PDM產品數據管理策略引發的對高校教務管理系統的思考

摘要：教務管理是高校各項管理工作中的核心業務，隨著教學體制改革的深入，特別是高職院校，專業要緊跟社會經濟發展，開設的課程深度和廣度不斷延伸，教學體制也從學年制向學分制過渡，導致課程設置每一年級差異在20%以上。原有的教務管理系統在使用過程中已經出現瓶頸。為提高教務管理水平必須更新管理思想，增強對管理活動的科學認識，了解教學運行中的需求與痛點，通過運用先進的信息技術，融合更先進的教學管理理念，整合更智能、符合教學運行規律的，建立適合各個學校的自身需求的教務管理系統，是深化教育體制改革的必經之路。本文將對教務系統中教學計劃管理這一頂層功能的實現，通過借鑒PDM系統管理的過程與理念，提出一些可行的想法。

關鍵詞：教務管理系統;教務ERP;PDM產品數據管理;課程體系;人才培養方案

制造類企業存在計劃員這個崗位，崗位職能對接工程師的產品設計圖紙，確定采購項目，制定采購計劃下達給采購員。在一個沒有PDM產品數據管理系統（PDM是Product Data Management的縮寫，即產品數據管理，包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結構、權限信息和所有與產品相關的過程，幫助企業在整個產品生命周期內對產品數據和開發過程實施有效地管理）的企業，這項工作開展起來比較困難，首先要將設計的產品圖紙打印區分類別，編制采購表格，下發給采購員，還要核對購買回來的物料質檢入庫，工作量較大。在生產過程中如出現多余或者損耗的物料又無法溯源查詢，難以確定是設計圖紙還是采購還是生產過程產生的問題。一旦出現問題，計劃員就成了工程師、采購員，車間主任投訴的對象。實現PDM管理后，工程師完成設備圖紙設計，就可以從系統中導出物料BOM，實現無紙化辦公，計劃員根據零件的信息描述，按物料類別直接下發到采購員。計劃員在辦公室中面對電腦就能掌控采購進程，采購過程中出現問題均可溯源，不會因為人為失誤在這個層面出現問題，這項工作也就變得更加高效。

在高校中，有一部分教學運行工作與制造類企業中計劃員崗位比較相似。教學秘書負責專業負責人（設計工程師）制訂的人才方案課程體系（設計圖紙），編制學期開課計劃（采購計劃），與教研室一起安排授課教師（安排采購員），按開課計劃制定教材選用計劃（采購零件）。現階段這個過程中存在反復收集整理、調整、修改、手動錄入等諸多人為操作的環節，因此不可避免會出現一些問題，比如課表沖突了，教材更新不及時、數量有誤差等等。這些問題給學生管理、教師教學以及學校教學秩序等造成麻煩，但這些問題又不像制造類企業那樣會造成直接損失，所以這些問題經常被掩蓋，被忽視。

如果我們將人才培養方案制定當成一個新的設計項目，把人才方案中課程體系看成一臺設備，每一門課程都看成一個零件。并且依托于一個類似于企業PDM系統的教務系統的管理，實現教務系統中教學計劃管理這一頂層功能的設計，那么后續的開展工作將會更加順利，教學過程中所有流程都有依據，所有變更都可查詢，所有問題都能得到追溯。符合教學規律的教務系統建立將促使教務管理工作日益規范化、制度化、科學化、智能化、大大減少教務管理的人工操作，有效促進高校教學管理水平，提高教學運行效率。

一、規范標準模板才能繪制合格圖紙——制定規則完善課程數據庫

產品的制造依托于合格的零件。如果將人才培養方案中課程體系比喻成一臺機器，那么課程就是組成這臺機器的零件。一張規范的機械零件圖紙的信息會包含圖號、名稱、材料、尺寸、表面處理、技術要求等，才能用來制造。一個完整的課程信息，可以包含課程代號、課程名稱、理論/實踐學時、周課時、授課院系、專業、教材信息、授課團隊人員，甚至附帶課程標準文件，才能稱之為完整的個體。將這些課程放在服務器上就成了數據庫的源，在人才方案制定課程體系的時候能直接選用。

