廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)探討

【摘 要】本文對(duì)廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)研，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平較低、結(jié)構(gòu)不合理，以及學(xué)校對(duì)繼續(xù)教育培訓(xùn)工作不夠重視、激勵(lì)機(jī)制不健全等問題，提出加強(qiáng)民辦高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策：樹立人才觀念，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)意識(shí);注重人才培養(yǎng)，提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平;強(qiáng)化繼續(xù)教育，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì);健全激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理隊(duì)伍的工作熱情。

【關(guān)鍵詞】廣西民辦高校 檔案管理 隊(duì)伍建設(shè) 人才培養(yǎng)? 激勵(lì)機(jī)制

【中圖分類號(hào)】G? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2021）27-0133-02

檔案是高校的重要信息資源之一，檔案管理與高校的教學(xué)和教研活動(dòng)密切相關(guān)。民辦高校由于其特殊性，檔案管理顯得較為復(fù)雜，目前主要存在管理機(jī)制不完善、管理定位不明確等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和效能。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍人員不足、整體檔案管理隊(duì)伍水平不高。因此，必須采取有效的解決方案，促進(jìn)民辦高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升民辦高校管理工作水平。

一、廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀

為了解廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的實(shí)際情況，推進(jìn)廣西民辦高校的檔案管理工作，筆者以廣西外國語學(xué)院、南寧學(xué)院等4所廣西民辦高校作為調(diào)研對(duì)象，采取問卷和調(diào)研的方式對(duì)師生進(jìn)行隨機(jī)調(diào)研，共發(fā)放問卷300份，回收290份，有效問卷290份，回收有效率為96.7%。收回的問卷中，教職工問卷110份，占收回問卷總數(shù)的37.9%;學(xué)生問卷180份，占收回問卷總數(shù)的62.1%。

整理分析調(diào)研情況，發(fā)現(xiàn)廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍中，一些工作人員不熟悉檔案管理設(shè)備，操作技術(shù)水平較低，尤其不熟悉信息化管理系統(tǒng)、數(shù)字化操作技能。民辦高校也很少開展關(guān)于檔案管理的新理念、新技術(shù)、新設(shè)備等內(nèi)容的培訓(xùn)，檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)有待提高。具體而言，廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

（一）檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平較低

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在廣西4所民辦高校的檔案管理人員中，具有檔案等相關(guān)專業(yè)學(xué)習(xí)背景的占25.7%，取得檔案專業(yè)技術(shù)資格的僅占4.5%，可見，檔案管理人員在知識(shí)儲(chǔ)備和知識(shí)學(xué)習(xí)能力等方面相對(duì)偏弱;同時(shí)由于受時(shí)間、培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)等因素制約，檔案管理人員中接受過系統(tǒng)的、專門的檔案知識(shí)培訓(xùn)的僅占16.7%，檔案知識(shí)學(xué)習(xí)主要來自上級(jí)主管檔案部門或街道檔案人員零星指導(dǎo)，導(dǎo)致他們對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的掌握不夠系統(tǒng)和全面，造成檔案管理業(yè)務(wù)水平偏低，在一定程度上制約了廣西民辦高校檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提高。

（二）檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，廣西4所民辦高校的檔案管理人員，從年齡上看，40歲以上人員占比70.6%，40歲以下人員占比29.4%;從學(xué)歷上看，專科及以下學(xué)歷占比90.9%，本科學(xué)歷占比僅9.1%;從學(xué)習(xí)專業(yè)上看，具有檔案、歷史等相關(guān)專業(yè)學(xué)習(xí)背景占比僅25.7%;從檔案管理工作的形式上看，兼職占比81.8%，專職占比僅18.2%。由此可見，目前廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的失衡性日益突出，呈現(xiàn)青年人偏少、具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)背景的人員偏少、高學(xué)歷人員偏少、老年人偏多、兼職人員過多等不合理現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了廣西民辦高校檔案管理工作的有效開展。

