網絡環境下檔案管理工作的創新與安全防護

陳航

摘 要：在網絡環境下，檔案管理相關工作仍然面臨著重要的變革挑戰和發展機遇。這就需要我們深刻認識到移動網絡環境下高校檔案管理的重要性，并要從不斷提高檔案員工素質、檔案管理信息的開放共享以及檔案數據庫的管理創新體系建設等多個方面入手，積極推動檔案管理相關工作的不斷創新。隨著現代信息科學和技術的進步與發展，檔案管理工作的重要性日益顯得突出，特別是在互聯網環境下的檔案管理工作，只有通過創新方式才能夠對新時期的我國高校檔案管理做出更多的貢獻，本文也就是基于此次研究的背景，通過對互聯網環境下檔案管理工作的主要創新和其內容進行了分析，包括如何加強對檔案管理的保障，以及如何對其進行安全防范，從而為提升檔案管理層次水平提供一些參考。

關鍵詞：網絡環境;高校檔案管理工作;創新

隨著移動網絡環境下計算機以及網絡信息技術的快速發展與不斷普及，檔案管理相關工作必然面臨著重要的發展機遇與嚴峻挑戰。努力爭取使我國高校檔案管理相關工作能夠實現新的創新性快速發展，不僅對促進政府、學校等社會組織發展有著至關重要的推動作用，也正是適應時代快速發展，對推進檔案管理相關工作發展提出的新時代要求。因此，新形勢下對在我國高校從事檔案管理相關工作的基本管理模式，以及檔案工作管理模式，都認為應該隨著社會時代的不斷發展、科學的技術進步，而不斷探索反思和探索創新。檔案信息與管理工作是我國高校檔案工作的重要組成部分，它的水平直接關系到人類社會的發展變化。當前，隨著現代計算機技術和互聯網信息技術的進步和發展，我國高校檔案管理工作經歷了前所未有的時代變化和挑戰。檔案管理必須從傳統的紙面管理走向現代的數字化管理，才能更好提升檔案管理水平。

一、網絡環境下高校檔案管理工作創新的必要性

第一，傳統紙質或者印制絲帛等制品的檔案在實際運輸使用過程中，容易發生重大碰撞或者磨損，造成不必要的經濟損失，無形中也會加大了檔案運輸上的難度。第二，傳統檔案受限于原料材質各種原因，對檔案保存護理條件上的要求相對較高，如忌潮濕、怕陽光暴曬等等，日常保存檔案工作中的程序非常復雜，人力、物力成本消耗大。第三，傳統檔案往往也總是含有海量的歷史文獻資料，即便檔案經過了多次分類整理，但在公眾查閱檔案過程中還可能需要反復消耗大量查閱時間，造成公眾閱讀檔案效率難以得到提高。可以這么說，傳統上的檔案管理員的工作往往是非常繁重、復雜的。

二、高校檔案管理工作現狀分析

依靠先進的管理技術和設備，知識經濟將不斷推動我國高校檔案管理快速發展的新進程。知識經濟的發展是我國高校現代社會科學化、智能化、信息化和先進工業化的必然結果。高新技術裝備是發展知識經濟的重要物質基礎和技術手段，沒有先進的管理技術和設備，任何管理思想和技術管理方法都可能無法付諸實施。計算機已廣泛應用于高校檔案管理、統計和數據檢索，微文件技術在高校檔案存儲管理中的應用也具有十分重要的應用意義。在知識經濟發展的時代，對今后我國高校檔案管理工作者的綜合素質，提出了更高的要求，選拔德才兼備的優秀人才是我國高校知識經濟發展時代的核心內容。事實上，經濟社會時代的檔案工作者，還需要具備較高的檔案專業知識、自然科學理論知識和國家機關檔案應用技術知識。

三、高校檔案管理工作的創新內容分析

1.積極開展線上服務

在現代網絡管理環境下，傳統的現代檔案管理不可避免的需要面對現代網絡管理環境的技術變革。此時，我國高校對檔案信息傳遞的及時性和檔案信息處理的準確性已經有了更高的技術要求。互聯網的迅速到來，無疑讓這種新的需求變成了新的可能。于是，傳統的現代檔案管理移動化、非人工操作化的管理模式明顯出現了管理效率低、檔案信息相對有效等突出問題。在這樣的大背景下，構建一套基于檔案管理信息化的檔案管理模式，使檔案網上信息服務更加便捷，逐漸成為許多檔案管理用戶的重要服務需求。因此，為了有效迎合時代潮流，我國高校檔案管理服務迫切需要積極開展檔案在線信息服務。通過召開專題會議、演講等多種方式，及時收集、分析、公開發布與我國高校檔案管理相關的信息化材料。高校檔案館也需要積極構建廣泛快速的檔案信息資源交流、溝通互動渠道和服務渠道，從而有效促進我國高校檔案管理服務水平的不斷提高。

