淺談新形勢下提升機關事務管理檔案價值的思考

成鋮

摘要：機關事務是政府行政管理的主要內容之一，涉及工作內容廣泛，如機關國有資產管理、公務用車管理、公務接待以及機關辦公用房管理等各項工作職能，并且某些機關事務已經成為社會重點關注話題，更需要相關工作人員做好本職工作，維護機關單位形象。要想處理好機關事務，就要做好機關事務檔案管理工作，促使機關事務發揮良好效用，提高機關事務管理效率。本文將簡要闡述做好機關事務管理檔案工作的重要性，分析目前檔案管理工作存在的問題，并提出相應的決絕策略。

關鍵詞：新形勢;機關事務;檔案管理

一、新形勢下提升機關事務管理檔案價值的重要性

（一）有利于提高機關工作效率

社會經濟不斷發展，各個行業領域都需要保存相應的檔案，為后期的工作提供相關信息，以往進行檔案管理工作時，都是純手工，但這種工作方式不僅容易出現錯誤，還增加了存放空間，影響檔案管理工作質量。隨著互聯網信息時代的到來，機關單位也將互聯網技術應用到管理檔案工作中，信息軟件的應用，大大提高了檔案管理工作效率，為后續的機關工作奠定了良好基礎。

（二）有利于創造經濟價值

在新形勢發展背景下，社會不斷進步，各級行政單位做好管理檔案工作已經成為必然趨勢，檔案信息的真實性非常重要，做好機關事務管理檔案工作，有利于保證信息的安全性，使得信息保存完好，得以傳承下去，促使后期的各項機關工作能夠對這些信息加以利用，開發信息資源，并對這些信息資源進行整合，幫助機關單位制定正確的發展目標，有利于保證經濟價值最大化。

二、目前我國機關事務管理檔案工作存在的問題

（一）檔案管理方式相對落后

當前，部分機關單位的管理思想比較傳統，尤其是級別較低的機關單位，認為機關事務相對較少，通常會使用傳統人工管理方式，不僅工作效率低下，而且后期有可能發生因保存時間較長而找不到的現象，影響相關機關工作的順利進行，無法發揮檔案的最大效用。更有甚者，認為機關事務管理檔案工作壓力小，出現身兼數職的情況，導致相關工作人員無法將重心放在管理檔案中，造成檔案混亂、檔案丟失等現象，造成機關單位的巨大損失。除此之外，各個機關單位由于管理人員不同，在檔案管理過程中使用的管理方式不一樣，管理標準難以統一，無法提高管理檔案工作質量。

（二）檔案管理人員缺乏專業性

由于以往對檔案管理工作的不重視，導致人們對檔案管理工作有著錯誤的認知，認為檔案管理人員不需要多么專業，只需講資料進行簡單的整理與保存即可，正是這種錯誤認知導致管理檔案工作無法體現出其價值。一般管理檔案的工作人員由于缺乏專業性，那么就不懂得統計學與數據庫，無法勝任該項工作。另外，由于人們對管理檔案工作崗位的錯誤認知，認為其沒有較大的發展，一些專業人士通常不會應聘該項工作崗位，這就造成管理檔案是一些年齡較大的工作人員，管理觀念與管理方式相對落后，專業性不高，又不思進取，沒有及時去學習新的管理方式，在工作崗位上得過且過，使得管理檔案效率低下。

三、提升機關事務管理檔案價值的策略

（一）突出管理檔案職能特點，做好數據臺賬工作

機關事務管理檔案工作不僅局限于管理物品，還要做好管理相關錢財工作。因此，要求檔案管理人員熟練掌握數據臺賬等相關工作，根據機關事務完善相應數據檔案，建立一個科學合理的臺賬，從而為后續的管理檔案工作奠定良好的基礎。機關事務管理過程中的幾個基本職能，都會涉及到數據工作，;如公共機構能源消耗數據、國有資產賬卡和使用檔案等基本數據，需要嚴格記錄，進行數據留底，便于后續工作開展。另外，設立臺賬也有利于規范機關事務管理，在處理各項工作過程中能夠做到有依據可尋，提高機關事務管理檔案工作的專業性。這就要求管理人員必須做好相關數據的收集、整理與分類工作，從而建立專業臺賬，便于各個部門進行各項工作記錄與查找。

（二）科學有效管理，提高管理檔案工作質量

要想提高管理檔案工作效率，必須遵循科學合理的管理原則。因此，檔案管理部門以及相關管理人員需要根據單位實際發展情況，完善相應的管理機制，實行定崗定責，劃分工作范圍，形成良好的合作關系。另外，要明確員工制度，提高對檔案管理人員的工作要求，明確崗位職責，有利于管理人員進行收集、歸檔等工作。最后，建立健全考核評價機制，管理人員的工作要符合崗位薪酬，實行績效考核，在一定程度上能夠提高管理人員工作積極性，并評選年度優秀管理人員，營造積極的工作氛圍，促使管理人員在工作崗位上進行創新管理，提高管理檔案工作質量。

（三）提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員是機關事務管理檔案的主要核心力量，因此，提高管理人員的綜合素質非常重要。首先，對于在職管理人員進行系統培訓，根據機關單位實際發展情況，將必要的管理內容納入培訓范圍，劃分單元模塊，有條理的培訓檔案管理人員，由簡到難，如先學習檔案基礎業務，然后學習相關保密條例，最后培訓如何進行信息化管理等，每一項都要進行考試，合格之后進行下一項培訓，有利于管理人員認識到自己的薄弱之處，加強學習，提高檔案管理業務能力。其次，理論知識過關后，要增加實踐操作環節，有利于檔案管理人員熟練掌握管理技能，更好的完成管理檔案工作。最后，機關單位也可以為檔案管理人員提供外出學習的機會，與其他機關單位進行管理上的溝通與交流，相互借鑒，完善薄弱環節，從而提高檔案管理人員的工作經驗。

結語：

在新形勢下，機關事務管理檔案工作具有較強的專業性，檔案管理在機關事務中尤為重要，需要機關單位認識到自己的不足之處，制定科學合理的管理規章制度制度，發揮互聯網優勢，提高管理人員專業技能，促使檔案管理安全化、規范化，提高機關事務檔案管理價值。

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