高校資料室檔案管理信息化建設(shè)探析

張建軍

摘要：高校檔案信息化建設(shè)主要是指通過以互聯(lián)網(wǎng)媒介，讓紙質(zhì)等實(shí)物檔案數(shù)字化，從而達(dá)到簡化查檔流程，節(jié)約查檔時間，提高檔案資源的利用以及價值的目的。在當(dāng)前各地推進(jìn)信息化建設(shè)的環(huán)境影響下，高校的檔案管理模式也必須跟緊時代的腳步，全面提高信息化建設(shè)的水平。這不僅決定著高校檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)持續(xù)發(fā)展，對整個高校的日常工作也有著重大的作用和影響。因此，作為一名合格的高校檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，不斷拓展檔案處的服務(wù)功能，以便更好的滿足廣大師生以及高校發(fā)展的迫切需求。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;管理;信息化

1 高校資料室檔案信息化建設(shè)的必然性

1.1 滿足了社會發(fā)展的需求

隨著時代的進(jìn)步與發(fā)展，以往的人工檢索，現(xiàn)場查檔、借檔等檔案工作方式已經(jīng)逐漸顯示缺陷，不能更好的為廣大師生服務(wù)。在這種情況下，以信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代化管理模式逐漸走入人們的視野，并快速滲透到學(xué)校管理的各個方面，包括教學(xué)管理信息化、人事管理信息化以及科研管理信息化等等。，這些管理信息化，極大的滿足了廣大師生的實(shí)際需求。由此可見，檔案信息化建設(shè)是高?，F(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，是提高高校綜合實(shí)力和競爭力的重要指標(biāo)之一。

1.2 提高了高校日常檔案管理的工作效率

與傳統(tǒng)的人工檢索和現(xiàn)場查檔等工作模式相比，檔案信息化不僅極大地減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，縮短了查檔、借檔的流程，提高了檔案管理者的工作效率。

1.3 拓寬了檔案工作的服務(wù)范圍

檔案信息化的最大優(yōu)勢在于，人們可以比較快速、便捷地獲取更多的原始信息，這對社會公共信息的開發(fā)及利用具有積極的促進(jìn)作用。同時，在儲存各種信息的過程中，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段會更加方便，并且可以更高效地開發(fā)與利用這些檔案信息資源，發(fā)揮其最大值。

2高校資料室檔案信息管理的問題所在

2.1 檔案信息化管理制度有待提升

眾所周知，數(shù)字信息化早已深入到校園的各個角落，地方性高校檔案信息化管理理應(yīng)與數(shù)字信息化高度融合。然而，部分地方性高校檔案在數(shù)字信息化建設(shè)上相對滯后，尚未跟上時代的步伐，一度難以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。地方性高校檔案的相關(guān)的管理制度缺乏“校本性”。按常理來講，不同地方性高校所面對的實(shí)際問題也必然有所差異，如資料的收集、鑒別、整理、歸檔、利用與轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)都或多或少會涉及到其自身院校的實(shí)際情況，在檔案信息化管理的過程中都應(yīng)該有其自身的特點(diǎn)，然而，當(dāng)下照搬照抄同類地方性高校檔信息化案管理制度的現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.2 檔案信息化管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高

對全國百所地方性高校檔案工作人員的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案專業(yè)人才僅占總數(shù)的18%，計算機(jī)相關(guān)的專業(yè)人才占總數(shù)的15%，有43%的檔案管理人員不是專業(yè)檔案管理人才，他們對計算機(jī)相關(guān)知識掌握也相對較少。從目前調(diào)研的數(shù)據(jù)結(jié)果不難看出，當(dāng)下地方性高校檔案部門專業(yè)人才是相對不足的，并且，呈現(xiàn)出人員結(jié)構(gòu)不合理、信息素養(yǎng)普遍相對不高的態(tài)勢。顯見，在“館際合作，信息共享”成為常態(tài)化的當(dāng)下，檔案管理員的素養(yǎng)則已成為制約地方性高校檔案管理的一個重要因素。

