另辟蹊徑Word助力數(shù)據(jù)整理

平淡

將一行顯示轉(zhuǎn)換為多列

對類似于將省份名稱由一行顯示轉(zhuǎn)換為多列的操作，利用Word的“文字轉(zhuǎn)換為表格”功能就能快速地完成。我們先將需要整理的數(shù)據(jù)復(fù)制到Word的新建文檔中，接著全選文本，依次點擊“插入→表格→文本轉(zhuǎn)換為表格”，在彈出的窗口中按實際需要輸入列數(shù)，如這里輸入的是“4”，然后點擊“確定”按鈕（圖1）。

之后它們就會被自動轉(zhuǎn)換為一個4 列9行的表格，最后將該表格復(fù)制到Excel中即可（圖2）。這里的行數(shù)是用總數(shù)除以列數(shù)自動生成的，比如本例中共有34個省份，列數(shù)設(shè)置為4后，行數(shù)9就自動生成了。假如想生成一個4列10行的表格（在前3列中，每列為10個省份），那么操作完后手動進行簡單的調(diào)整即可。

快速插入指定數(shù)量的空行

如果需要在Excel的相臨數(shù)據(jù)行之間插入指定數(shù)量的空行，比如在制作字幕時需要在前后時間線之間插入多個空行。我們先在Excel中復(fù)制需要插入空行的數(shù)據(jù)，切換到Word后依次點擊“開始→粘貼→粘貼選項→只保留文本”，這樣每行數(shù)據(jù)就會轉(zhuǎn)換為如圖所示的格式（圖3）。

假設(shè)需要在前后時間線之間插入4個空行，先按下“Ctr l+H”快捷鍵打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”處依次點擊下面的“特殊格式→段落標(biāo)記”（即查找“^p”，不含外雙引號，下同）、“替換為”處輸入“^p^p^p^p^p”（要插入N個空行就添加N+1個“^p”符號），然后點擊“全部替換”，這樣即可在每行時間線之間插入4個空行（圖4）。

從數(shù)字、漢字混合的字符串中提取數(shù)字

在日常操作中，我們經(jīng)常要從一些混合字符串中提取指定的數(shù)字。比如一些包含文本、標(biāo)點符號和數(shù)字的手工記賬數(shù)據(jù)，現(xiàn)在需要將其中的數(shù)字全部提取出來并求和。首先將需要提取數(shù)字的字符串復(fù)制到Word的新建文檔中，同上打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”處輸入“[！^1-^127]”（表示查找所有的漢字和中文標(biāo)點符號）、“替換為”處輸入“ ”（ 即制表符，可在記事本的任意兩個字符之間按下Tab鍵，然后復(fù)制出現(xiàn)的空白字符并粘貼到此即可），勾選“使用通配符”，然后點擊“全部替換”（圖5）。完成替換后，這樣保留下來的內(nèi)容就只有數(shù)字以及Ta b字符（圖6）。

復(fù)制整理后的內(nèi)容并將其粘貼到Excel中，接著在Excel選中這些內(nèi)容，按下F5鍵，在打開的窗口中依次點擊“定位條件→ 空值”，點擊“確定”按鈕后即可自動選中該區(qū)域中的所有空單元格（圖7）。

接下來用鼠標(biāo)右鍵點擊任意一個被選中的空單元格，在彈出的菜單中依次選擇“刪除→右側(cè)單元格左移”，這樣最終保留下來的就是需要提取的數(shù)字了。最后再將這些數(shù)字分別復(fù)制到所對應(yīng)的字符串的后面并求和即可（8）。