淺析工程檔案資料管理方法與相關(guān)問題研究

高純

摘要：隨著時代的進(jìn)步，我國工業(yè)得到了長足的進(jìn)步和發(fā)展，在新時代的潮流中也面臨著更多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，企業(yè)施工也面臨著更加系統(tǒng)規(guī)范的操作流程，任何一個項(xiàng)目施工都少不了工程資料的管理。因此，建立完善的資料管理系統(tǒng)、提高工程資料的管理水平，對企業(yè)的發(fā)展起到了舉足輕重的作用。本文通過分析工程項(xiàng)目資料管理的重要性，提出了目前我國企業(yè)在有關(guān)方面的運(yùn)營問題，并對此提出了相關(guān)的改進(jìn)措施，力爭為企業(yè)健康發(fā)展提供更多幫助。

關(guān)鍵詞：工程資料;管理方法;改革創(chuàng)新

在任何施工領(lǐng)域，規(guī)范的工程資料管理體系是工作的基石，很大程度上決定了項(xiàng)目質(zhì)量的好壞、施工效率的高低，決定了工程管理目標(biāo)的最終走向。如果在實(shí)際施工環(huán)節(jié)，缺乏完善的項(xiàng)目資料管理，會對施工進(jìn)度造成嚴(yán)重阻礙，增大了企業(yè)財(cái)產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)運(yùn)營效率。因此，任何施工單位都需要建立科學(xué)合理的工程檔案資料管理體系，根據(jù)公司不同項(xiàng)目的不同運(yùn)行情況完善和收集有關(guān)資料，最大程度的保證企業(yè)工程檔案資料的準(zhǔn)確性、有效性、全面性，為工程順利展開和后期驗(yàn)收等工作提供精準(zhǔn)有效的數(shù)據(jù)支撐。

一、工程檔案資料管理的重要性

在目前我國發(fā)展階段，對企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、工藝流程提出了更加全面的要求，特別是在驗(yàn)收階段和后期檢查階段需要根據(jù)企業(yè)工程檔案資料開展相關(guān)工作，所以規(guī)范的工程檔案資料管理是任何項(xiàng)目施工中必不可少的工作。我國在不同種類的施工項(xiàng)目中制定了不同的資料管理規(guī)程，也有比較明確的工程資料管理工作的相關(guān)制度，所以任何企業(yè)都需要嚴(yán)格按照相關(guān)要求開展工作。

二、現(xiàn)階段我國工程資料管理存在的主要問題

在目前發(fā)展階段，工程資料的有效管理對施工質(zhì)量有著指導(dǎo)意義。以下部分是我在長期的工作當(dāng)中通過對不同企業(yè)的資料管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出了幾點(diǎn)比較有代表性的問題：企業(yè)管理人員對工程檔案資料管理不夠重視，相關(guān)從事人員的專業(yè)技能有待提高以及工程資料有關(guān)的技術(shù)和管理體系需要進(jìn)行改革換代。

（一）各級領(lǐng)導(dǎo)對工程資料管理重視度不足

企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)都是以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益為中心目標(biāo)，很多時候他們并沒有對提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行全面剖析，都將工作重心放在了如何降低材料成本、人工成本上，忽略了企業(yè)工程資料管理對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所產(chǎn)生的作用。雖然企業(yè)的工程資料管理并不會對經(jīng)濟(jì)收益產(chǎn)生直接促進(jìn)作用，但是有效的企業(yè)資料管理可以極大的提高企業(yè)運(yùn)營效率，為減少企業(yè)不必要的開支起到了重要作用。一旦企業(yè)管理人員對工程資料不夠重視，那么相關(guān)的資料采集填寫和資料管理人員就很難認(rèn)真履行職責(zé)，導(dǎo)致工程資料的缺失，影響工程項(xiàng)目的有效進(jìn)行。

（二）工程資料管理人員專業(yè)化程度低

在很多施工單位里，項(xiàng)目資料管理部門的工作人員有限，因此在實(shí)際工程當(dāng)中，從事項(xiàng)目資料的管理人員是從其他崗位零時抽調(diào)所組成的工作部門。這些工作人員并不精通項(xiàng)目資料管理工作，從而不可避免地造成有關(guān)工作的錯誤，降低了工程資料的實(shí)際參考價(jià)值，對后期驗(yàn)收審核階段的工作造成一定阻礙。

（三）工程資料管理技術(shù)落后

這是一個被互聯(lián)網(wǎng)以及高新技術(shù)所包圍的時代，尤其是在工程資料管理中，如果我們不能夠在實(shí)際工作中經(jīng)過使用這些技術(shù)，我們很難保證自己工作的準(zhǔn)確性。很多時候相關(guān)工作人員僅僅掌握一些Word、Excel等一些基本的操作流程，并沒有熟練掌握專門的工程資料管理技術(shù)，這就導(dǎo)致工程資料收集填寫工作效率大大降低，也很難保證工程資料的準(zhǔn)確性、實(shí)時性，增加了后期查閱資料的難度。

