檔案管理不僅是提升檔案部門工作水平的有效舉措，同時(shí)也是提升工作效率，降低成本和時(shí)間損耗的關(guān)鍵。因此，應(yīng)該在保障信息安全穩(wěn)定的前提下做好技術(shù)規(guī)劃，確保文書(shū)、檔案的規(guī)范化管理運(yùn)作與調(diào)用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);檔案管理;運(yùn)用

數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于能夠整體化地將檔案信息做好記錄，建設(shè)更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用軟件管理模式，確保檔案的收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都能維持科學(xué)的模式。在統(tǒng)籌規(guī)劃要求下，數(shù)字化運(yùn)作模式能夠幫助檔案管理部門更新現(xiàn)有的工作模式，強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督和信息預(yù)測(cè)，確保各項(xiàng)流程的操作符合工作要求。

一、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的必要性

1. 保障經(jīng)濟(jì)效益

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度明顯加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式和龐大的信息量之間明顯形成了比較尖銳的矛盾，而信息化管理檔案模式和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則給矛盾解決提供了比較穩(wěn)定的發(fā)展方案，以傳統(tǒng)紙質(zhì)載體為基礎(chǔ)的檔案信息可以直接被轉(zhuǎn)換為機(jī)讀檔案，且即便是紙質(zhì)檔案，在經(jīng)過(guò)數(shù)字化管理之后也可以進(jìn)行統(tǒng)一整合，在經(jīng)濟(jì)角度而言大幅降低了檔案管理的成本，也延長(zhǎng)了檔案的使用壽命?，F(xiàn)代檔案數(shù)字化工作的原則本身也體現(xiàn)在投入和產(chǎn)出的規(guī)劃方面。在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用之后，可以大幅節(jié)約管理維護(hù)費(fèi)用，將更多的人力、物力、財(cái)力投入到其他方面，始終秉承經(jīng)濟(jì)性原則，避免資源浪費(fèi)或是重復(fù)投資等現(xiàn)象。

2. 提升辦公效率

信息化檔案管理能夠保障重要的數(shù)據(jù)資料在短時(shí)間內(nèi)可以得到歸檔和利用，且大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案的規(guī)模也逐漸龐大，要想動(dòng)態(tài)化、準(zhǔn)確化地了解這些關(guān)鍵信息，就需要將傳統(tǒng)的人工管理方法進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)保障安全性、保密性和系統(tǒng)的完整性。因?yàn)槟承n案的價(jià)值非常突出，以人防檔案為例，人防工程具有特殊性，日常的人防建設(shè)工作當(dāng)中也涉及了很多技術(shù)層面的關(guān)鍵信息，這些信息的有效保存可以確保國(guó)家利益不受侵犯，在日常工作當(dāng)中也應(yīng)保障原始檔案和數(shù)字化檔案信息的一致性。從辦公效率的角度來(lái)看，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用勢(shì)在必行。

3. 建立檔案數(shù)字化長(zhǎng)效機(jī)制

建立數(shù)字化長(zhǎng)效運(yùn)行機(jī)制能夠減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，讓專業(yè)技術(shù)檔案在不同的領(lǐng)域發(fā)揮出應(yīng)有的作用，滿足社會(huì)需求。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)之后，傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷進(jìn)一步體現(xiàn)，我國(guó)企業(yè)、事業(yè)單位和其他檔案管理部門都需要建立長(zhǎng)效化的檔案管理機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠記錄并存儲(chǔ)關(guān)鍵信息。例如，部門的各個(gè)內(nèi)部工作人員都可以隨時(shí)查閱并更新檔案信息，克服傳統(tǒng)管理模式存儲(chǔ)性能差、信息獲取速度慢的缺陷，實(shí)現(xiàn)資源整合共享，保障數(shù)字化檔案管理效能。

4.確保檔案信息價(jià)值

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用之后大量檔案信息可以被記錄保存，并且可以在多平臺(tái)內(nèi)部進(jìn)行反復(fù)利用，這無(wú)疑提升了檔案本身的資源價(jià)值和信息價(jià)值，能夠創(chuàng)造出更大的社會(huì)效益提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，真正成為檔案管理部門、社會(huì)發(fā)展當(dāng)中的“戰(zhàn)略”資源。例如，檔案部門可以在檔案完成掃描之后建立專門的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面加強(qiáng)了各個(gè)部門之間的工作聯(lián)動(dòng)、溝通機(jī)制。另一方面可以確保檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有條不紊地開(kāi)展。即便是一些涉及機(jī)密信息、重要技術(shù)信息的檔案，也不會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩鼗蚱渌饨缫蛩爻霈F(xiàn)損壞，導(dǎo)致檔案磨損甚至毀壞，確保數(shù)字化檔案管理工作質(zhì)量的提升。