2.加強信息共享

網絡環境的一個主要特點是，它使得知識、信息等許多資源的移動性變化越來越快。基于網絡環境下我國高校傳統的檔案管理模式，已經不能滿足人們對資源利用的需求，我國高校檔案管理部門正在考慮構建現代信息科學技術的管理模式，實現資源和信息的共享，從而更好地為學生提供全方位的檔案服務。此外，隨著我國高校的進步和發展，人類檔案信息數據總量也呈現出減少的趨勢，因此我們對檔案工作管理的認識和要求也越來越高，這也促進了不同管理機構之間檔案工作管理的相互共享，可以有效提高不同部門之間檔案信息交流和溝通的效率，從而實現科學、合理、優質的檔案工作管理模式。它能有效節約檔案管理成本，同時也能最大限度地促進檔案信息的持續健康發展，提高我國高校檔案信息數據資源的綜合利用效率。

3.向縱深服務方向創新

新時期，高校檔案信息的收集和需求變得更加迫切，我們對檔案中各種信息的收集和需求也越來越嚴格，尤其是對檔案中各種信息的細分，使學校能夠方便快捷地準確定位自己需要的信息，從而通過這些收集到的檔案信息得到相應的幫助。這樣的檔案管理必然需要向深度服務方向推進，不僅要做好檔案信息的收集和整理工作，還需要對收集到的檔案資源，進行更精細的收集和整理，使檔案的歸納和分類更加垂直和細分。同時，我們為所有檔案信息資源建立了統一的檢索和目錄，并將其存儲在統一的檔案數據庫中。這樣，更多的檔案用戶可以通過網絡界面，通過搜索功能快速定位客戶需要的數據，從而快速為學生提供更深層次的服務。這意味著我國高校傳統手工檔案的管理必須逐步由紙質向數字化轉變。在這種背景下，有必要培養大量現代檔案管理專業人才，提高他們的綜合水平和素質，以適應網絡環境下檔案管理的深入發展。

四、網絡環境下高校檔案管理工作的創新策略

1.檔案管理人員的創新

基層高校檔案管理相關工作人員，尤其是基層檔案管理相關工作中的實踐者，其管理工作、生活態度與管理業務能力，直接密切關系到基層檔案管理相關工作的組織成效與服務質量。要高度重視對高校檔案管理工作人員的基本職業道德素質的學習培養教育，樹立其職業責任意識和愛崗敬業心，才能使其在工作中真正做到兢兢業業，鼓勵檔案工作人員認真進行思考，深入研究到實際工作中，不斷發現新的問題，并及時解決實際問題。此外，還要積極加強其在檔案管理各職能部門之間的各種實時互動溝通交流、協同配合，對檔案工作中可能遇到的疑難問題，及時展開深入的討論分析研究，探索檔案工作上的不斷創新和求進步之法。建立這種激勵機制，可以激勵檔案工作者以創新的職業眼光和工作方法態度解決實際檔案問題，給員工一種物質獎勵和精神獎勵，通過學習、交流、創新，激勵更多的高校員工不斷改進檔案工作，推動高校檔案管理相關工作不斷進步。

2.實現檔案信息共享資源

當前發展階段，我國高校檔案管理的各職能部門比較分散，沒有一個統一的管理系統和行業規范管理標準，部門之間管理信息資源缺乏有效流通，在管理軟件的廣泛使用以及軟件應用，在軟硬件管理功能的發揮上，仍然存在混亂與能力不足。結果導致個人檔案管理信息被封鎖，各部門的個人檔案信息資源管理由自己操作，資源共享存在諸多障礙。針對這一困難局面，各主管部門應提出的具體內容和職責范圍，制定各項統一標準，嚴格監督和規范本部門檔案管理的各項業務工作和各個環節，并盡快鞏固構建統一規范的系統工程，為促進檔案綜合利用信息資源的共享，提供暢通的渠道。此外，還應盡快轉變國家相關服務行政職能部門的工作管理模式，促進其由開展管理型向推進服務型工作過渡，簡化服務審批辦理程序，形成部門協同推進服務的有利局面。

3.檔案信息數據庫的創新建設

加快開發建設現代檔案業務信息管理數據庫，推動現代檔案管理走向信息化、數字化，是決定我國高校現代檔案管理信息工作能否實現從文件信息處理向數字化檔案管理方式轉型的重要關鍵。數據庫系統的應用創新性網絡建設技術是高校檔案管理信息系統的重要理論基礎和技術核心。建設高級數據庫不太有可能一蹴而就，要求我們按照從低級到高級，從構建基礎架構再向外延的整個過程中做出一步步努力，這將會是一個長期的發展過程。借助高校信息網絡技術科學的規范管理和有效使用高校信息技術資源，是高校數據庫網絡建設的主要服務目的。在檔案數據庫的開發、建設和應用過程中，必須牢牢把握高校檔案管理技術與現代計算機高校信息管理技術內在的重要結合點，使二者緊密地協調配合，真正實現二者的有機統一，計算機信息管理技術與高校檔案管理的雙贏。此外，還用于使高校綜合檔案數據庫與高校檔案管理目錄數據庫緊密聯系，提高每位檔案管理員的工作效率，構建網絡化開發型、分布式的檔案數據庫。