2.3檔案信息服務(wù)內(nèi)容有待完善

由于目前大部分檔案管理人員均是在傳統(tǒng)檔案處理體系下成長起來的，在數(shù)字信息化日益增加的當(dāng)下，大多數(shù)從業(yè)人員雖然對檔案信息化有一定的認(rèn)識，但在主觀上還是過于依賴傳統(tǒng)檔案管理模式，對信息化處理手段的應(yīng)用仍是相對較低的，其服務(wù)方式相對滯后。換言之，當(dāng)下部分地方性高校檔案信息仍是以人工筆錄、歸類及統(tǒng)計為主的處理模式，信息化檔案尚難以形成體系，這也嚴(yán)重地影響了檔案信息化功能的發(fā)揮，使得檔案的信息化內(nèi)容發(fā)揮也受到了嚴(yán)重的影響。

3高校資料室檔案管理信息化建設(shè)途徑

3.1強(qiáng)化檔案學(xué)科意識，突出學(xué)科建設(shè)需求

在某種程度上來講，在學(xué)科檔案方面，地方性高校檔案信息資源更加具有優(yōu)勢。隨著數(shù)字信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)科檔案資源的信息化比例日益提高，信息化信息資源也日益豐富，影像資料、電子出版物、系統(tǒng)化數(shù)據(jù)，均不斷成為學(xué)科檔案的重要來源，也成為反哺學(xué)科教學(xué)的重要支持。地方性高校檔案部門要深入把握本校學(xué)科建設(shè)的目標(biāo)、具體內(nèi)容以及地方性高校學(xué)科建設(shè)的未來走向，強(qiáng)化學(xué)科建設(shè)相關(guān)的檔案的內(nèi)容建設(shè)與分類，使其更為便捷地為教學(xué)與科研所用。簡言之，地方性高校檔案與社會檔案相比，除了要有檔案意識外，更重要的是要有學(xué)科化建設(shè)意識，要突出其特色與優(yōu)勢。

3.2加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建設(shè)專業(yè)化檔案服務(wù)團(tuán)隊

具體而言，檔案數(shù)字信息化人才不外乎培養(yǎng)檔案管理、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等等方面的各類人才，將這些人引進(jìn)到體系中來，需要這些人來擬定數(shù)字檔案管理規(guī)劃，結(jié)合單位實(shí)際制定各類標(biāo)準(zhǔn)，積極策劃與組織各類培訓(xùn)等等，這一點(diǎn)在人才引進(jìn)與使用中要明晰。其次，要建立健全種類檔案類兼職隊伍。由于地方性高校檔案的各類數(shù)據(jù)分散地來源于各個院系、各個部門，要想有效地管理檔案，保持?jǐn)?shù)據(jù)一致性和有效性，建立健全兼職檔案人員配備，則是極為關(guān)鍵的。最后，在檔案人才的建設(shè)中，也要注意到除了專、兼職人才引進(jìn)外，也要注意吸引跨專業(yè)復(fù)合型人才的吸引，才可以為提升檔案工作質(zhì)量提供一份活力。

3.3加強(qiáng)基礎(chǔ)性工程建設(shè)，突出網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體驗(yàn)

從目前建設(shè)情況來看，一大部分地方性高校的基礎(chǔ)建設(shè)是具備的，但存在著開放程度較低、檢索功能障礙、互動體驗(yàn)差等問題，因此，需要在大力夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)的同時，思考開放權(quán)限、檢索與體驗(yàn)等問題。首先，可以在校園搭建完整檔案系統(tǒng)，建立VPN或者在校外建立相應(yīng)的查詢端口，以供本校人員、師生以及社會人員查詢。其次，可以提升更為智能化的檢索功能，提供符合個體習(xí)慣的檢索功能，并提供地理信息相關(guān)內(nèi)容，以供使用者可以更加直觀地進(jìn)行檔案查詢。第三，增加檔案查詢的互動體驗(yàn)，設(shè)計一些互動化的窗口，實(shí)現(xiàn)人機(jī)互動、人人互動，在線求助等功能，提高個體查詢的體驗(yàn)感與獲得感。

4結(jié)束語

綜上所述，高校檔案信息化建設(shè)的工作除了可以進(jìn)一步優(yōu)化和改進(jìn)檔案資源服務(wù)的品質(zhì)，也關(guān)系著高校的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。為此，高校必須做好充分的工作，并根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求，采取行之有效的措施推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)與發(fā)展，從而使檔案信息資源可以得到有效的利用。

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