檔案收集整理工作常見問題與應對策略

雷香娥

摘要：企業(yè)檔案的收集整理是檔案管理的基礎環(huán)節(jié)，也是關鍵環(huán)節(jié)，是所有收集工作的起點，為接下來的工作提供可利用的內(nèi)容，也是整個檔案管理工作中承上啟下的一環(huán)。在收集的過程中，了解和檢查檔案的質(zhì)量，以此匯總并銜接給下一步的開發(fā)與利用工作。要想實現(xiàn)檔案的科學管理，就需要有環(huán)環(huán)相扣的內(nèi)容，根據(jù)實際情況有序地組織工作，也能夠更加方便檔案的查找與利用，更有助于實現(xiàn)檔案安全保管。鑒于此，鑒于此，文章首先分析了當前企業(yè)檔案收集與整理工作存在的問題，然后提出了具體的應對策略，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;收集整理;問題分析;優(yōu)化對策

1檔案收集整理工作常見問題分析

1.1檔案收集不完整

檔案資料收集不全而缺少必要材料的現(xiàn)象時有發(fā)生。一些企業(yè)檔案機構對檔案收集把關不嚴，未嚴格落實檔案歸檔范圍的有關規(guī)定和制度，將一些必須歸檔的檔案作為一般材料處理，并沒有納入到檔案收集范圍之內(nèi)。一些企業(yè)對于檔案收集工作重視不夠，檔案收集工作不夠規(guī)范，有的常見的檔案資料都沒有收集齊全。特別是在企業(yè)人事考察和干部調(diào)動時，由于檔案內(nèi)容不全，不僅影響干部提拔和人事調(diào)動，也影響了檔案管理部門的整體工作質(zhì)量。

1.2檔案整理不規(guī)范

雖然國家針對檔案整理出臺了各項制度、辦法及細則，檔案部門也針對檔案整理出臺了配套措施，但仍然有基層檔案管理部門在檔案整理過程中并沒有嚴格按照各項制度和技術要求加以落實，檔案材料排列無序，卷內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄，檔案材料沒有進行系統(tǒng)排列、編號，很多檔案材料“眉毛胡子一把抓”，缺少重點。在材料鑒定方面，歸檔材料鑒定缺失，部分檔案材料沒有經(jīng)過嚴格鑒定，缺少關鍵要素，很多檔案材料缺少公章、意見、簽名、時間等。由于關鍵要素的缺失，很難反映出檔案材料的真實性，相關人員不得不重新對檔案內(nèi)容進行補錄，不僅耽誤了時間，也影響檔案管理后續(xù)工作的開展。

2檔案收集整理工作優(yōu)化策略

2.1提高對檔案收集整理工作的認識，建立完善制度

為進一步做好檔案收集與整理工作，發(fā)揮作用，必須轉變觀念，提高對檔案收集整理工作的認識，將檔案收集整理作為企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容來抓，歸檔制度，明確檔案分類方案、保管期限劃分，歸檔時間、范圍、要求等，全面提升效率。應明確歸檔期限，合理分類，避免出現(xiàn)遺失。應合理確定檔案歸檔范圍。根據(jù)企業(yè)的主營業(yè)務、發(fā)展目標、組織架構和生產(chǎn)經(jīng)營活動，確定企業(yè)檔案的歸檔范圍，確保檔案歸檔范圍的適應性及針對性，保證企業(yè)檔案齊全完整。應及時更新完善檔案管理制度，結合實際需求及企業(yè)發(fā)展情況，及時對檔案管理制度中存在的不適應性進行調(diào)整和更新，確保制度能夠適應不同階段檔案收集與歸檔工作，避免出現(xiàn)與實際需求不一致的現(xiàn)象。

2.2改進工作方式，規(guī)范和提高檔案收集與整理的有效性

進一步加強企業(yè)檔案收集及整理的規(guī)范性，采取行之有效的措施，加大收集力度，注重加強基礎性文件材料、實物檔案等特殊載體檔案材料的收集歸檔，應收盡收、門類齊全、整理規(guī)范。對傳統(tǒng)落后的工作方式予以改進，提高檔案收集與整理的有效性。

2.2.1強化專職崗位建設

企業(yè)管理部門要對檔案管理的各個環(huán)節(jié)設立專門或者兼職的管理崗位，配置專門管理人員，收集、整理、歸檔、保存階段性檔案材料，實時監(jiān)控檔案管理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時上報并作出有效處理，保證檔案收集整理工作的有效性。此外，還要注重工作的從被動向主動方式轉變。檔案管理人員應化被動為主動，積極與企業(yè)其他部門溝通聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集整理工作進程，制定合理工作流程，定期檢查，確保完整性、真實性，滿足檔案資料高效利用需求。

