畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題解析

楊建偉

[摘要]人事檔案開端可以追溯到學(xué)生檔案建立，畢業(yè)生檔案記錄了學(xué)生在校階段的成長(zhǎng)歷程，是日后社會(huì)與國(guó)家選拔優(yōu)秀人才的重要依據(jù)，對(duì)學(xué)生個(gè)人與社會(huì)都有深遠(yuǎn)影響。學(xué)生在校期間高校負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案，保證在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，要安全完整的做好檔案轉(zhuǎn)遞工作。本文就當(dāng)前畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題展開分析，并提出優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的有效對(duì)策，為高校檔案工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]畢業(yè)生檔案;管理傳遞;問題分析

檔案管理工作要保證當(dāng)前內(nèi)容完整無誤，確保日后需要時(shí)發(fā)揮出檔案的價(jià)值與作用。高校畢業(yè)生檔案是國(guó)家人事檔案的重要一環(huán)，能夠?yàn)樯鐣?huì)與國(guó)家掌握高等人才提供有效依據(jù)。人才是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是國(guó)家建設(shè)的重要資源，畢業(yè)生檔案是人才選拔的重要參考。但隨著高校學(xué)生數(shù)量的逐漸增多，高校檔案管理崗位的工作壓力也在逐漸加大，對(duì)畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作都提出了更高的要求。從我國(guó)高校檔案管理與傳遞工作情況來看，并未達(dá)到的理想水平，仍需進(jìn)一步改進(jìn)與優(yōu)化。

一、畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題

（一）對(duì)畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)

與其他檔案管理不同，高校畢業(yè)生檔案管理工作具有流轉(zhuǎn)速度快、流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，此項(xiàng)工作較為復(fù)雜。一般情況下，在學(xué)生畢業(yè)后高校都將檔案轉(zhuǎn)遞給生源地、人事錄用單位或人才交流中心。大學(xué)生跳槽的現(xiàn)象數(shù)見不鮮，也為檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作帶來了新的問題。我國(guó)大部分高校都將主要精力投放在生源選拔、科研項(xiàng)目攻克與學(xué)術(shù)研究等方面，沒有認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作的重要性，通常都會(huì)以粗放式的管理模式應(yīng)對(duì)此項(xiàng)工作，難以保證此項(xiàng)工作的質(zhì)量與效率。

（二）對(duì)滯留檔案處理工作不到位

畢業(yè)生檔案滯留多數(shù)是出于以下兩方面原因。一方面是由于轉(zhuǎn)遞目標(biāo)地址錯(cuò)誤等原因，在無人簽收的情況下會(huì)退回到高校中。另一方面是畢業(yè)生在畢業(yè)時(shí)選擇兩年內(nèi)自主擇業(yè)，將檔案存放于高校中，直至超期后沒有進(jìn)行后續(xù)銜接工作，因此依舊滯留在高校。由于走入到社會(huì)工作崗位后，使用檔案的機(jī)會(huì)并不多，多數(shù)畢業(yè)生都不會(huì)主動(dòng)想起滯留在高校的檔案。直至相關(guān)手續(xù)失效，高校檔案部門也難以對(duì)畢業(yè)生檔案采取轉(zhuǎn)出處理，容易影響畢業(yè)生日后使用。大多情況下高校對(duì)滯留檔案的處理都較為被動(dòng)，只能等畢業(yè)生或其他單位主動(dòng)與高校取得聯(lián)系，進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞操作。滯留在高校的檔案耗費(fèi)了一定的空間與管理資源，同時(shí)也影響了畢業(yè)生檔案的應(yīng)用，畢業(yè)生在日后進(jìn)行檔案調(diào)出時(shí)會(huì)面對(duì)一系列問題。

（三）難以及時(shí)掌握檔案轉(zhuǎn)遞信息

在高校應(yīng)屆畢業(yè)生較多的情況下，檔案部門的工作壓力也相對(duì)較大，在有限的時(shí)間內(nèi)需要完成檔案轉(zhuǎn)遞工作，能夠提供的檔案轉(zhuǎn)遞查詢服務(wù)也是非常有限的。此外，有些高校檔案管理部門在工作中缺乏確認(rèn)結(jié)果的意識(shí)，認(rèn)為畢業(yè)生檔案寄出便是檔案轉(zhuǎn)遞的終點(diǎn)站。在高校檔案轉(zhuǎn)遞工作依托EMS進(jìn)行后，便可在一定范圍內(nèi)進(jìn)行檔案追蹤，但由于難以保證EMS終端投遞工作的質(zhì)量，容易發(fā)生快件滯留在代售站的情況，如不及時(shí)追蹤查詢則容易造成檔案丟失。很多高校檔案部門在檔案轉(zhuǎn)遞后并不確認(rèn)目標(biāo)簽收機(jī)構(gòu)，在沒有收到回執(zhí)的情況下，不對(duì)后續(xù)結(jié)果進(jìn)行繼續(xù)跟蹤，而是認(rèn)為畢業(yè)生檔案已經(jīng)成功送達(dá)。學(xué)生方面無法了解檔案轉(zhuǎn)遞過程中哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，只能默默承擔(dān)結(jié)果，即使EMS根據(jù)條款內(nèi)容對(duì)畢業(yè)生履行經(jīng)濟(jì)賠償，但難以彌補(bǔ)檔案丟失造成的損失[1]。

