探析政府檔案電子化管理存在的問題及對策

路平

摘要：檔案對政府來說是一個非常重要的工具，因為政府能夠借助檔案來對重要的數據與信息進行詳細的記錄和后期的審查。因此，本文就對政府檔案管理工作的實際情況進行了深入的分析，而且也將傳統的紙質檔案與當前的電子檔案進行了比較，從而發現了檔案的電子化管理中存在的諸多問題。與此同時，也提出了很多有效的解決方法。

關鍵詞：政府檔案管理工作;紙質檔案;電子檔案

一、引言

隨著科學技術的不斷進步，電子信息技術也得到了非常大的發展。在檔案管理的實際工作中，借助電子信息技術來對數據與資料進行有效的處理能實現信息資源的共享，從而就能使檔案管理的工作效率與質量得到最大程度的提升。如果想要實現檔案從紙質版到電子版的飛躍，政府就需要打造出完善的電子化檔案管理系統，同時政府還必須要使檔案管理工作的科學合理性得到全面的提升。但是在實際運用的過程中，由于缺乏經驗等原因，檔案的電子化管理暴露出很多問題。到目前為止，政府形成了一種紙質版與電子化檔案共存的模式。當然政府也在。不斷的完善制度向全面電子檔案靠近。

二、政府檔案管理工作的現狀

進入新世紀以來，由于社會的發展促進了信息化時代的到來，我國政府開始積極應用電子化信息設備來進行檔案的管理工作，這就使得工作效率得到了極大程度的提高。然而，在檔案管理逐步實現電子化的過程中，由于不具備完善的信息化設備以及相關工作人員沒有對檔案的電子化管理產生足夠的重視，就使得檔案管理的效果始終得不到提升，電子化檔案管理進入瓶頸期，這也使得政府后續工作無法進一步發展。除此之外，在全國各地由于經濟水平等的影響，檔案電子化管理的推進程度也有很大的差異。一些地區的電子信息化管理設備和措施已經基本完善，且在檔案錄入，保存以及保密等方面已經得到基本落實。而另一些地區還是紙質版和電子版相結合且以紙質版為主，這種差異對整體電子化檔案管理水平的提高也有一定影響。眾所周知，政府檔案的妥善保存和管理對于我國的整體工作布局來說是非常重要的，如若都為紙質版檔案，那么對環境的要求是非常高的，基本具備的條件是防火防潮，通風性好。就目前的情況來看，我國政府缺乏對檔案電子版管理專業技術人才，所以想要全面發展為電子版，檔案管理還需要很長一段時間，換句話說，我國在積極應用先進科學技術的同時，要將紙質版檔案與電子版檔案科學合理的進行轉換以及管理保存，在電子版檔案管理設備沒有調試好之前。紙質版檔案不能進行銷毀，在很長一段時間內，檔案都將處于紙質版與電子版共同發展的狀態。

三、紙質檔案和電子檔案的對比

（一）紙質檔案的特點

對紙質檔案資料來說，它們最關鍵的特征就是它們具有非常強的直觀性，通過它們能夠到想要的信息。因此，如果政府對紙質檔案進行持續的改進與完善，那么借此就能形成正規的第一手原始資料。而且這種資料比電子檔案的行業存儲價值更高，這是因為這種資料更具有針對性，所以其現實價值也非常高。而且通過紙質版的檔案，政府就能使檔案的客觀性以及真實性得到更加全面的展現。因為政府檔案具備行政記錄的性質，所以政府檔案也就具備了歷史性與自然性，因此，政府檔案也代表了歷史的真實性與客觀性。所以說更改或偽造它具有非常高的難度，而這也正是電子檔案的缺點。紙質檔案的缺點就在于無法像電子檔案一樣方便快捷。

（二）電子檔案的特點

如果將檔案以電子的形式存放于電腦硬盤等電子設備中，那么該檔案就不會因為環境因素而遭到破壞。而且電子化的檔案管理模式也使立體化的特征得到了集中展現。另外，電子文件的修改也非常便捷，電子文件的存儲空間也非常大，所以通過檔案的電子化就能實現檔案信息的快速傳播，進而就能使檔案的遠距離傳輸需求得到滿足。如果政府擴大了行政規模，那么政府的檔案范圍也需要得到拓展，因此，這就對檔案資源提出了更嚴格的要求，這時就可以積極應用檔案的電子文件模式，因為這樣能使成本得到最大程度的節省，同時還能使檔案資源得到最好的保管。另外，如果全面提高檔案資源的安全性，那么檔案的遺失與無故變更的問題就能得到妥善的解決。

