高校文書檔案整理歸檔問題研究

盧靖琳

摘 要：隨著互聯網技術、大數據及云計算技術的快速發展，高校辦公自動化水平不斷提高，而文書檔案整理歸檔作為一項重要內容，也開始受到檔案管理部門的重視。文書檔案是由專職檔案員、辦公人員，對涉及的不同類別、不同重要等級檔案進行管理，通過借助于大數據網絡技術、辦公自動化系統（OA系統），進行多元檔案信息的搜集、處理、共享與存儲，可以在推進數字化檔案管理的同時，提高文書檔案整理、歸檔效率和質量。

關鍵詞：高校;文書檔案;整理歸檔;問題

數字化辦公網絡環境下，有關于校內行政事務、教學工作、科研工作的檔案管理，成為高校辦公室業務工作開展的重要內容。按照不同檔案的重要程度，由文書部門或相關業務部門的工作人員，對多種檔案材料進行搜集、整理和立卷，是現代化檔案管理的主要模式。而網絡數字化技術，引入到文書檔案的在線整理、歸檔之中，可以有效拓展文書檔案系統的功能服務，解決文書檔案管理的準確性、效率性與質量性問題。

一、數字化背景下高校文書檔案整理歸檔的重要意義

1.完善部門立卷文書檔案管理任務分配

傳統多數高校在文書檔案整理、歸檔過程中，主要根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》，采取部門立卷的文書檔案管理制度，由文書部門工作人員、業務管理人員，負責對多種涉及校內行政、教育及科研的文件材料，進行收集、整理和歸檔。互聯網數字化文書檔案管理背景下，各高校文書檔案材料的整理歸檔，依據2015年國家檔案局批準的《歸檔文件整理規則》，由校內行政部門為主導，對多種文檔檔案實施單位式、登記式的管理，進而實現文書檔案信息利用、管理的簡化與精準。

2.加快文書檔案管理的數字化轉型發展

大數據網絡信息化時代的到來，以及大數據及云計算技術、網絡云服務平臺的快速發展，為高校紙質化文書檔案的整理、歸檔和存放提供機遇。現階段高校紙質文書檔案的保管期限，分為永久、30年和10年，但受到紙質文書檔案保存環境的影響，其可能由于溫度、濕度及蟲蛀等原因，而產生文書檔案歸檔存放的一系列問題。依托網絡云服務管理平臺，以及自動掃描儀、OCR字符識別儀、廣角數字照相機等硬件設備，可以對紙質檔案進行電子化掃描、篩選、分布式計算處理，并將其存儲于數據庫、后臺服務器之中，在最大程度保證文書檔案安全存儲的同時，滿足校內管理人員、師生主體的檔案利用與管理需求。

3.提高文書檔案開發利用與管理效率

高校文書檔案資料的鑒定、整理和歸檔，主要在Word、Excel等電子軟件管理的基礎上，利用多種大數據技術、云計算服務平臺，進行多種文書資源的電子化建設。例如，通過文書檔案電子化轉換、電子檔案目錄的建立，打破時間、空間與地域的限制，由高校領導、管理人員共同參與，展開不同部門文書檔案資源、功能服務的提供與管理。在高校內部校園網絡的支持下，根據不同主體對文書檔案的利用需求，進行檔案管理系統建設、資源服務提供，從而提升文書檔案開發利用與管理效率。

二、目前高校文書檔案整理、歸檔等管理存在的問題

1.文書工作、檔案整理歸檔之間的銜接度不足

傳統高校文書檔案管理的工作，往往存在文書工作、檔案整理歸檔等管理的互相獨立問題，文書部門人員負責正常行政業務、文書資料的處理和整理，而檔案管理人員則專注于多元化檔案信息的搜集、分析、統計處理與存儲。這一問題產生的重要原因，一是文書工作人員、檔案管理人員對自身的職責認知不足，其僅僅愿意完成自身分內的行政業務、教學數據的管理工作，而很少參與到文書檔案管理的工作銜接之中;二是文書工作、檔案管理工作的人才隊伍不穩定，在文書檔案管理工作中，都會在一定時期內，選取更年輕的人員注入血液，進行多種行政事務、教學業務、科研工作等的檔案整理歸檔，但文書檔案工作人員的業務熟練度不高，這就產生文書工作、檔案整理歸檔之間的銜接問題。

2.文書檔案整理歸檔的基礎軟硬件設施落后

高校文書檔案信息的數字化管理，已經開始逐步取代紙質化的文書數據資源、檔案信息資源的記錄與管理模式，但當下多數院校文書檔案整理歸檔，往往只配備電子計算機、打印機等硬件設備，仍然缺乏基礎的自動掃描儀、OCR字符識別儀、廣角數字照相機等，以及檔案專業刻錄、分類化功能存儲的軟件信息，很難做到紙質化文書檔案的電子化轉換，以及對電子文件進行分類化的整理、歸檔與存儲管理。比如，甘肅、貴州、云南等地區高校文書檔案的整理、歸檔，仍使用過于老舊的GD2000檔案管理系統，不能完成海量檔案資源的實時搜集、處理與歸檔。

3.文書檔案整理歸檔機制落實不到位

當前高校文書檔案整理、歸檔的工作制度，主要針對紙質化文書檔案內容，根據黨群、行政、學生、教學、科學研究、儀器設備、會計、聲像、實物等檔案類別，進行文書工作人員、檔案管理人員職責的分工，對現有的紙質化、圖片或卡片化文書檔案資源，做全方位的掃描、錄入與管理。但在高校文書檔案整理、歸檔執行過程中，部分管理主體缺乏對海量文書檔案數據信息展開深層次挖掘、處理分析的主動性，對辦公自動化系統（OA系統）的使用，也由于自身基礎理論知識、專業技術能力的不達標，使日常行政文書檔案、教育文書檔案，以及涉及內部機密檔案文件的管理，出現檔案管理工作落實不到位、重保管輕利用的問題。

三、高校文書檔案整理歸檔的軟件系統設計、功能實現

1.數字化文書檔案整理歸檔管理系統的組織架構

根據高校文書檔案整理、歸檔的傳輸方式，通常分為紙質整理歸檔、在線整理歸檔、離線整理歸檔等類別，其中紙質化整理歸檔為傳統的檔案管理模式，而另外兩種則為電子化的檔案文件管理方案。本文圍繞在線整理歸檔、離線整理歸檔等類別的電子管理方式，通過與專業網絡大數據軟件公司進行合作，構建高校文書檔案的OA系統、檔案管理系統，對現有的OA系統電子文書、非OA系統文書檔案文件，展開信息掃描、整理編目、檢索查詢、借閱共享等檔案管理工作，實現文書檔案的在線歸檔、系統化管理，具體系統組織架構如圖1所示。