（三）學(xué)校對(duì)繼續(xù)教育培訓(xùn)工作不夠重視

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，廣西4所民辦高校的檔案管理人員，參加過繼續(xù)教育培訓(xùn)的人員較少，學(xué)校沒有建立相應(yīng)的繼續(xù)教育培訓(xùn)制度和培訓(xùn)體系。究其原因，主要是民辦高校對(duì)檔案管理人員教育培訓(xùn)工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作就是收集整理資料，工作內(nèi)容比較簡單，所以沒有必要開展繼續(xù)教育培訓(xùn)工作。53.2%的受訪檔案管理人員表示他們不需要也不想接受繼續(xù)教育，只有10%的檔案管理人員表示很想?yún)⒓永^續(xù)教育以提升業(yè)務(wù)能力。面對(duì)數(shù)字化檔案管理發(fā)展趨勢，民辦高校在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化方面確實(shí)需要一定成本和精力的投入，工作量相對(duì)較大，且相關(guān)檔案管理人員的數(shù)字化、信息化水平有限，所以引入這種檔案管理模式有一定的難度。

（四）學(xué)校對(duì)檔案管理隊(duì)伍激勵(lì)機(jī)制不健全

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在廣西4所民辦高校中，目前針對(duì)檔案管理隊(duì)伍已建立健全激勵(lì)機(jī)制的高校占25%，已建立激勵(lì)機(jī)制但未有效實(shí)施的高校占25%，沒有建立激勵(lì)機(jī)制的高校占50%。由此可見，大部分民辦高校檔案管理缺乏相應(yīng)的考核制度、獎(jiǎng)懲制度、薪酬制度和晉升制度等激勵(lì)機(jī)制，沒有將檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工資待遇相結(jié)合，也沒有將工作成績與晉升獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合，目標(biāo)不明確，責(zé)任不清晰，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性不高、創(chuàng)造性不足，造成檔案管理人員積極主動(dòng)學(xué)習(xí)和自覺提升自身業(yè)務(wù)能力的動(dòng)力不足。

二、加強(qiáng)民辦高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策

（一）樹立人才觀念，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)意識(shí)

樹立人才觀念是推動(dòng)高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必要條件。廣西民辦高校要認(rèn)真抓好檔案管理“一把手”工程，樹立“人才興檔”的觀念，增強(qiáng)培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才的思想認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)具有知識(shí)化、專業(yè)化和信息化的檔案管理人才。一是高校領(lǐng)導(dǎo)層要從轉(zhuǎn)變觀念、強(qiáng)化人才入手，堅(jiān)持專兼結(jié)合的方針，結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定推動(dòng)檔案管理人才建設(shè)的方法和措施，把檔案管理工作及檔案隊(duì)伍建設(shè)工作納入學(xué)校議事議程，積極推動(dòng)民辦高校檔案隊(duì)伍健康持續(xù)發(fā)展。二是要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，以國際檔案日、法制宣傳日為契機(jī)，增強(qiáng)全校師生的檔案管理工作意識(shí)，充分利用圖片資料、檔案視頻等開展室內(nèi)、網(wǎng)絡(luò)和流動(dòng)展覽，以及開展檔案專題知識(shí)講座、知識(shí)競賽等，普及檔案知識(shí)。同時(shí)要積極拓展高校檔案社會(huì)化服務(wù)，宣傳檔案工作成果，提高社會(huì)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提升檔案工作和檔案管理隊(duì)伍的形象和地位，形成社會(huì)檔案意識(shí)。

（二）注重人才培養(yǎng)，提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平

注重人才培養(yǎng)是提高高校檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。廣西民辦高校要結(jié)合管理檔案現(xiàn)代化的新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，更新檔案管理人員知識(shí)和觀念，不斷提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平，使其能適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作和檔案事業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步的內(nèi)在要求。一是要把住人才入口關(guān)，建立科學(xué)的人才選拔機(jī)制，注意引進(jìn)招聘檔案管理優(yōu)秀人才，對(duì)應(yīng)聘人員的政治素質(zhì)、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能等方面提出比較明確的要求（如要求學(xué)歷在研究生以上，從事檔案管理或相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)3年以上，有檔案管理專業(yè)或相近專業(yè)的優(yōu)先錄取等），確保招聘檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力能夠滿足高校檔案管理工作的需要。二是加快檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化、職業(yè)化建設(shè)，對(duì)具有專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的年輕干部要敢于提拔和重用，善于發(fā)揮他們的優(yōu)勢，同時(shí)從維護(hù)高校檔案管理工作的長遠(yuǎn)利益出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想政治教育，解決檔案管理隊(duì)伍的實(shí)際問題，促進(jìn)廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）強(qiáng)化繼續(xù)教育，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