二、畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進(jìn)與優(yōu)化的對(duì)策

（一）提高對(duì)畢業(yè)生檔案管理與傳遞工作的認(rèn)識(shí)

為進(jìn)一步提升畢業(yè)生檔案管理與傳遞工作質(zhì)量，需要提升對(duì)相關(guān)工作的認(rèn)識(shí)，并在日常工作中認(rèn)真完成相關(guān)工作，不斷改進(jìn)并提升日常檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，為相關(guān)工作開展創(chuàng)造有利條件，積極嘗試將信息技術(shù)應(yīng)用到畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作中，以現(xiàn)代化、信息化工作方式，提升畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量與效率，以此確保畢業(yè)生檔案的完整性、安全性[2]。

（二）主動(dòng)督促滯留檔案轉(zhuǎn)遞

采取事前防范的方式可以有效避免畢業(yè)生檔案滯留現(xiàn)象發(fā)生。畢業(yè)生檔案意識(shí)缺乏是造成高校畢業(yè)生檔案滯留的主要因素之一，因此在畢業(yè)生離校前留存好畢業(yè)生的聯(lián)系方式，并做好相關(guān)問題的溝通，深化學(xué)生對(duì)檔案的印象與重視，從而推動(dòng)滯留檔案?jìng)鬟f。不僅要與學(xué)生本人積極取得聯(lián)系，對(duì)于選擇檔案托管的畢業(yè)生，要認(rèn)真核對(duì)相關(guān)手續(xù)，并明確告知學(xué)生具體的時(shí)間期間，將學(xué)生的聯(lián)系方式與備用方式記錄好，便于日后與學(xué)生取得聯(lián)系。若臨近保管期限后依舊沒有進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，則要及時(shí)與學(xué)生進(jìn)行溝通聯(lián)系，確定檔案轉(zhuǎn)遞地址，完成檔案郵寄工作。另外，需要將相關(guān)信息大范圍擴(kuò)散。若無法根據(jù)學(xué)生當(dāng)時(shí)預(yù)留的練習(xí)方式聯(lián)系到學(xué)生本人，則可以與其在校時(shí)的輔導(dǎo)員取得聯(lián)系，將檔案轉(zhuǎn)遞消息通過校友群等平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布。可以在微信或微博等學(xué)校官方賬號(hào)上公布畢業(yè)生檔案滯留信息，擴(kuò)散相關(guān)消息的宣傳范圍，促進(jìn)畢業(yè)生主動(dòng)與學(xué)校檔案部門取得聯(lián)系[3]。

（三）借助信息化技術(shù)促進(jìn)檔案轉(zhuǎn)遞信息查詢

可以嘗試通過以下途徑及時(shí)擴(kuò)散畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息。其一，提高高校檔案部門的服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，通過教育培訓(xùn)使檔案管理部門工作人員認(rèn)識(shí)到檔案郵寄工作并不是檔案轉(zhuǎn)遞的最終一環(huán)，要確定檔案是否安全送達(dá)到指定地址。并且要指定具體的負(fù)責(zé)人對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)管。其二，要借助網(wǎng)絡(luò)信息提升畢業(yè)生檔案查詢效率，大幅度減輕檔案部門工作人員的工作壓力。可以與EMS建立聯(lián)動(dòng)關(guān)系，在快件追蹤的基礎(chǔ)上將畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞信息及時(shí)發(fā)布到網(wǎng)站上，便于學(xué)生自行查詢跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)程，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與移動(dòng)終端技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，可以通過微信公眾號(hào)、微信小程序等掌握檔案轉(zhuǎn)遞情況。高校檔案部門可以在微信小程序上導(dǎo)入檔案郵寄信息，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息共享便于學(xué)生自行登錄信息設(shè)備進(jìn)行查詢。利用信息技術(shù)的先進(jìn)性與便利性能夠支持學(xué)生實(shí)時(shí)掌握檔案動(dòng)態(tài)，在檔案轉(zhuǎn)遞過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題，便于及時(shí)追溯處理，確保檔案安全及時(shí)轉(zhuǎn)遞到位[4]。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校檔案畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作直接關(guān)系到學(xué)生日后就業(yè)與發(fā)展，是學(xué)生參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的重要憑借，高校要提升對(duì)畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作的重視，在信息化時(shí)代背景下采取各種方式與檔案滯留的畢業(yè)生取得聯(lián)系，并提升檔案轉(zhuǎn)遞過程的公開性與透明性，提升高校畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞人員的責(zé)任意識(shí)，切實(shí)有效做好畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作。

[參考文獻(xiàn)]

[1]萬妍，施佳. 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作實(shí)踐與探究[J]. 文化創(chuàng)新比較研究，2018，002（015）：140-141.

[2]余子丹. 畢業(yè)季學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞問題分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019，No.323（18）：148+180.

[3]高璨. 高校大學(xué)生檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作探析[C]// "決策論壇——區(qū)域發(fā)展與公共政策研究學(xué)術(shù)研討會(huì)"論文集（下）. 0.

[4]陳均海. 完善我國(guó)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞措施分析[J]. 廣東教育：職教版，2017，000（004）：20-21.