五、高校檔案管理工作的安全防護分析

1.保障高校檔案管理系統的完整性

由于互聯網環境下檔案信息的巨大規模，各種檔案信息資源通過互聯網平臺相互鏈接，檔案必須遵循邏輯規劃和可靠性的關系。因此，在檔案數據錄入過程中，將這種邏輯規劃的關系引入到互聯網數據庫中，從而建立起一個龐大的互聯網檔案管理數據庫。而且，它保證了數據庫信息的安全，這無疑對我國高校檔案信息的安全和利用有著重大的意義和影響。這必然要求我們高校的檔案管理人員做好網絡檔案信息和數據庫的日常維護和管理工作，確保我們高校的檔案信息和數據庫不會出現任何完整性問題和錯誤。如果修復中出現相關的問題和錯誤，要快速定位它們與數據庫邏輯關系，以便快速修復，最大限度地防止數據庫的有意或無意出現差錯。

2.確保高校檔案數據的長期可讀性

在現代網絡條件下，檔案信息的保存需要一套統一的格式，這不僅可以幫助高校做好檔案信息的流通和管理，還可以幫助這些數據集成到其他系統的應用中，如高校辦公服務系統。因此，在保存和應用這些檔案的信息時，不可能隨意修改檔案的格式，以使數據準確統一。此外，要及時更新檔案信息管理的各種軟件，使它們相互兼容，始終處于動態變化的過程中。這樣，檔案的完整性、真實性和有效性將得到更好的保證。

3.加強高校檔案的安全信息管理

基于網絡環境，會使高校檔案管理遭受多種技術上的危害和威脅，如網絡黑客和病毒會對高校計算機網絡結構本身的安全造成危害，如一些檔案數據庫的崩潰或服務器的損壞等等，這將對一些檔案的安全造成非常嚴重的破壞和極大的危害和影響。因此，加強高校檔案信息安全的監督管理，需要從軟硬件兩個維度入手。在軟件層面，高校主要設計和構建一套完整的防病毒和黑客攻擊系統，如為客戶端添加防火墻、配置網絡防病毒軟件等。同時，高校還可以對操作人員進行一系列全面的安全技術知識培訓，提高高校檔案管理人員的安全意識，全面提高高校軟件安全防護技術能力。計算機硬件設施的安全保護，可以看作是增加電源和熱備份的一種形式。同時，高校要加強計算機安全檢查，建設一套高標準的計算機安全防護設施和計算機監控室，切實保障高校計算機硬件設施的安全穩定。

4.順應高校管理信息化發展要求，提高高校檔案管理工作者的綜合素質

隨著國家和社會檔案信息系統建設的深入，電子檔案的產生和使用給檔案管理工作者自身帶來了巨大的社會挑戰。在當前的信息網絡環境下，如何充分發揮電子檔案管理的特點和技術優勢，為廣大高校員工提供高質量、全方位的電子檔案業務信息管理服務，是我國高校開展檔案工作的重要政治任務之一。適應全球檔案信息化的快速發展，檔案管理工作者綜合素質的不斷提高和服務意識的不斷培養仍然是兩個關鍵因素。現代高校內部檔案管理的現代化，只是相對于傳統的高校檔案管理而言的。雖然信息技術的進步對高校信息管理環境的不斷建設和發展起著至關重要的推動作用，但知識型人才仍然只是一個決定性的因素，檔案管理人員綜合素質的不斷提高和現代信息技術的發展，以及信息環境下檔案管理意識的不斷培養，仍然是高校檔案管理信息化的重點。全面提高檔案管理專業人員計算機應用技能專業培訓水平，推進檔案管理專業人員教育培訓，加快檔案改革開放步伐，并調整檔案人才培養的發展方向，以更好適應檔案管理的發展需要。

六、結束語

信息化的大時代背景下，檔案信息作為一種重要的人類社會經濟信息管理資源，日益受到人們的普遍重視，促進我國高校檔案管理相關工作不斷創新改革發展，做到檔案與時俱進，以更好的方式服務于人民大眾，是當前時期我國高校開展檔案管理相關工作的主要政治任務。但目前由于我國高校的檔案工作理論化建設仍然比較滯后，這就必然要求我們密切重視結合現代信息網絡技術的快速發展，努力在檔案工作管理方法、內容、管理體制、人員等各個方位建設得到改革創新，實現向高校信息化時代檔案管理的重大跨越。

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（作者單位：菏澤醫學專科學校）