淺談圖書館檔案管理工作之我見

賈朝麗

摘 ?要：圖書館是學校最基本的辦學條件之一，是充分發揮學校教學功能的一個重要陣地。它對學生的文化素質和政治素質的提高，以及綜合素質的增強有著不可低估的作用

關鍵詞：圖書館;檔案;管理

學校圖書館檔案是對圖書館工作在各個歷史時期全面、系統、真實的記錄，是圖書館在各項工作中充分借鑒以往經驗的可靠依據，是長期積累的靜態信息，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能。

一、圖書館檔案是圖書館學研究與教學科研的重要基礎

系統、完整的檔案資料是開展圖書館學研究的必要條件。圖書館檔案系統地記錄了圖書館的發展和演變，詳細登記了不同時期、不同階段的圖書館組織機構、人員編制和各時期取得的成績和科研成果等，這些材料具有珍貴的歷史價值，它可以為圖書館的業務探討、學術論文的撰寫提供可靠的材料，為圖書情報事業和學校教職員工的教學科研提供可靠的信息資源保障。同時，編史修志是圖書館一向長期而不可缺少的工作，圖書館檔案記載著圖書館各種情況信息，能為編撰圖書館史志系統提供檔案資料，在圖書館史志的編寫過程中具有不可替代的作用。

二、圖書館檔案是深化圖書館服務工作的重要途徑

圖書館的藏書建設、讀者服務等基礎工作，只有在不斷總結的基礎上才能不斷提高。圖書館檔案是在為讀者服務中直接形成的文件資料轉化而來，如實地記載了圖書館開展各項服務過程中的思路、措施和方法，是各項活動的歷史寫照。在圖書館服務的探索過程中，認真做好圖書館的檔案工作，完整和真實地收集、整理、記錄服務工作發展整個歷程的所有文件資料，如：服務項目發展階段的思路、活動過程、組織情況、成果、經驗和教訓等，這些檔案資料將為圖書館今后工作的開展打下良好的基礎，并提供可靠的信息價值。既為制定圖書館的工作計劃、檢查和總結服務工作提供了依據，又為推廣圖書館特色服務的先進技術和管理經驗等都有著重要的查考作用。

三、學校檔案管理存在的問題

（一）制度不健全

學校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學的檔案管理制度，沒有統一標準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行系統整理歸檔，管理混亂。學校的檔案形成于學校日常管理、教研活動和教研成果的開發推廣中，檔案材料涉及面廣、內容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。

（二）管理不到位

在學校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現在幾個方面：一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作。學校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負責此項工作，而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案管理精力投人不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項復雜的工作，是長期日積月累形成的，沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于各個部門或個人手中，導致檔案材料不完整和不系統;二是檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數學校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

（三）設備太落后

學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。

四、加強學校圖書館檔案管理的措施

（一）加強組織領導，提高檔案意識

圖書館全體人員特別是領導同志應從思想上深刻認識到圖書館檔案對圖書館工作的重要參考意義，高度重視圖書館檔案建設工作，逐步把圖書館檔案管理列入領導議事日程，在圖書館配備專職的檔案管理員負責全館檔案管理。在此基礎上，圖書館檔案管理員應及時主動地向圖書館領導提供他們所需的檔案材料，讓領導在實際工作中進一步了解檔案的作用，從實際工作中體會到檔案的重要，從而能爭取圖書館領導在人、財、物等方面給予圖書館檔案足夠的重視和支持，進一步加強圖書館檔案的建設、開發與利用。

（二）提高檔案管理人員的基本素質

檔案工作人員的素質是影響檔案開發利用工作的重要因素之一。加強檔案隊伍建設，提高圖書館檔案管理人員的基本素質，是提高圖書館檔案管理工作水平的關鍵。作為檔案工作者，不但要有較強的政治素質，還要有較高的業務水平。因此，要加強對檔案人員的政治思想和職業道德教育，提高其服務意識與責任感;同時，還要加強高校圖書館檔案人員的業務培訓和業務指導，利用多種形式的培訓來普及和提高圖書館檔案人員應用計算機管理的水平和高科技知識的能力，引導檔案人員在全面系統地了解檔案的基礎常識和工作方法，盡快掌握有關檔案工作的新知識和新技能，以適應新時期檔案工作的需要，促進檔案管理由封閉型向開放型與現代型轉變。

（三）建立健全圖書館檔案管理制度

要搞好圖書館的檔案工作，將工作實踐活動中產生的大量原始檔案材料收集整理齊全，促進檔案的開發利用，需制定出科學合理的圖書館檔案規章制度，并在實際工作中進行不斷完善，這是搞好檔案工作的基礎。

要結合圖書館工作的特點和實際，制定出既符合《檔案法》的要求，又適應于圖書館工作開展的一系列完整規范的檔案管理制度，如立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制度等。

總之，隨著圖書館事業的不斷發展，檔案管理工作也應相應完善，使其管理現代化、規范化，不斷加大經費投入，提高人才隊伍建設，只有這樣才能最大限度地提高圖書館的檔案管理工作。