艾滋病病人病歷檔案管理模式構建

侯思偉 雷頎 郝明玲 付鵬鵬 徐立然 朱雯悅 徐浩

摘 ?要：艾滋病檔案管理是一項政策性、專業性、機密性較強的工作，為充分發揮檔案資源在艾滋病防治工作中的作用，本文針對艾滋病病人的特殊性，從河南省中醫試點項目艾滋病病人病歷檔案管理模式的思路與工作流程進行探討。以期為艾滋病病人病歷檔案管理工作提供借鑒和參考。

關鍵詞：艾滋病;檔案管理;中醫;病歷檔案;工作流程

Abstract： AIDS Archives management is a policy， professional and confidential work. In order to give full play to the role of Archival resources in AIDS prevention and treatment， in view of the particularity of AIDS patients， this paper discusses the ideas and workflow of THE management mode of AIDS patients' medical records in henan Province's TCM pilot project. ?In order to provide reference for the management of AIDS patients' medical records.

Keywords： HIV/AIDS; Archives management; The doctor of traditional Chinese medicine; Medical records; The working process

本文以河南省中醫中藥治療艾滋病試點項目為例，淺談艾滋病病人病歷檔案管理模式構建。

1 國內艾滋病病人病案管理概況

我國《艾滋病防治條例》[1]指出：“艾滋病防治工作堅持預防為主、防治結合的方針，建立政府組織領導、部門各負自責、全社會共同參與的機制。”

目前我國對于艾滋病病案的管理已經形成了較完整的體系。雖然在艾滋病病人病案管理上，我國已有30多年的經驗，但是就目前艾滋病病案管理的結果來看，依然不容樂觀。為了規避這些風險，河南省中醫試點項目對艾滋病病人病案的管理模式做出了改進。

2 艾滋病病人病案管理模式構建思路

2.1強化隱私保護。嚴格按照衛生部于1999年4月20日頒布的《關于對艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的管理意見》，從事艾滋病病毒感染者和艾滋病病人診斷、治療及管理工作的人員，不得向無關人員泄露有關信息。[2]為防止社會歧視，相關人員不得將艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的個人情況公布或傳播。病歷從書寫至上架的全過程，由專業工作人員負責，交接過程核對并簽字。[3]

2.2加強信息安全培訓。對項目內有關人員進行關于保密法、檔案法、艾滋病管理條例等信息安全培訓。充分按照國家有關部門規定進行開展，對接觸到艾滋病病人病歷的人員簽署保密協議。

2.3制定完整的運送制度。由于隱私保密需要，采取傳統線下檔案管理模式，區域間交接病歷不方便，易存在遺漏現象。[4]河南省中醫中藥治療艾滋病試點項目覆蓋全省范圍較廣，針對河南省病人分布分散的特點，制定了從審核裝車到運達復審的完整制度，成員嚴格遵守運送機制，達到高效高質運送。

2.4 優化病案材料。為了實現艾滋病病人病案的長期保存和有效管理，對病歷檔案的材料進行優化，[5]對容易損壞的材料進行額外的處理，例如加包一層透明薄膜，在不影響翻閱的同時，形成該部分與空氣的隔絕，使原本材料的壽命得以延長。

3 艾滋病病人病歷檔案管理模式工作流程

根據河南疫情特點和就近治療原則，項目縣中醫院提供基本醫療服務，患者所在村衛生室為主要治療場所，由縣、鄉、村三級醫生組成的小組按照病歷書寫要求負責病人病歷的書寫，收集期間不得與無關人員討論病歷內容，收集完畢由當地縣中醫院進行封存保管。

為保證病歷質量，將病人以50人左右設置為一組，每個組配備一名縣級醫師、一名鄉級醫師、一名鄉村醫生;每2個組配備一名省級專家、一名市級專家。專家審核無誤后，項目縣中醫院統一提交。之后由河南省中醫中藥治療艾滋病試點項目辦公室專人專車前往進行簽字核對、收回，定點存放至中醫試點項目病歷檔案室。病歷檔案室根據管理制度采用雙層門鎖，由除檔案管理人員外的2名安保人員進行管理。

病歷到達病歷檔案室后由專業的檔案管理人員同信息統計人員進行核對，查看有無遺漏、丟失后及時整理、復審、歸檔、入冊、上架。編目由地區、入組時間、編碼組成，首次加入項目的病人需順延編碼。歸檔信息由2名專業統計人員用U盤加密保管。

4 艾滋病病人病歷檔案管理模式現況效果

按照國家統一部署，河南省從2004年10月開始全面啟動了中醫中藥治療艾滋病試點項目，項目啟動至今全部通過該艾滋病病人病歷檔案管理模式將病人病歷檔案進行收集、整理、編號、入冊、上架。隨著救治范圍不斷擴大、參與病人數不斷增多，從而管理的病案量也大幅增多。截至2020年12月31日，參與病案管理的病人達到9062人（見圖1），管理的病案冊數達到63626冊（見圖2），范圍包括8個省轄市的28個縣（區）、181個鄉（鎮）、803個行政村，1361個自然村。