（四）資料管理的規(guī)范化程度不夠

雖然目前我國相關(guān)部門對于企業(yè)的工程資料管理制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，但是沒有相關(guān)的法律條文對其工作進(jìn)行監(jiān)督。很大程度上企業(yè)工程資料的好壞完全取決于員工的工作態(tài)度，員工工作的自主性很大程度上決定了工程資料的有效性。正是因?yàn)槠髽I(yè)缺乏相關(guān)運(yùn)營制度、國家缺乏法律條文，導(dǎo)致實(shí)際工程建設(shè)當(dāng)中存在工程資料無法歸檔和及時整理的現(xiàn)象，這些問題的出現(xiàn)會給企業(yè)運(yùn)營帶來潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

三、規(guī)范工程資料管理的有效措施

（一）加強(qiáng)各級部門對資料管理的重視

要想提高企業(yè)工程資料管理的有效性，最重要的一步就必須要從企業(yè)的管理人員做起，只有決策層重視資料管理的工作，相關(guān)從事人員才會規(guī)范工作流程、保證工作質(zhì)量。對于領(lǐng)導(dǎo)者來說，就要制定一系列的規(guī)章制度來進(jìn)行有效管理。首先，在施工過程中，要有一套完整的資料管理規(guī)程，讓資料收集、填寫工作依法依規(guī)進(jìn)行。第二，所有部門都需要積極參與到資料采集填寫的工作當(dāng)中來，將一項(xiàng)資料收集工作細(xì)分到各個不同部門，填寫完成后再進(jìn)行匯總整理。第三，資料填寫、匯總、管理的一整套流程當(dāng)中的所有工作都要交給專業(yè)的工作人員去完成，明確工作要求，將責(zé)任落實(shí)到實(shí)處。第四，企業(yè)的管理部門應(yīng)該成立資料管理部門，并且根據(jù)工作完成情況進(jìn)行績效考核，對工作突出的員工進(jìn)行獎勵，提高其工作積極性。最后，企業(yè)應(yīng)該成立監(jiān)督部門，對資料管理工作進(jìn)行檢查，確保其工作的有效性。

（二）提高項(xiàng)目資料管理人員的素質(zhì)

企業(yè)的人事管理也是穩(wěn)定運(yùn)營的一部分，所以企業(yè)應(yīng)該做好招聘環(huán)節(jié)的相關(guān)工作。首先，應(yīng)該加強(qiáng)對招聘環(huán)節(jié)的監(jiān)管，確保任何環(huán)節(jié)的有效性，避免“走后門”等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，應(yīng)該加強(qiáng)資料管理工作的招聘門檻，要找到具有一定經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)素養(yǎng)高的員工。最后，企業(yè)的人事部門應(yīng)該定期組織職工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的自身學(xué)習(xí)，并且通過相應(yīng)的考核機(jī)制來評判員工的能力高低，以更好的促進(jìn)他們的業(yè)務(wù)能力。

（三）提高工程資料管理的信息化手段

互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)是當(dāng)代實(shí)際工作中必不可少的工具，我們應(yīng)該利用好互聯(lián)網(wǎng)等科技手段做好信息收集和資料歸納整理工作。實(shí)時精確的工程資料登記收集是工作進(jìn)行下去的基礎(chǔ)，后期對資料進(jìn)行有序歸檔整理能夠提高企業(yè)運(yùn)營效率、發(fā)揮工程資料價(jià)值。我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)工程的實(shí)際情況，引進(jìn)相關(guān)軟件、或者運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等方式，對工程資料進(jìn)行歸納分類。例如，將同類型的工程項(xiàng)目放在同一個文件夾中，然后根據(jù)不同文件、不同文件夾進(jìn)行編號，根據(jù)編號來查找目標(biāo)文件，極大提高后期查找文件的效率。在備份存檔時應(yīng)該進(jìn)行多份存檔，保存紙質(zhì)版的同時，也要進(jìn)行線上備份。確保工作的萬無一失的同時，也極大地方便了后期查閱、修訂等工作。

（四）保證資料歸檔工作的規(guī)范化

在資料收集填寫完后，應(yīng)該要求工程資料的管理人員嚴(yán)格按照企業(yè)制度進(jìn)行保存。首先，應(yīng)該按照時間順序?qū)Y料進(jìn)行整理，在工作過程中一定要認(rèn)真細(xì)心，避免出現(xiàn)低級錯誤，最大程度的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。其次，由于工程資料的特殊性，其涵蓋范圍廣、數(shù)據(jù)復(fù)雜，所以在資料整理完畢后，應(yīng)該全面細(xì)致地進(jìn)行檢查審核。在確保所有工作無誤后，才可以進(jìn)行裝訂、上傳。只有在進(jìn)行這一系列的流程，才能最大規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、減少錯誤，保證資料歸檔的規(guī)范化。

結(jié)語：綜上所述，工程資料管理是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大、容不得半點(diǎn)馬虎的工作，其工作質(zhì)量很大程度上決定了項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量。不僅僅全方位記錄了施工的整個過程，還是作為項(xiàng)目竣工后驗(yàn)收審核工作的藍(lán)本。對于促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營效率、提高工程質(zhì)量有著極大的促進(jìn)作用。企業(yè)應(yīng)該提高管理意識、加強(qiáng)員工職業(yè)素養(yǎng)、充分利用科技手段、規(guī)范工作流程，從而確保工程資料管理工作的有效性。

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