建立課程數據過程中，需要注意的是課程代碼。課程代碼與制造企業中零件圖樣及設計文件一樣，均應具備唯一的代號。從JB/Z 222-1984的機械標準來看，制造類企業在設置圖號的過程中，想通過圖號來識別零件性質，命名規則非常復雜，包含有級/類/型/種/項各種信息。這項標準制定在80年代，那時的機械品類單一，設計更迭緩慢。按照這個標準要求，編碼規則就有好幾頁，新員工圖號命名標準的熟悉過程也需要不少時間。近年來隨著PDM產品數據管理系統廣泛在大中型機械企業使用之后。復雜人工編碼已經逐步被簡單的電腦自動編碼取代。

復雜的課程編碼規則最終增加的是人才培養方案制定者、數據填報人員、教務系統管理人員的工作負擔。手動輸入的課程代碼，需要注意編碼規則，避免代碼重復，還要確保不會發生輸入的錯誤。在沒有管理系統的支持下，查詢到的結果包含的信息是非常有限。課程代碼的復雜化將帶來一些問題：

1）復雜的代碼的區分不會給授課老師帶來便利，反而增加的是教務人員的負擔。

2）教務系統目前沒有對所有人開放，代號編制使用都要通過教務員。因此制定人才培養方案的專業負責人無法檢查是否有重復課程，也不能在人才方案編制的時候將新課程直接錄入到教務系統中，也就導致了人才培養方案中的課程編碼在一到兩年后與教務系統不一致。

3）在今后發生機構調整，或者學院更名后又需要更新編碼。

課程代號的編碼規則可以參考PDM系統管理下的要求：在使用的過程中，代號的唯一要求就是唯一性。依托于管理系統存在的課程信息可以按以下流程進行設計：

1）減少分類，不必區分學院，專業，方向。比較有意義的區分可以定義為公共課（GG），思政課（SZ），理論課（LL），實訓課（SX）四個大類。

2）本校為例2021年數據平臺錄入高職課程1300門（包含不同專業、方向的重復課程）。四位數代碼即可滿足使用。

3）人才方案編制人員在服務器端檢索同學院相同課程，無重復課程，在服務器端申請課程代號，代號按自然數遞增依次發放。填寫申請原因，定義課程，完善課程信息（學院，專業，理論/實踐學時，周課時，學分，教材信息，授課老師團隊等）如有相近專業使用相同課程時，在課程信息添加多個對應專業。

4）教務管理員對信息完整的課程檢查，發布。發布后普通權限不允許更改。

5）增加課程信息版本號的設置。課程相關信息的小改動，比如更新教材，授課人員等內容，填寫修改更新信息，課程代號從LL0001-A變成LL0001-B，依此類推。并在服務器端保留修改人員信息，描述修改原因。如有教學學時，周課時，學分等重大變化，申請新代號并在人才方案中使用新代號課程。通過管理員審核發布。

二、做好頂層設計——建立與課程庫關聯的人才培養方案課程體系

人才方案編寫過程中普遍存在問題，例如缺乏規范，質量參差不齊，版本管理混亂，協同性差，監控反饋溝通修改成本高，查閱困難等，方案中課程體系很難保證三年不發生改動。教務系統直接相關的是人才方案中課程體系，課程體系是人才培養過程和人才培養目標最直接的反映，人才方案制訂成冊后，使用最為頻繁的部分就是課程體系，每一年的人才方案反復修改過程中，除課程體系論證的時間之外，課程設置與調整，課時計算也需要大量時間。人才方案中的課程體系編制的不規范對后續工作的開展帶來很多麻煩。主要存在的問題有：

1）沒有標準課程數據庫的支撐。一方面修改課程沒有依據，在已經有教育部發布的職業教育國家教學標準體系，或者課程標準的前提下，周課時量隨意修改;另一方面，修改起來毫無成本，想改就改，不考慮教學實際條件（教學設備、師資）;沒有在第一時間確定授課教師、教材這一些類可以提前計劃的信息。

2）修改過程不可溯源。在三年學生培養過程中，不可避免會有一些課程的調整，紙質版人才培養方案修訂不便。一些必要的調整無法落實到新一級的方案中，或者編寫的錯誤又再次出現。