5 討論

5.1河南省中醫藥治療艾滋病病人病歷檔案管理模式的目的及必要性

5.1.1 對醫療機構預防與控制艾滋病具有重要作用。艾滋病是一種目前尚無有效治愈辦法、病死率極高的傳染病。預防與控制艾滋病是一項刻不容緩、復雜而長期的艱巨任務。通過艾滋病病人病歷檔案，可以分析病人基本資料、感染的途徑、高危險的行為等，從而針對這些方面做好預防與控制。

5.1.2 對艾滋病病人治療時提供依據。通過對病歷檔案進行收集、編碼，病人治療期間有依可尋，如病情發生變化，可迅速調出，在救治過程中可以便于臨床醫生使用。也可通過病歷檔案，針對每個病人不同的病情，對病人采取適合的心理健康教育。

5.1.3 艾滋病相關科研提供數據支撐。遵照我國艾滋病中長期規劃，長效的病歷檔案管理模式，能夠持續為中醫藥治療艾滋病提供科研數據支撐，加快中醫藥防治科研的步伐，從而發揮中醫藥治療艾滋病的特色和優勢，實現我國防治艾滋病目標和任務。

5.2 艾滋病病人病歷檔案管理優勢

5.2.1 病案室的基礎設施完善。近年來，上級機構不斷重視與支持，病案室的基礎設施加大資金投入，病案室規模擴大，逐漸構建一個分門別類、場地富裕的病案室，為可能產生的病案提前預留一個足夠的環境。

為保護病案完整度，病案室增添設備，常年保持在一個恒溫恒濕的狀態;為保證病案的正常使用，對病案室的病案架、病歷盒、病歷夾、紙質文件定期安排人員進行查看，根據需要進行修繕或更換。病案室房間內部有屋內分布圖、病案架標識、病歷盒標識，方便快速查閱。

5.2.2 重視病案管理人員的培訓學習。針對艾滋病病人病案特殊性，通過常態化的培訓機制，并結合定期前往相同專業以及其他領域的優秀檔案管理單位的外出考察學習，來提升病案管理人員對艾滋病病人病案的重視度以及相關的專業素質。

5.2.3 歸檔流程精細化、效率高。流程上，將艾滋病病人病案的歸檔與其他病案的歸檔進行區分，當艾滋病病人病案被其項目縣中醫院接收起，另行存放保管，并且優先進行整理，既保證了艾滋病病人信息的安全，也方便在這一過渡期內對病案的尋找。在時間上，項目內艾滋病病人病案的歸檔批次優先于其他病案，從普遍認可的病人周期性治療后7天內壓縮至2天內，這樣能夠減少艾滋病病人病案在外流通的時間，對病人隱私的保護有著積極作用。

5.3 艾滋病病人病歷檔案管理模式展望。河南省中醫藥治療艾滋病病人病歷檔案管理模式自實施至今16年期間不斷完善工作流程及相關制度，雖在國內相關專業領域較為領先，但與國外知名機構仍有部分差距。

在人員方面，鼓勵積極參與學術交流會，提升技術應用水平和管理服務水平。[6][7]同時，加強艾滋病病歷檔案管理信息現代化建設，建立適合河南省病人分布特征的中醫艾滋病病案管理服務平臺。根據中醫治療需要，能將病人舌苔、影像檢查等圖像信息補充至平臺。并根據防治艾滋病疫情需要，由上及時掌握衛生部門信息及要求，由下及時了解項目縣的病案內容及管理情況，從而達到真正意義上的管理連通。

*基金：國家十三五科技重大專項（2017ZX10205502）國家自然科學基金項目（U1604287）河南省中醫中藥治療艾滋病試點項目。

參考文獻：

[1]艾滋病防治條例（2019年修訂）[J].中國艾滋病性病，2019（04）：435-438.

[2]衛生部文件附件《關于對艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的管理意見》[J].中國艾滋病性病，1999（03）：135-136+139.

[3]佘春紅.柳州市艾滋病檔案管理保密性探討[J].柳州醫學，2012（02）：97-98.

[4]杜桂英.聊城市醫療機構艾滋病防治存在的問題及改進策略[J].中國艾滋病性病，2013（07）：530-532.

[5]劉坤.艾滋病防治與艾滋病檔案利用策略研究[J].中國病毒病雜志，2017（03）：239-240.

[6]周立寧.醫院病案管理現狀及展望[J].現代醫院管理，2012（04）：43-45.

[7]孟建華.病案管理工作存在的問題與完善對策[J].醫療裝備，2017（03）：188-189.

（作者單位：侯思偉，徐立然，朱雯悅，河南中醫藥大學;雷頎，郝明玲，付鵬鵬，河南中醫藥大學第一附屬醫院艾滋病研究中心;徐浩，駐馬店市中醫院 ?來稿日期：2021-08-17）