簡述數據挖掘技術在檔案管理中的應用

孫景波

摘要：隨著科學技術的不斷發展，人們越來越認識到快速進步的計算機網絡與信息技術給人們生活帶來的便捷，為了實現在檔案管理中應用現代化信息技術，數據挖掘技術逐漸走入人們的視野。本文主要闡述了數據挖掘技術的相關概論，并介紹了數據挖掘技術在檔案管理中應用的重要意義，同時探討了數據挖掘技術在檔案管理工作中的應用方向，對加快我國數據挖掘技術與檔案管理工作的有效融合具有十分重要的作用。

關鍵詞：數據挖掘技術;檔案管理;應用研究

引言

利用現代化信息技術快捷方便的優點，數據挖掘技術在進行檔案管理時能夠快速準確的完成相關工作。靈活地應用數據挖掘技術可以充分對檔案信息進行整理，因而相關領域工作人員必須將如何提高在檔案管理工作中數據挖掘技術應用水平作為今后研究的重點內容，通過進一步開發計算機數據挖掘技術的應用，在提高檔案管理工作人員的工作效率與工作質量基礎上降低其工作負擔，使得今后的檔案管理工作走向合理化與便捷化。

一、數據挖掘技術的相關概論

數據挖掘技術最主要的特點就是能夠實現數據間的對比工作，對其進行分析辨別信息的完整度及清晰度，此外分析的過程中還能夠探索數據本身的真實性，一些隱藏在數據內部的價值內容也能夠被挖掘出來。這些隱藏在內部的信息能夠對決策者產生至關重要的影響，保障準確判斷才能夠保證信息的分析準確性，挖掘內在隱藏內容。此項技術最主要的功能是實現數據檢索，對處理過的數據進行適當加工及管理歸納工作，挖掘技術需要聯系各大數據信息庫，統一管理計算機，實現智能應用，以數值為表象的處理特點。

根據處理信息內容不同及質量差異兩大因素，計算機挖掘技術主要有記敘性及推斷型兩種應用類型。記敘性技術概括及總結性較強，當使用者輸入關鍵詞時能夠加速搜索過程、實現定期采集。預知判斷型的技術能夠分析數據信息，科學管理信息內容，對信息實現二次加工及定期處理。對于數據挖掘技術而言，歸納工作也至關重要，歸納工作開展的順利程度與數據質量息息相關，同時也影響數據處理效果。

二、數據挖掘技術在檔案管理中應用的重要意義

（一）提高檔案的使用效率

檔案的重要性和應用價值在于存儲信息可以為決策者和信息需求者提供服務，而大部分檔案信息具有一定的保密要求，不同類別、集體的檔案是不可能向全社會進行公開的，檔案的保護、管理、查閱都有一定的權限，這就導致檔案管理工作和查閱使用之間存在一定的矛盾沖突，引發兩方的溝通難題。如果二者溝通不暢，檔案查閱的需求和檔案管理的調取結果不一定完全對等，就會增大檔案管理的工作量，增加管理和查閱兩方的溝通次數。而計算機數據挖掘技術則可以通過對檔案數據的分類、關聯幫助管理者明確查閱者的信息需求，或者構建專門的檔案信息供應渠道，減少傳統檔案查閱中的查詢、檢索環節，提高檔案利用效率，增強檔案的信息服務功能。

（二）加強檔案的安全性

檔案資料記錄的信息數據十分重要，有一些還具有一定的歷史價值和研究價值。在傳統的檔案管理工作中，檔案多數是紙質資料，經過長時間的管理和使用，紙質檔案的壽命會受到很大的影響。檔案資料一旦損壞，就會造成嚴重的后果。而一旦檔案資料出現了遺失情況，造成信息的泄露，還會對相關人員的個人隱私造成威脅。應用數據挖掘技術，就可以增強檔案信息的保密性，提高檔案管理的安全性，從而避免這類事情的發生。

（三）突顯檔案管理的服務優勢

相比較于傳統的檔案管理方式，計算機數據挖掘技術可以使檔案管理沿著智能化、人性化的方向發展。以數據挖掘技術為基本特點的數據挖掘體系可以改善用戶的使用體會，以滿足人們的真實需要為立足點，進一步提高檔案管理的服務特點。在檔案管理工作中，應用數據挖掘技術能夠以多元用戶的具體需求為特征進行相關數據的記錄與處理，這樣不僅會使得檔案各項參數變得個性化，還能夠進一步提升大數據的整合效率，提高人們使用時的滿意程度。除此之外，由于多元用戶的相關需要也是有聯系的，而數據挖掘技術恰恰可以分析不同用戶之間的共性，因此數據挖掘技術可以為檔案管理體系的進一步升級提供根本依據。而且檔案管理技術還可以對全網數據進行整合歸納，構建現代化技術大數據網，加強相關工作人員對用戶群體的了解，推動檔案管理工作的可持續發展。

三、數據挖掘技術在檔案管理工作中的應用方向

（一）計算機數據挖掘技術在劃分數據中的應用

建立數據倉庫后，檔案管理人員必須靈活的利用計算機數據挖掘技術對檔案進行分類。在分類時，相關人員應該根據工作規范及分類標準合理地對檔案的屬性進行分離處理，并針對性地采取保管措施，這樣才能夠使人們使用檔案的過程變得方便快捷，令使用者在短時間內就可以在十分復雜的數據倉庫內找到自己所需的檔案。此外，數據挖掘技術還能夠對記錄使用者的訪問以及使用者的興趣等并由此為根據對檔案進行更加細致的劃分，使檔案管理以及相關服務的針對性進一步提升，從而提高檔案服務的水平。

（二）計算機數據挖掘技術在檔案收集中的應用

在檔案收集時，應用數據挖掘技術主要是通過現代化信息數據庫中的有關描述構建模型，再將數據樣本與模型進行比較并找出不同。如果比較后發現樣本模型與數據相吻合，就可以按照相同的分類方式對其進行管理。計算機數據挖掘技術在檔案收集中的應用需要對信息庫進行全面的了解，進而得出更加合理的描述方案。在檔案收集過程中，應用數據挖掘技術還能夠為后續的檔案分類及管理等環節的工作提供保障，實現檔案管理定制化作用。

（三）計算機數據挖掘技術在檔案保管中的應用

檔案保管是檔案管理中最為重要的關鍵環節，其目的就是保證檔案信息完整并防止信息的泄露。對于某些企業而言，留住員工最為基本的途徑就是保留員工檔案信息。在對老員工檔案進行管理時，可以對其流失記錄進行分析及整合歸納，得出員工流失的具體原因，并由此采取合理的措施預防人才的繼續流失，這將有效提升企業的人力資源水平，使得員工對于企業的認同感與滿足感不斷提升。將計算機數據挖掘技術應用于檔案保管，不僅能夠提升檔案信息的安全性，還能夠進一步提升檔案管理的工作效率，使企業人力資源管理工作與檔案管理工作有效融合，為企業的快速發展提供源源不斷的動力。

四、結束語

總而言之，在檔案管理工作中應用數據挖掘技術已經取代了傳統工作方式成為相關部門檔案管理模式的主流。在檔案管理工作中靈活地應用數據挖掘技術不僅能夠降低工作人員的工作負擔，還能夠提高其工作效率。所以相關人員必須充分了解數據挖掘技術應用于檔案管理工作所發揮的重要作用，不斷推動數據挖掘技術在檔案管理工作中各個應用方向的發展，完善相關單位檔案管理工作體系并促進其可持續發展。

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