3）表格課時無法自動計算。修改一門課，學期課時，總課時，理論實踐課時占比等都會隨之發生變化，這些信息都要重新手動計算。

在課程數據庫的建立后，編制人才培養方案時，專業負責人就可以按學院專業分類檢索調用數據庫中的課程，課程如果有信息更新，例如教材更換，就更新課程版本例如：從課程LL0001-A升級到課程LL0001-B或者在數據庫中新建新課程在放入在人才方案課程體系中，并確定開課學期。形成一個以人才方案為主干，授課學期為枝干，課程為葉片的“樹”。實現在選定年級專業，開課學期兩個變量后，就能讀出一份與之對應的開課計劃。確定無誤后，管理員發布《XX級XX專業人才方案》-A并不允許普通權限修改。

三、自頂向下——由人才方案導出學期開課計劃

每一年學期前確定開課計劃，專業負責人負責三個年級的教學計劃檢查與更新。在第二條的人才方案的頂層設計基礎上，教務處統籌公共課程變更，專業課開課如果有調整，專業負責人將《XX級XX專業人才方案》-A升級版本到《XX級XX專業人才方案》-B調整教學計劃并做好修改記錄，檢查課程信息（課時，學時，教材，確定授課教師），進行課程版本更新，例如將LL0001-A升級到課程LL0001-B。確定無誤后教學秘書讀取相應學期的教學計劃。根據課程信息選定教材，授課老師。生成授課計劃、教學任務、導出教材等清單。這個過程中需要注意以下兩點：

1）開課計劃臨時改動。計劃改動通過頂層人才方案課程體系進行修改，做到所有改動可追溯。

2）與教務系統功能的整合。人才培養方案修訂（至少是課程體系），教學計劃制定，開課計劃制定應該是逐級推進的連續過程。必須實現在同一系統平臺上實現三者的關聯，并且與教務系統原有功能對接。僅為實現單個功能，比如為了人才培養方案信息化管理購買某個軟件而不與教務系統做好對接，那將會增加額外的工作量。

以上系統的建立，預計能實現以下功能，并且簡化教學運行過程中一些繁瑣的工作：

1）所有課程可追溯信息，課程包含的信息，例如教材，授課教師團隊等都可以追溯。通過鏈接附件文檔即可進行課程標準管理。

2）人才方案中選用服務器端課程，教務統籌公共課，專業課自動計算理論/實踐課時，生成課程體系表格，粘貼到人才培養方案中，計算理實一體化占比，各專業人才方案作為一級目錄，公開，引用，方便統一建立專業群課程體系設計等。

3）實現人才培養期內的動態調整。按對應年級人才方案一級目錄，設定學期，開課計劃自動生成，方便教務管理員核對。

4）與教務系統對接，直接生成每一學期各專業授課計劃，部分課程直接選取課程設置中的授課團隊教師，初步制定教學任務。

5）通過修改權限的管理，確保課程的唯一性，并做好版本迭代。確保每次使用的都是在一定時間段的最新版本。不同專業、方向使用同一門課程的，避免出現使用教材不統一，課程信息更新不及時等人為造成的問題。

6）課程信息可以參考數據平臺填報信息字段要求。減少數據平臺課程填報時候的錯誤和工作量。

7）系統建立后，節省編制人才方案過程中在計算核對課程體系那一部分的內容的時間。減輕各學院制定教學計劃，開課計劃，教材清單，教學任務的工作量。數據平臺課程信息填報時，在系統中設置字段接近，課程這一部分的填報工作也將變得容易與準確。避免人為操作可能會造成的錯誤。

結語

人力成本在企業中是最大的成本，企業需要大量“螺絲釘”、“按鈕工”式的普通操作工，因此會盡量通過頂層設計解決大部分問題，并利用PDM系統對物料信息進行管理，避免人為失誤出現在生產過程之中。如果總是在制造過程中修修補補，就算這臺設備通過“技能大師”之手完成，所付出的時間與人工成本也是企業不能接受的。教學運行過程中涉及的人與事非常繁雜，通過運用先進的信息技術，做好頂層人才培養方案課程體系的設計，關聯好教學活動中的各項指標，參數，融合更先進的教學管理理念，整合更智能、符合教學運行規律的，建立適合各個學校的自身需求的教務管理系統，教學運行環節的推進將更加順暢，教務管理人員也可以從年復一年的低效工作中解脫出來。

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作者簡介：王珂：（1988—），男，大學本科，工程師，交通與物流學院教學秘書。研究方向：特種加工、設備制造。