新形勢下企業檔案管理信息化建設策略探析

劉鏡

摘要：檔案管理是企業運營發展中的重要工作事項，作為現代企業信息化管理的一環，提升企業檔案管理水平、完成信息化建設對于推進企業發展有著重大戰略意義，可充分發揮檔案資源的功能價值，為企業提供經驗教訓、改革創新基礎。但目前從企業檔案管理信息化建設形勢上來看，仍然存在重視程度不夠、管理人員素質低下、缺少綱領性規劃文件、缺少信息化管理標準等問題，阻礙檔案管理信息化建設進程。為此，文章展開了新形勢下企業檔案管理信息化建設策略探析，以為企業提供參考。

關鍵詞：新形勢;企業;檔案管理;信息化建設

新形勢背景下，企業競爭愈發激烈，深化改革、創新發展成為企業可持續發展的必經之路，而在企業發展與改革過程中檔案發揮著重要的作用，傳統管理模式下檔案內容失真、缺失問題頻繁出現，而信息化檔案管理模式不僅能夠提高管理工作效率，也有效控制管理質量問題。因此，新形勢下結合企業發展需要與社會形勢展開企業檔案管理信息化建設的探析有著重要現實意義。

一、提高領導檔案管理信息化建設的重視

企業領導層將檔案管理信息化建設納入到企業發展戰略當中，是實現檔案管理信息化建設良好開局的基礎，這一步驟提綱挈領，能夠引起整個企業的重視，重新進行檔案管理工作地位，也是員工認識到檔案管理信息化建設為不可逆轉的趨勢，作為企業整體信息建設中的一個環節，其影響重大，必須高度配合與積極投入到該項建設任務當中;并且需要在實際行動中切實表現出對檔案管理信息化建設的重視，如了解當前行業內同類型企業、已取得成功經驗企業的檔案管理信息化建設經驗，與相關負責人針對構建方案展開深入探索，定期召開會議，與負責人就檔案管理信息化建設情況展開分析與研究，做出科學部署，監督負責人將工作落實到實處，并將檔案管理信息化建設成果納入到領導以及相關負責人的績效考核當中，以此為企業檔案管理信息化建設提供強大的推動力[1]。

二、建立高素質、高能力的專業信息化檔案管理團隊

目前，從企業檔案管理信息化建設現狀來看，專業信息化人才短缺問題十分普遍，多數從業者存在技能落后、信息化素養不足情況，該問題也成為企業信息化進程當中的最大掣肘，諸多企業完成檔案管理信息化建設后，工作人員無法運用信息化功能展開工作，嚴重限制信息技術價值的發揮[2]。面對該情況，應明確信息化檔案管理絕不僅僅是工作人員利用信息化設備、軟件進行檔案保管、整理等工作，其還需要懂技術人員展開海量信息的處理、設備的日常維護以及數據庫的管理，因此，需要從檔案管理部門人員結構上進行調整與改革，引進技術型人才，并展開技術培訓，使原崗位工作人員掌握信息技術技能，在工作中能夠充分發揮信息技術的使用價值，了解常見軟硬件常見異常與故障的處理方法，并且強化檔案管理人員的責任意識，當發現問題無法處理時，及時尋求技術人員的幫助與支持[3]。

三、完善企業信息技術基礎建設

一方面，企業需要根據發展需要明確檔案管理信息化建設的總體需求。以生產類型企業為例，其需要構建起互換性企業技術檔案管理平臺，以便充分利用互聯網技術、大數據技術提高檔案管理工作效率;生產型企業在發展過程中產生了大量技術類信息，事關企業機密，需要形成具有極高安全級別的防護型檔案管理平臺，加強信息內容保密，并便于調取相關技術資料數據，為企業技術改革與優化提供參考依據[4]。另一方面，完善技術手段。需引進專業型技術人才，做好充分準備進行技術攻關，并加大企業投入，不斷提升自主研發能力，也可與行業內其它企業合作，不斷研發新型技術。同時，需要進行設備的更新，完善硬件基礎設施;做好軟件等級評定，優化軟件開發。此外，還需要根據軟硬件的功能與使用價值形成技術標準，避免在軟硬件建兼容性上出現問題，影響信息化建設進程，為企業帶來經濟損失。

四、實現檔案數字化、資源共享

檔案管理信息化建設的核心是資源的建設，意在利用數據、信息資源為企業發展提供強有力的支撐，同樣也通過資源的快速處理，提高工作效率，充分實現資源的價值。因此，應根據檔案資源的特性提高數字化建設水平，遵照數字信息化建設的基本規律，在落實工作中科學部署，形成完整、系統的工作流程，保障每項建設工作的順利進行，并做好監督，從企業發展的實際情況出發，建立起數字化管理目錄，能夠實現對資源快速、精準處理，準確識別與提取工作中所需數據或信息內容[5]。同時，推動資源共享，在法律允許情況下，應構建綜合性檔案管理系統，系統的主要作用則是將企業內所有部門的檔案集中于同一系統當中，各個部門均有登陸檔案管理系統的權限，并且需要按照檔案管理部門的要求，定時上傳檔案、嚴格按照標準進行檔案查閱，上傳后在信息技術支持下內部對文件的處理與歸檔情況可實現企業范圍內共享，并可根據需要，按照時間順序、文件大小順序等類別形成檔案目錄，方便查閱與各部門工作，而這是實現檔案管理信息化建設使用價值的重要表現。

結束語：

綜上所述，檔案管理信息化改革是不可逆轉的趨勢，但從當前企業建設現狀來看，信息化程度仍處于較低水平，一方面在于技術條件不足、另一方面在于技術人才短缺，導致檔案管理信息化系統難以真正發揮價值。本文從強化對檔案管理信息化建設的重視、人才隊伍建設、技術支撐構建、檔案數字化與資源共享四個方面探索了在檔案管理信息化改革建設、使用上的策略，希望為行業內提供有益的參考，明確檔案管理信息化建設目標，形成科學的方案，以期順利完成檔案管理信息化建設相關工作。

參考文獻：

[1] 白雅文，吳景泰. 企業技術檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J]. 信息記錄材料，2021，22（2）：44-45.

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[3] 鄒惠琳. 企業檔案管理信息化建設的障礙及優化策略探討[J]. 企業改革與管理，2020（21）：46-47.

[4] 曹碩. 知識管理背景下民營企業檔案管理信息化建設研究[J]. IT經理世界，2019，22（10）：42-46.

[5] 李彤. 推進企業檔案管理信息化建設的幾點措施[J]. 辦公室業務，2020（19）：64-65.