二、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用傾向

數(shù)字化檔案從本質(zhì)上看就是數(shù)字化傳統(tǒng)檔案活動(dòng)的產(chǎn)物，即電子文件歸檔后的相關(guān)內(nèi)容，借助數(shù)字化手段和技術(shù)設(shè)備來(lái)構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)字化框架。數(shù)字化檔案和檔案數(shù)字化之間的關(guān)系非常緊密，兩者的目的保持一致，都是為了促進(jìn)現(xiàn)代信息的社會(huì)檔案利用工作質(zhì)量得到提高，并且讓信息資源滿足社會(huì)需求。在提供檔案服務(wù)時(shí)，可以加快速度，最大程度體現(xiàn)出檔案在信息資源角度的優(yōu)勢(shì)，產(chǎn)生社會(huì)正向作用。

1. 基本原則

從基本原則來(lái)看，需要從業(yè)務(wù)角度確定數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用要求。未來(lái)的檔案從生成——存檔——利用的環(huán)節(jié)當(dāng)中，需要考慮到業(yè)務(wù)層面、數(shù)據(jù)層面、性能層面的要求，滿足基本原則。

數(shù)字化加工掃描設(shè)備將成為長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)過(guò)程當(dāng)中的重點(diǎn)，目的在于集中、一次性地將庫(kù)存的關(guān)鍵檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，必要時(shí)選擇一些專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備并配備技術(shù)人員參與到各項(xiàng)工作當(dāng)中，結(jié)合檔案工作崗位的特定能力要求，逐步構(gòu)建數(shù)字化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息化管理。在檔案部門的直接管理之下，可以委托服務(wù)單位提供設(shè)備、人員，將需要保存的電子檔案全部至定制開(kāi)發(fā)的數(shù)字化系統(tǒng)當(dāng)中，完成圖文數(shù)據(jù)的全方位應(yīng)用管理，有效地配合現(xiàn)階段的業(yè)務(wù)管理辦公系統(tǒng)，在功能層面上滿足實(shí)際要求。

2.管理方式與人員配置

從管理方式的層面分析，當(dāng)前信息化管理速度主要受管理模式的缺陷和數(shù)字化發(fā)展水平不一等問(wèn)題影響。為了解決這一方面的矛盾，今后的技術(shù)應(yīng)用將圍繞檔案的關(guān)鍵信息和性能要求，將檔案管理的具體內(nèi)容納入系統(tǒng)內(nèi)部，所形成的技術(shù)檔案體系也可以被認(rèn)為是一個(gè)有機(jī)的整體，集中體現(xiàn)在檔案管理人員的各項(xiàng)職能活動(dòng)當(dāng)中，保障連續(xù)性、系統(tǒng)性。當(dāng)然，要完成這項(xiàng)工作也需要專業(yè)的技術(shù)檔案管理人員儲(chǔ)備，這是提升檔案管理工作核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。隨著未來(lái)辦公自動(dòng)化建設(shè)工作的推進(jìn)，相關(guān)的人員應(yīng)該具備穩(wěn)定的服務(wù)能力和檔案管理水平，能夠利用基礎(chǔ)理論知識(shí)和數(shù)字化技術(shù)知識(shí)服務(wù)于檔案工作，全面提升綜合素養(yǎng)確定檔案的技術(shù)開(kāi)發(fā)目標(biāo)，更好適應(yīng)新形勢(shì)，適應(yīng)技術(shù)檔案工作的發(fā)展速率。

3.技術(shù)管理模式

數(shù)字化檔案管理為檔案部門提供了更高更穩(wěn)定的工作效率和全方位的技術(shù)支持，但也應(yīng)考慮到人員投入和資金投入的平衡，盡可能地在安全穩(wěn)定的前提下維持低成本運(yùn)行，且系統(tǒng)在技術(shù)角度要具備可擴(kuò)展和延伸能力，目的在于為子系統(tǒng)、內(nèi)容增加一定的發(fā)展空間?；谶@一層面的思考，在未來(lái)納入式管理的模式之下，數(shù)字化轉(zhuǎn)化相關(guān)的技術(shù)管理措施應(yīng)該成為工作重點(diǎn)。以事業(yè)內(nèi)部的文書(shū)檔案為例，共享信息和私密信息都應(yīng)該做好分類，在數(shù)據(jù)的上傳、整體、統(tǒng)計(jì)等方面確保安全性、真實(shí)性，決策部門也可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行參考。例如，將檔案進(jìn)行加工掃描之后，將任務(wù)數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中心后，就可以完成質(zhì)檢工作，填寫流轉(zhuǎn)單，做好檔案最終的整理、移交。信息化的迅猛發(fā)展，讓數(shù)字化檔案管理、現(xiàn)代化內(nèi)容傳播、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工成為今后的管理重點(diǎn)，只有實(shí)現(xiàn)信息化管理才能讓檔案信息資源呈現(xiàn)出社會(huì)層面的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，保障數(shù)字化生存模式被社會(huì)所接受。在這一轉(zhuǎn)變環(huán)節(jié)，要確保檔案信息利用流程的一體化，采用專業(yè)設(shè)備建立系統(tǒng)平臺(tái)，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度并提升工作效率，服務(wù)于社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)歷程，也能為國(guó)家積累關(guān)鍵的檔案財(cái)富，創(chuàng)造社會(huì)層面的價(jià)值利益。