強(qiáng)化繼續(xù)教育是提高業(yè)務(wù)知識(shí)能力和素質(zhì)的有效途徑。廣西民辦高校要堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則，加大檔案管理隊(duì)伍學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度，建立相關(guān)的人才培養(yǎng)提升制度，強(qiáng)化檔案管理人員的繼續(xù)教育，積極組織開展職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)精神、專業(yè)技能知識(shí)、現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)、創(chuàng)新能力等繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。一是樹立“人才興檔”培養(yǎng)理念，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，針對(duì)本校檔案管理隊(duì)伍建立一套人才培養(yǎng)系統(tǒng)培訓(xùn)進(jìn)修制度，同時(shí)設(shè)置繼續(xù)教育培訓(xùn)主題內(nèi)容，結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理要求突出培訓(xùn)的針對(duì)性、科學(xué)性和實(shí)效性，并不斷更新學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容，使得檔案管理人員在培訓(xùn)中真正學(xué)到有用的知識(shí)。二是采取切實(shí)有效的措施，整合校內(nèi)外各類資源，保證并適當(dāng)增加檔案管理隊(duì)伍學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍的不同情況改進(jìn)學(xué)習(xí)培訓(xùn)方式，如組織開展系統(tǒng)的職業(yè)技能專題培訓(xùn)和集中培訓(xùn)、外派專業(yè)人員到校進(jìn)行實(shí)際操作指導(dǎo)，以及自覺學(xué)習(xí)、參加函授或離職深造，提供多層次的教育培訓(xùn)平臺(tái)。同時(shí)建立考核評(píng)估機(jī)制，將檔案管理人員的教育培訓(xùn)情況作為年度考核的內(nèi)容和晉升的重要依據(jù)，不斷提升民辦高校檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)和操作水平，為促進(jìn)廣西民辦高校檔案管理隊(duì)伍的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）健全激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理隊(duì)伍的工作熱情

健全激勵(lì)機(jī)制是激發(fā)檔案管理隊(duì)伍工作熱情的重要保證。廣西民辦高校要充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性與創(chuàng)造性，增強(qiáng)檔案管理人員的歸屬感和成就感，建立健全有效的激勵(lì)政策與體制。一是運(yùn)用物質(zhì)與精神激勵(lì)相結(jié)合的方法，結(jié)合本校實(shí)際情況，根據(jù)檔案管理人員的心理、生活和工作需要給予激勵(lì)，關(guān)注員工的心理狀態(tài)、逐步提高薪酬待遇，增加檔案管理的硬件設(shè)施，改善工作環(huán)境和條件，激發(fā)檔案管理隊(duì)伍的工作積極性與創(chuàng)造性，引導(dǎo)其確立為高校檔案事業(yè)奮斗的目標(biāo)。二是采取事業(yè)留人與情感留人相結(jié)合的方式，注重關(guān)心檔案管理人員的成長發(fā)展，加大檔案管理工作的宣傳力度，經(jīng)常與檔案管理人員交換意見，充分肯定他們的努力成果，發(fā)揮其在檔案管理工作中的作用，增強(qiáng)檔案管理人員的歸屬感和成就感，使他們能夠全心全意地投入檔案管理工作，確保廣西民辦高校檔案管理專業(yè)隊(duì)伍的穩(wěn)定。

綜上所述，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是適應(yīng)高校檔案事業(yè)快速發(fā)展的客觀要求，也是推動(dòng)高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的根本保證。廣西民辦高校要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的必要性和重要性，健全優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，注重強(qiáng)化檔案管理人才的培養(yǎng)教育，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平和能力，培養(yǎng)具有較好政治素質(zhì)、知識(shí)全面的高素質(zhì)檔案管理人才，建設(shè)一支能與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的檔案管理隊(duì)伍，從而推進(jìn)廣西民辦高校檔案事業(yè)健康快速發(fā)展。

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【作者簡介】覃上燕（1962— ），男，漢族，廣西貴港人，廣西外國語學(xué)院講師，高等職業(yè)學(xué)院辦公室主任，研究方向?yàn)楦咝n案管理。

（責(zé)編 黎 原）