2.2.2加強檔案管理基礎設施建設

在多次的實踐過程中可以得到一些經(jīng)驗總結，要想實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的建設，就一定要加強對基礎工作的規(guī)范管理，因為企業(yè)檔案管理是非常基礎的建設，在進行建設和使用的時候要根據(jù)數(shù)據(jù)資源庫和日常管理進行展開應用。為了確保安全，還要安裝一些報警系統(tǒng)和能夠自動消防的氣體設施。在此過程中還要加強電子設備的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠在進行使用檔案的時候提供快捷便利的服務，進而對檔案管理建設的標準化和信息化也有了一定的保障。要想加強檔案管理基礎設施的建設，最重要的一點還要加強數(shù)字化的管理模式，目前檔案的查詢和使用過程中都是運用數(shù)字化管理的模式，它在這方面的運用非常廣泛，所以說，將數(shù)字檔案管理的方式進行使用是非常重要的。目前是以信息化的技術對檔案事業(yè)結合在一起進行工作，這也將信息化技術的使用引入了檔案信息化管理建設的潮流，進一步加強了企業(yè)對數(shù)字化處理的有效方法。為了保障企業(yè)所有的檔案都有一定的安全性，可以將重要的檔案資料信息進行異地同步備份，這樣在丟失了的情況下也能夠及時找回，這對檔案規(guī)范管理的工作也有了進一步的完善，大大提高了企業(yè)檔案管理信息化建設中的管理效率。

2.2.3加強建設檔案服務平臺，實現(xiàn)共享體系

在如今這個飛速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代，要想跟上時代的步伐，就要不斷地改善檔案管理的數(shù)字化信息，可以借助于發(fā)達的網(wǎng)絡，建設檔案管理數(shù)字平臺，創(chuàng)建好企業(yè)的網(wǎng)站信息，然后把這些檔案管理數(shù)字的平臺和企業(yè)的網(wǎng)站信息融合在一起，將工作人員整理好的電子檔案分類裝在文件夾里，再將檔案服務平臺的建設和平臺共享加以完善，這種形式的出現(xiàn)就大大方便了工作人員使用。共享體系可以為我們企業(yè)檔案管理提供很大的便利，當遇到一些比較大眾化信息資源的時候，也可以通過這個平臺進行享用，因為每個企業(yè)的網(wǎng)站都是不同的，但是不同的網(wǎng)站都可以通過這個平臺進行查詢使用，這種方法的投入加強了企業(yè)對檔案處理的效率，正是因為這種共享體系的存在，使得檔案管理工作變得更加簡單清晰，由于這種方法得到了大多數(shù)人的認可，在各個企業(yè)都得以運用，進而也推動了企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展。

2.3加強宣傳培訓，提高企業(yè)有關人員收集整理檔案的意識及能力

企業(yè)有關人員應進一步增強責任意識，通過宣傳教育，使其正確認識檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的重要性，不斷提高對檔案工作重要性的認識，增強檔案工作責任意識，培養(yǎng)專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)，保證企業(yè)檔案收集與整理工作高效開展。

2.3.1企業(yè)應加強檔案管理的普法宣傳教育

企業(yè)應多渠道宣傳檔案工作，普及檔案管理工作基本知識、法律法規(guī);通過生動事例對檔案的性質(zhì)及內(nèi)容等方面知識進行講解，讓相關人員能夠認識到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性，在實際工作中自覺遵守檔案管理規(guī)章制度，積極參與檔案管理有關工作。

2.3.2加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓

管理部門應結合檔案管理人員實際工作情況及階段性績效考核目標，健全機制，加大資金投入，采取有力措施，制定合理的、有針對性的專項培訓計劃，提升檔案管理人員的管理理念，促使掌握專業(yè)知識，提高業(yè)務能力。應對培訓效果進行必要的考評，及時發(fā)現(xiàn)不足并予以完善。

結語

綜上所述，隨著時代在不斷發(fā)展，對于各行各業(yè)的工作要求也在不斷提升。完整、齊全的檔案材料，通過系統(tǒng)的整理，能夠科學、有效地服務于各個企業(yè)的各部門，所以它的作用是不容忽視的。檔案管理人員要充分地發(fā)揮自身前段調(diào)控的功能，將資料有重點、有計劃地收集與管理，打好檔案資源服務的基礎，進而為企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展做主應有貢獻。

參考文獻

[1]杜則良.新時期干部人事檔案整理工作對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（36）：59-60.

[2]盧艷麗.淺議機關檔案管理工作的變化[J].檔案天地，2019（12）：56-57.

[3]李彥秋.淺談在新時期加強檔案工作的重要性[J].國際公關，2019（11）：217.