四、檔案電子化管理過程中存在的問題及對策

（一）電子文件的兼容性問題

隨著科學技術的不斷發展，信息全球化基本得到普及。但是在具體使用電子信息的過程中，不難發現很多電子設備和軟件存在文件的兼容問題，很多軟件之間不能夠互通，所以在政府的檔案保存過程中，很有可能發生遺漏和缺失現象。有一種情況是在文件進行格式轉換過程中在一定難度，如若轉換不成功，那么保存的電子檔案相當于作廢。

（二）電子文件的真實性

電子信息的最大優點就是可以隨時查閱信息，也可讀可寫。但往往優點過于明顯就會成為缺點，政府機關的檔案一般都具備有效性和真實性，像傳統的紙質檔案，在被人修改過程中，就很容易被發現，但電子檔案如若被人修改，除非專業人員排查，否則很難被發現，這就是政府機關的檔案真偽存在異議。其實電子化檔案管理的實際操作很簡單，通俗易懂地說，其原理就是將紙質的文件以及資料以電子文件或圖文等形式來進行上傳，然后再保存在電腦的硬盤中。因此，與傳統的紙質檔案的管理工作相比，因為傳統的檔案只能是原檔案或備份的檔案，所以就很容易對紙質檔案來源的真實性進行分析。而電子文件是通過信息技術來將紙質文件轉變為電子格式的，因此其真實性就得不到保障。

（三）數據的安全性

現階段的互聯網技術非常發達，因此網絡黑客也非常多。所以電子信息被攔截以及重要信息被黑客盜取等現象的發生率非常高，而且黑客還經常會對電腦進行病毒入侵的操作，進而導致電腦癱瘓或丟失重要的信息。這些問題都對電子檔案的安全性產生了威脅，特別是對影響面廣的政府行政檔案。因此，就必須使數據的安全性得到最大程度的保障，只有這樣才能加快政府檔案管理的電子化進度。

（四）對策

1.建立電子化的管理形式

如果政府想要盡快實現檔案管理的電子化，那么政府就必須要把電子化管理的框架搭建好。而且也只有通過電子化的檔案管理系統，政府才能高效地進行行政檔案的管理工作，進而就能全面提高檔案管理的工作效果。與此同時，政府還要明確對檔案進行查閱的訪問權限，只有這樣才能為行政檔案管理工作提供盡可能多的幫助。除此之外，政府還要對檔案管理系統進行定期的更新與維護，這樣就能及時發現檔案管理系統中的問題。但是最重要的就是要全面提高系統的安全性，還要對訪問權限進行明確的界定，這樣就能最大程度避免信息的泄露。對政府來說，他們在進行檔案管理工作的實際過程中，如果想要加快電子化的發展速度，那么政府就必須要為此成立專門的管理機構，只有這樣才能對檔案管理工作進行全面的管控。然后還要設立出相關的標準，進而就能使政府行政檔案管理的集中化得到實現。

2.實現檔案管理操作的標準化

對政府來說，如果想要加快行政檔案管理的電子化發展速度，那么政府就必須按照相關的規范來進行檔案的管理工作，同時還要采用效率更高的管理方法來對檔案進行集中管理。另外，政府還要將行政檔案進行科學的分類，然后將不同種類的檔案分別放置在不同的區域，最關鍵的就是要用合理的方法來對不同的檔案進行管理，這樣就能極大地降低管理工作的難度。與此同時，對政府來說，他們還要培養出專業素養高的團隊來負責檔案的管理工作，同時還要明確地劃分出每個人的工作職責，只有這樣才能實現檔案管理工作的標準化。

3.培養優秀的檔案管理團隊

如果要想順利實現政府檔案管理的電子化，那么政府就必須培養出優秀的檔案管理人才團隊。因為要想提高政府行政檔案管理工作的工作效率，那么高素質的優秀人才團隊就是必不可少的。首先，要積極進行思想政治教育的工作，然后舉辦相關活動來全面提高檔案管理人員的責任感，進而就能使檔案管理人員的工作熱情得到最大程度的激發。其次，還要加大對專業人才的引進力度，同時政府還要把行政檔案管理的電子化平臺建設好，然后還要設計出合理的規章制度，這樣就能最大程度減少工作中的不合理問題。另外，政府如果想要實現行政檔案管理的電子化，那么就需要投入充足的資金與資源，這樣就不僅能使檔案管理工作的資金得到保障，同時還能使檔案管理人員的生活需求得到最佳保障。

四、結語

從總體上來說，隨著信息技術的不斷進步以及計算機技術的持續發展，檔案管理工作的電子化模式已經成為了必然。因為電子化管理能使管理效率得到最大程度的提高，進而就能使信息的高度共享需求得到滿足，最后就能使檔案價值得到最大的發揮。但是與此同時，紙質檔案也有其自身的價值，所以只有實現紙質化與電子化的有機結合，那么政府檔案管理工作的高效性才能得到全面的提升。

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